立て替え払いの領収書の宛名や書き方・5つのポイント！取引先経費の具体例や立替金の仕訳方法も解説！

登録日：2019.8.31  ｜  最終更新日：2023.8.9

会計・経理において、立て替え払いを処理する場面がよくあります。しかし、立て替え払いは、仮払金と間違われやすく、同じ意味で使っている人もいるかもしれません。

会計処理上では、立て替え払いと仮払金は、まったく異なるものです。間違えて記帳してしまうと、財務書類にも影響します。

そこで本記事では、立て替え払い（立替金）について、わかりやすくまとめました。

• 立て替え払いとは何？
• 立て替え払いと仮払金の違いは？
• 立て替え払いの領収書は誰が発行する？宛名は誰の名前？
• 取引先の経費の立て替え払いは、どんな場面で起こる？
• 立て替え払いの仕訳方法は？

この記事を読むと、これらを簡単に理解できます。立て替え払いの処理にお困りの方は、ぜひご覧ください。

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立て替え払い（立替金）とは『一時的に代金を立て替えて払うこと』

立て替え払いとは、本来なら他の人が払うべきお金を、一時的に立て替え、代わりに支払いを済ませることです。必ず、後で精算することが前提となります。

企業においては、取引先や従業員の経費を立て替える場面が多いです。立て替え払いが生じた際には、「立替金」という勘定科目を用いて仕訳します。

立替金は「立て替えたお金を請求できる」という権利（＝資産）です。そのため、貸借対照表（B/S）では、流動資産に区分されます。

立て替え払い（立替金）と仮払金の違いとは？意味や具体例をわかりやすく解説！

立て替え払い（立替金）と間違いやすい勘定科目に、「仮払金」があります。この2つはよく混同されますが、まったく異なる物です。

そこで、以下の点について、説明していきます。

仮払金とは『用途・金額が未確定の前払い』

仮払金とは、使用目的や金額などが未確定のものに対する前払いのことです。たとえば、出張費用を従業員へ事前に渡した場合は、仮払金になります。

仮払金は、金額等が確定した時点で、正式な勘定科目へ振替えます。そのため、金額等が初めから明確なものには、仮払金を使いません。

立て替え払い（立替金）と仮払金の違いは『代金を負担する人』と『費用計上』

立て替え払い（立替金）と仮払金には、以下のような違いがあります。

上記のとおり、立て替え払い（立替金）と仮払金の大きな違いは、「代金を負担する人」です。

仮払金は、用途や金額が確定していないだけで、支払うべき人が、その企業や事業主であることには変わりません。一方、立て替え払いの場合は、本来支払うべき人（取引先等）が最終的に負担します。

また、仕訳が確定して振替をした後、仮払金は費用計上されますが、立て替え払いは費用にはなりません。

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仮払金の具体例を紹介！

仮払金として仕訳するものには、次のような例があります。

上記のような仮払金と、立て替え払いを混同しないように、注意しましょう。

立て替え払いの3つのパターンは『取引先経費・従業員経費・医療費の立て替え』

立て替え払いのパターンは、主に次の3つです。

それぞれのパターンについて、以下で解説していきます。

※本記事の内容は「取引先・従業員経費の立て替え払い」がメインとなっています。

【立て替え払いのパターン1】取引先の経費の立て替え

取引先の経費の立て替え払いとは、本来であれば、取引先が支払うべき経費を、一時的に立て替えることです。ここで言う取引先とは、ビジネス相手だけではなく、お客様等も含みます。

たとえば、以下のようなものが、取引先経費の立て替え払いとなります。

【立て替え払いのパターン2】従業員の経費の立て替え

従業員の経費の立て替え払いとは、従業員が支払うべき保険料等を、会社が一時的に立て替えることです。

具体的には、以下のものを会社が立て替えた場合、従業員経費の立て替えとなります。

保険料等を会社が代わりに納付する場合、会計処理には2つのパターンがあります。「立て替え払い（立替金）」と「預り金」です。この2つは、下記のように使い分けます。

立替金は流動資産で、預り金は流動負債ですので、会計処理上はまったく別のものです。預り金について詳しく知りたい場合は、以下のページをご参照ください。

関連記事：【簡単にわかる】流動負債とは？買掛金・未払金など11個の勘定科目を徹底解説！3つの経営指標もわかりやすく紹介！

【立て替え払いのパターン3】医療費の立て替え

「医療費の立て替え払い」とは、病院等で保険適用分の金額を、一旦、自分で立て替えて支払うことです。

通常は、健康保険適用となるので、個人負担分だけを病院窓口で支払います。しかし、保険証を持っていない時などは、ひとまず全額支払い、後から保険適用分を請求できるのです。

これを、医療費の立て替えと言います。以下は、医療費立て替え払いの一例です。

※本記事の内容は「取引先・従業員経費の立て替え払い」がメインとなっています。

なお、医療費の立て替えは確定申告に関わる場合もあります。確定申告の書き方について知りたい方は、以下のページもご覧ください。

関連記事：【完全保存版】確定申告とは？必要な人や提出方法などのポイント！初めてのあなたもすべて解決！
関連記事：【完全保存版】確定申告の書き方は意外と簡単！手順をわかりやすく解説！

取引先経費の立て替え払いの領収書の書き方！5つのチェックポイントを解説！

取引先等の経費を立て替えた場合は、必ず領収書（領収証）をもらいましょう。立て替え払いの領収書の扱い方には、以下の5つのポイントがあります。

宛名の書き方や、領収書は誰の物なのかについて、以下で説明いたします。

【取引先経費立替払の領収書のポイント1】領収書の発行者は『代金を受け取った店舗等』

領収書を発行する人は、代金を受け取ったお店等です。これは、立て替え払いであっても、通常の買い物の時と変わりません。

立て替えたお金を返してもらった際に、立て替えた人が領収書を発行する必要はありません。

【取引先経費立替払の領収書のポイント2】領収書の宛名は『本来支払うべき人の名前』

立て替え払いの領収書の宛名は、本来支払うべき人の名前とします。最終的には、「本来支払うべき人」へ領収書を渡すためです。お金を立て替えた人の名前ではありませんので、注意しましょう。

これは「会社の備品等を、社員が買い出しする場合」の領収書をイメージすると、わかりやすいです。買う人の名前ではなく、会社名で領収書をもらいますよね。

領収書は「最終的に代金を負担する人」の名前で発行するものです。

また、宛名を「上様」と書くのはNGです。「株式会社」等も省略しないように気をつけましょう。ただし、領収書では（株）と略記する会社もあります。

宛名をどのように書くか、「本来支払うべき人」に事前に確認しておくと、間違いがないでしょう。

【取引先経費立替払の領収書のポイント3】領収書の明細・金額は『支払内容どおりに記載』

領収書の明細や金額等は、立て替え払いであっても、通常時と特に変わりません。支払った内容のとおりに記載してください。

また、領収書を発行する企業によっては、金額欄以外に、明細が付いている場合もあります。その時は、明細を勝手に捨てずに、そのまま渡しましょう。

【取引先経費立替払の領収書のポイント4】領収書を最初に受け取る人は『代金を立て替えた人』

領収書を最初に受け取るのは、お金を立て替えた人です。領収書をもらい忘れると、本来支払うべき人に迷惑がかかりますので、必ずもらいましょう。

【取引先経費立替払の領収書のポイント5】領収書は最終的に『本来支払うべき人の物』

立て替えたお金を精算（返金）してもらったら、本来支払うべき人へ領収書を渡します。精算前に領収書を渡してしまわないよう、気をつけましょう。

また、経理の都合上、立替金の領収書を残しておきたい場合もあります。その時は、領収書を渡す前に、コピーを取っておくと良いですね。

立て替えたお金なので、領収書の原本を保管する必要はありません。

取引先経費の立て替え払い（立替金）の仕訳方法を具体例付きで解説！

取引先経費の立替払い（立替金）の仕訳方法は『立替時点で立替金として記帳』

取引先経費の立て替え払い（立替金）の仕訳は、以下の手順で行います。

具体的な数字を入れた仕訳例は、以下で紹介いたします。

取引先経費の立替払い（立替金）の記帳・仕訳方法の具体例

下記の具体例を使って、取引先経費の立て替え払い（立替金）の仕訳方法を解説していきます。

【取引先経費の立替払い（立替金）の仕訳方法・手順1】＜立替時＞立替金として仕訳

立て替え時に支払った金額を、立替金で借方へ仕訳します。貸方の勘定科目は、立替金の支払方法（現金等）です。

【取引先経費の立替払い（立替金）の仕訳方法・手順2】＜回収時＞立替金を貸方に仕訳

立替金回収時は、立替金を貸方へ仕訳し、回収方法（現金等）を借方へ記入します。

この仕訳により、立替金は0円になりました。以上で、取引先経費の立て替え払い（立替金）の記帳・仕訳は完了です。

なお、立替金の仕訳方法について、さらに詳しく知りたい場合は、以下のページもご覧ください。

関連記事：立替金の仕訳方法！実際の例と間違えないためのポイント！

従業員保険料等の立て替え払い（立替金）の仕訳方法を具体例付きで解説！

従業員保険料等の立替払い（立替金）の仕訳方法は『給与天引き時に立替金を差し引いて記帳』

従業員保険料等の立て替え払い（立替金）の仕訳は、以下の手順で行います。

具体的な数字を入れた仕訳例は、以下で紹介いたします。

従業員保険料等の立替払い（立替金）の記帳・仕訳方法の具体例

下記の具体例を使って、従業員保険料等の立て替え払い（立替金）の仕訳方法を解説していきます。

【従業員保険料等の立替払い（立替金）の仕訳方法・手順1】＜立替時＞立替金として仕訳

立て替え時に支払った金額を、立替金で借方へ仕訳します。貸方の勘定科目は、立替金の支払方法（現金等）です。

【従業員保険料等の立替払い（立替金）の仕訳方法・手順2】＜給与天引き時＞立替金を貸方に仕訳

給与天引き時は、立替金を貸方へ仕訳し、給料の全額を借方へ記入します。

また、「給料から立替金を差し引いた金額」を従業員へ払うため、その内容を貸方へ記帳します。金額は「給料24万円－立替金1万2000円＝22万8000円」です。勘定科目には支払方法（現金等）を記入します。

※従業員がこの時に受け取る金額は、24万円ではなく、立替金を差し引いた金額（22万8000円）となります。

この仕訳により、立替金は0円になりました。以上で、従業員保険料等の立て替え払い（立替金）の記帳・仕訳は完了です。

なお、立替金の仕訳方法については、以下のページでも詳しく解説しています。
関連記事：立替金の仕訳方法！実際の例と間違えないためのポイント！