【今すぐ使える】Fax送付状の正しい書き方!7つのポイントに気をつければとってもカンタン!

公開日:2019.7.30  |  最終更新日:2025.3.5


ビジネスシーンにおいて、Faxを送るケースは少なくないですよね。

ところが、Fax送付状の書き方についてイマイチわからないという方も多いのではないでしょうか?

ビジネスマナーとして送付状は重要なので、できればちゃんと用意しておきたいものです。

そこで本記事では、Fax送付状の書き方について、徹底的に詳しく紹介します。

  • 記入すべき7つのポイント
  • 記入してはいけない5つのポイント
  • コピペOKな無料のテンプレート5選

Fax送付状を失礼なく書く方法を知りたい方や、コピペで完成させたい方はぜひ記事をご覧ください。


Fax送付状とは


Fax送付状の書き方を紹介する前に、Fax送付状とはどういうものなのか簡単に紹介します。Fax送付状とは「誰からのFaxなのか」「誰に宛てて送信されているのか」「どのような内容なのか」「全部で何枚送信されているのか」を記載しているFaxの表紙としての役割を持つ書面です。

Faxを相手先に送信する際、相手先はいきなり内容を記載されたFaxだけを送信されても前後で関連資料があるのかどうかわからない場合があります。実際に、ほとんどの会社の場合には、多くの従業員がFaxのやり取りしていて誰にどのようなFaxが届いているのかわからないので、手元に全ての関連書類が届く保証はありません。

このようなトラブルを避けるためにも、ビジネスシーンでは読みやすいFax送付状を作成することが重要になります。読みやすいFax送付状の書き方を知っておくことで、相手先に迷惑をかけることなくスムーズにやり取りすることが可能です。

Fax送付状の書き方とは。記入すべき7つのポイントを徹底解説!


Fax送付状は、ビジネスシーンにおいて利用頻度の高い書類です。

相手先が読みやすいFax送付状を作成するために、Fax送付状の書き方について7つのポイントを押さえておきましょう。

  • 送信年月日を記入する
  • 相手先の会社名と氏名を忘れずに書く
  • 書類作成者の会社名と氏名を書く
  • 頭語と結語、挨拶文を書く
  • 送付する書類の内容を書く
  • 送信枚数を書くようにする
  • 送付状のサイズはA4がベター

それぞれ詳しく説明します。

【Fax送付状の書き方のポイント1】送信年月日を記入する

Fax送付状には、送信した年月日を記入するようにしましょう。

Faxはリアルタイムで受け取る場合と、休日などで後程受け取るというケースがあります。

送信した年月日が記入されていないと、いつ受け取ったのかがわからなくなるため、トラブルの原因につながりかねません。

無駄な言い争いを防ぐためにも、Fax送付状には送信年月日を必ず書くようにしてください。

【Fax送付状の書き方のポイント2】相手先の会社名と氏名を忘れずに書く

Fax送付状の書き方として当然ではありますが、Fax送付状には相手先の会社名と氏名を忘れずに書くようにしましょう。

名前がないと誰に渡していいFaxかわからず、Fax置き場に残り続けてしまう可能性があります。

すると伝達が送れるだけでなく「送った送ってない」という水掛け論に発展してしまうかもしれません。

ちゃんと誰にあてたFaxかわかるように、Fax送付状に名前をしっかりと書きましょう。

【Fax送付状の書き方のポイント3】書類作成者の会社名と氏名を書く

Fax送付状の書き方として、発信者の会社名と氏名も忘れてはいけないポイントの1つです。

発信者の名前が入ってないと、Faxを見た後に、誰に対して返答を行えばよいのかがわからなくなってしまいます。

氏名だけでなく、連絡先の電話番号やFax番号をちゃんと書いておくことも大切です。

名前を書かずに送ってしまうのはビジネスマナーとして良くないので、注意して書くようにしましょう。

【Fax送付状の書き方のポイント4】頭語と結語、挨拶文を書く

Fax送付状に余裕があれば、頭語と結語、挨拶文を書くようにしましょう

挨拶文はビジネスシーンにおいてよく利用されるものなので、書いておいて損はありません。

もちろんなくても問題はありませんが、丁寧なFax送付状を作りたいなら、簡単なもので構わないので挨拶文を添えるようにしましょう。

頭語と結語にはいろいろな種類がありますが、Fax送付状には「拝啓」と「敬具」がオススメです。

挨拶文はビジネスシーンにふさわしいものなら何でも構いませんが、年中送るものなので、なるべくすべての季節に使えるものを選んでみてください。

【Fax送付状の書き方のポイント5】送付する書類の内容を書く

Fax送付状には、送付する書類の内容を書きましょう。

Fax送付状の目的は、相手にFaxの内容を簡潔に伝えることです。

内容を書いていないと、そもそもFax送付状を用意する意味がありませんよね。

箇条書きでも構わないので、2ページ目以降に何の書類が送られているかを書くようにしましょう。

【Fax送付状の書き方のポイント6】送信枚数を書くようにする

Fax送付状に、何枚書類を送るかを記入しましょう。

Faxは送った紙が他の所に混ざるなどして、紛失してしまう可能性が高い書類です。

何枚送ったかを書いておかなければ、書類が不足した状態で受け取られてしまいかねません。

送信枚数をしっかりと書くことで、相手との意思疎通をしっかりと図りましょう。

【Fax送付状の書き方のポイント7】送付状のサイズはA4がベター

Fax送付状のサイズはA4サイズがベターです。

以前はより小さなA5サイズやB6サイズが利用されていましたが、いまは資源の節約から、用紙のサイズを絞っている会社も多いです。

よって小さな用紙で送っても、結局A4で出力されてしまい、変なところで途切れてしまうという可能性も考えられます。

一般的に多く利用されているA4用紙をFax送付状とすることで、途切れることなく相手に情報を伝達可能です。

基本的にはA4サイズで、Fax送付状を作成しましょう。

Fax送付状でNGな書き方5つ!気を付けるべきポイントとは


Fax送付状には、書いてはいけないNGな書き方が存在します。

相手に不快な思いをさせないためにも、しっかりと意識してFax送付状を書くようにしましょう。

  • 会社名を省略しない
  • 二重敬語をなるべく使わない
  • 「御社」など、話し言葉を使わない
  • 「取り急ぎ、ご案内まで」という言葉で締めない
  • 分かりづらい略語を利用しない

【Fax送付状のNGな書き方1】会社名を省略しない

Fax送付状の書き方で重要な部分なのですが、送り先の会社名を省略すると相手に失礼に取られる可能性があります。

株式会社を省いたり、(株)としたりせず、ちゃんと明記するようにしましょう。

またよくある間違いとして、株式会社の位置を前後逆にしてしまうことが挙げられます。

(株式会社〇〇という社名を、〇〇株式会社としてしまうケース)

社名の間違いや省略はかなり失礼にあたるので、注意して書くようにしましょう。

【Fax送付状のNGな書き方2】二重敬語をなるべく使わない

Fax送付状の書き方として、二重敬語は一見すると相手への敬意を表しているように見えますが、文法的に間違っているので避けましょう。

相手によってはよく思われないかもしれません。

代表的なのが「社長・部長」などの役職に「様」をつけてしまうケースです。役職がすでに敬称なので、様は必要ありません。

また、よく書かれている「〇〇御中 〇〇様」という形も厳密には間違いなので注意しましょう。○○御中もしくは〇〇様のみでOKです。

二重敬語は知らずに使っている方も多いので、意識して気を付けるようにしてみてください。

【Fax送付状のNGな書き方3】「御社」など、話し言葉を使わない

Fax送付状の書き方で、ついつい話し言葉で文章を書いてしまう方がいますが、使わないほうがよいでしょう。

話し言葉は文語に比べて軽い雰囲気になってしまうので、相手によっては失礼にとられかねません。

特に『御社』という言葉は文面でも使ってしまいがちですが、御社は話し言葉なので『貴社』が正解です。

ビジネスにおいて文章でうまく伝達ができない人は「この人は仕事ができないのでは」と思われてしまいます。

正しい文章を書いて、相手に失礼のないようにしましょう。

【Fax送付状のNGな書き方4】「取り急ぎ、ご案内まで」という言葉で締めない

Fax送付状の書き方で「取り急ぎ、ご案内まで」という文章を文末の締めの言葉に使う方が多いです。ところがこの言葉は目上の人に使うと失礼に当たります。

その理由は、取り急ぎという言葉には「とりあえず急いで対応した」という意味が含まれているからです。

目上の人に「とりあえず間に合わせで動きました」と言っているようなものなので、使わないように注意しましょう。

【Fax送付状のNGな書き方5】分かりづらい略語を利用しない

Fax送付状に、相手に分かりづらい略語を利用するのは避けましょう。

自分はわかっているつもりでも、相手にうまく伝わらずにトラブル発生の元となる可能性があります。

例えば日付を平成〇〇年とするのではなく、H〇〇年という風に簡略化したりするのは避けたほうがよいでしょう。

自分だけでなく、相手にも伝わりやすい文章を意識してみてください。

コピペ利用OK!Fax送付状の無料テンプレート5選


こちらでは、無料で利用できるFax送付状の書き方のテンプレートを5つ紹介します。

用途別に用意しているので、近いケースで使えるものを利用してみてください。

  • 社外の取引先宛て
  • 社内宛て
  • 企業から個人宛て
  • 役所や公共機関宛て
  • 個人から企業宛て

それぞれ詳しく説明します。

【Fax送付状の書き方の無料テンプレート1】企業から社外の取引先宛て

社外の取引先にFax送付状を送る際は、相手の会社名や役職・部署などをしっかりと記入し、マナーとして挨拶文を記載しておきましょう。

マナー分として適切なのは「ご清栄」「ご盛栄」などが挙げられます。

文章を作成する際は、二重敬語などに注意して記入してください。

○○○○年○○月○○日

株式会社○○○○
○○部 部長 ○○○○様

株式会社○○○○
〒○○○-○○○○
東京都○○区○○○○○○○
TEL:○○-○○○○-○○○○
FAX:○○-○○○○-○○○○
担当:○○部 ○○○○

Fax送付のご案内

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

さて、下記の書類をお送り致しますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

敬具

添付書類
・○○○○ ○部
・○○○○ ○枚

以上


【Fax送付状の書き方の無料テンプレート2】社内宛て

社内の相手に固い挨拶文は必要ないので、簡単な挨拶を添えて送るようにしましょう。

目上の人、目下の人に関わらず「お疲れ様です」という言葉が無難です。

社内なので、会社名や電話番号なども省いても構いません。状況によっては内線番号なども記載し、連絡を取りやすいようにするとベストです。

○○○○年○○月○○日

○○部 部長 ○○○○様

担当:○○部 ○○○○

Fax送付のご案内

お疲れ様です。下記の通り書類を送付致しますので、ご査収の程よろしくお願い致します。

添付書類
・○○○○ ○部
・○○○○ ○枚

以上


【Fax送付状の書き方の無料テンプレート3】企業から個人宛て

個人宛ても企業と同じく、挨拶文を添えて送付するようにしましょう。

個人向けには「ご健勝」や「ご清祥」という言葉が適しています。

○○○○年○○月○○日

○○○○様

株式会社○○○○
〒○○○-○○○○
東京都○○区○○○○○○○
TEL:○○-○○○○-○○○○
FAX:○○-○○○○-○○○○
担当:○○部 ○○○○

Fax送付のご案内

拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

さて、下記の書類をお送り致しますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

敬具

添付書類
・○○○○ ○部
・○○○○ ○枚

以上

【Fax送付状の書き方の無料テンプレート4】役所や公共機関宛て

役所や公共機関へ送るFax送付状には、挨拶文は特に必要ありません。

端的に用件を伝えられる文章を用意しましょう。

○○○○年○○月○○日

○○○○所 ○○課 御中

株式会社○○○○
〒○○○-○○○○
東京都○○区○○○○○○○
TEL:○○-○○○○-○○○○
FAX:○○-○○○○-○○○○
担当:○○部 ○○○○

○○○○の書類送付の件

上記の件につきまして、下記の書類をお送り致しますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

敬具

添付書類
・○○○○ ○部
・○○○○ ○枚

以上

【Fax送付状の書き方の無料テンプレート5】個人から企業宛て

個人から企業へ送る場合は「ご愛顧」などの、企業側が使用する言葉を使わないようにしましょう。

○○○○年○○月○○日

株式会社○○○○
○○部 部長 ○○○○様

〒○○○-○○○○
東京都○○区○○○○○○○
TEL:○○-○○○○-○○○○
○○○○(氏名)

書類送付の件

拝啓 時下ますますご清栄のことと存じます。日頃より大変お世話になっております。
さて、下記の書類をお送り致しますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

敬具

添付書類
・○○○○ ○部
・○○○○ ○枚

以上


Fax送付状の書き方のテンプレートだけでなく、ビジネス文書や見積書のテンプレートが欲しい方は、以下の記事も参考にしてみてください。

参考記事:【無料】コピペで完成!ビジネス文書のテンプレート35選!誰でも使える例文・定型文を大公開!
参考記事:請求書の書き方・送り方パーフェクトガイド!9つの項目で初心者でも大丈夫

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