請求書の書き方・送り方パーフェクトガイド！9つの項目で初心者でも大丈夫

公開日：2017.10.27  ｜  最終更新日：2023.10.3

起業家や経営者にとって、トラブルなくやりとりしたいのが、「請求書」の処理。正しい書き方・送り方を知っておくことで、業務効率がグーンと上がるだけでなく、ミスをゼロに近づけることも可能です。また、経理・総務・庶務担当など、請求書の書き方に精通すべき職種の人間がいる場合、理解しやすいマニュアル作りが必要になることもあるでしょう。

今回は税理士として請求書の管理を行う筆者が、100％問題ない請求書の作り方を伝授します。この記事を読めば、あなたもプロの請求書作成人です！

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■請求書の役割とは？

Ambrose Heron

請求書とは、販売した商品、提供したサービスの対価を請求する際に提出する文書です。記載内容としては、販売商品の種類・個数、サービス内容、支払期限、振込先などがあります。

業務を遂行する際、請求書とは別に大切な書類がいくつかあります。請求書とその他の書類の違いについても触れておきましょう。

請求書と見積書の違い

見積書とは契約前の書類のことで、契約してもらうための参考資料となります。法的効力はないものの、書面化することで信頼関係を築く手段になります。見積書の場合、一般的に有効期限を付けます。原材料単価・消費税率などが見積書の提示時と契約時とで変わることがあるためです。

見積書も請求書も、契約自体には直接関わらない書類です。見積書は契約前の書類で、請求書は契約後の債権管理のために必要な書類と覚えておくと良いでしょう。

請求書と契約書の違い

契約書は契約に関して法的効力がある書類です。売買契約・賃貸借契約などさまざまな契約書がありますが、フリーランスの方の場合、請負契約や委託されたサービスを提供する契約がメインになることがあります。請負契約において必ず果たす必要があることは、仕事を完成させること。完成できなかった場合、契約違反＝契約不履行になってしまいます。契約不履行になると、相手側から強制履行や損害賠償請求される可能性があります。損害賠償請求された場合、一般的に金銭で賠償することになります。

請求書と発注書との違い

発注書とは、契約を成立させるための申込みを書面化したものを指します。注文書と呼ばれることもあります。売買契約・賃貸借契約・請負契約・雇用契約などの契約には、必ず成立条件があります。契約成立の条件となる要素は、申込みと承諾です。双方の意思表示が一致したときに、初めて契約成立となります。

発注書・注文書をクライアント側に提出、または送付しただけでは法的に契約成立したことにはなりません。承諾してもらうことで、契約が成立します。先方からの承諾が伴って契約成立となるのです。

発注書に対し、クライアントからの注文請書や契約書を承諾書類といいます。商法第509条には「いつも取引をしている相手から契約の申込みがあった際、返事をしなければ、みなし承諾となってしまう」と法的に定められています。取引先と迅速な連絡をするよう心掛け、トラブルを回避しましょう。

請求書と納品書との違い

請負契約＝サービス提供型契約ですが、成果物をクライアントに渡すことで仕事を完成させる義務を果たします。その当該成果物を相手側に渡す際に一緒に付ける書類が、納品書です。

渡した成果物は、検収され、その後で報酬が支払われるのが一般的な流れです。民法上、引き渡し完了時点でクライアントは請負者に報酬を支払う義務が発生するとされていますが、クライアントが希望する内容と異なる場合、修正が必要な場合もあり、納得した上で報酬を支払うことが多いです。納品書・請求書・領収書は、契約に直接関わる書類ではなく、契約に付随する書類という点で共通しています。

請求書と領収書の違い

領収書は、支払後に代金を受領したことを証明する書類です。支払の対価となる物品やサービス内容などの記載は請求書と同様にありますが、支払期限などの記載はありません。

領収書と請求書には、サービス提供側がサービスを受領側に発行するという共通点がありますが、違う点もあります。

請求書は支払を求める際に発行するもので、領収書はお金を受領した証明として残すものです。請求書はトラブル防止のために発行が必要ですが、領収書は発行しなくても法的に問題はありません。領収書があることでスムーズな取引ができるため、発行するのが慣例となっています。

また、請求書と領収書では、収入印紙の取扱にも違いがあります。基本的に請求書の場合、収入印紙は不要です。しかし領収書は、5万円以上の取引の場合に収入印紙を貼付する必要があります。金額に応じて収入印紙の金額も異なるため、注意しましょう。

請求書と領収書を兼ねることもありますが、その場合は領収書に合わせて対応しましょう。5万円以上の取引なら、収入印紙を貼付します。

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■【必要な項目その1】取引年月日

いつ取引をしたのか、明確に分かるよう「取引年月日」は正しく記載しましょう。表記は西暦でも和暦でも問題ありませんが、一般的に取引先の書式に合わせるのが好ましいとされています。請求書の場合、月末と月初めの日付によっては処理する月が変わってしまうため、発行日は請求書作成日ではなく取引先の締日を記載します。先方の締日が月末なら月末の日付を記載するなど、相手に合わせましょう。

ここでいう「締日」とは、売上や請求の合計を出す日を指します。1ヶ月ごとに決まった日を締日とし、その日の翌日から次の締日までの合計を「当月分」として処理するのが一般的です。

注意点は「請求書の発行日はいつにするか」を事前に先方へ知らせることです。書類だけで処理すると、双方で誤解してしまう可能性があります。トラブルに発展しないよう事前に回避する方法をとりましょう。

■【必要な項目その2】取引内容

取引内容も、請求書に欠かせない項目です。商品名・サービス名・数量・金額などを記載します。具体的に「どの商品を何個取引した」かが分かるようにしましょう。4項目（品目や商品名・単価・数量・合計）を記載すると、見やすく分かりやすい請求書になります。

注意点は、取引先に書き方を指定される場合があることです。取引先の税務処理の都合で指定された場合、臨機応変に対応するよう心掛けましょう。また、取引内容の詳細を記載していないと、取引先から支払直前に「明細が取引内容と違うから支払えない」といわれてしまうことがあるため、誤解を生じないよう、具体的に記入することも大切です。

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■【必要な項目その3】取引金額

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請求する合計金額も見やすく記載します。金額の欄には「合計」と「小計」と「消費税」を分けて記載すると、内訳が分かりやすいです。合計金額は太字にしたり大きめのフォントにしたり工夫すると、分かりやすくなります。

請求書におけるトラブルで最も避けたいことのひとつが、お金に関することです。取引金額を記載する際は、以下の点に注意しましょう。

消費税

社会保険医療など、消費税が課されない取引があります。取引内容に応じて請求書の書き方に注意しましょう。

源泉徴収

原稿料・講演料・弁護士や税理士への支払などの場合、源泉徴収の対象になることがあります。取引内容に注意しましょう。

■【必要な項目その4】請求先の名前

どこに請求するのか、請求書を受け取る側の「事業者名（個人名）」も必ず記載します。請求書の発行業務は一時期に集中しやくなるため、送付ミスがあったときにすぐ対処できるよう、請求先の名前は必ず記載しましょう。社名・事業部名・担当者名など、先方の都合に合わせて具体的に記入します。初めて取引する相手の場合、請求書の宛先をどうすべきか、事前に聞いておくと安心です。

注意点は、依頼者とは異なる宛先を指定された場合、送り先を間違えないようにすることです。請求先が多くなるとケアレスミスしやすくなるため、気を付けましょう。

■【必要な項目その5】請求者の名前

請求者の氏名や名称の記載も必要です。正式な書類であることを証明するために、社判、担当者または上司の印鑑を押す場合もあります。企業の場合は、社判を含め事業者名を印刷することも多いです。社判を使う場合は、社名に少しかぶるくらい右側に寄せた位置に押しましょう。

注意点は、担当者印を押す場合の位置関係です。担当者1人の押印の場合は、請求書の中に設けた四角いマスに押印すれば問題ありませんが、上司の承認印が必要な場合は、右に請求書作成者の印、その左に上司の承認印を押印するのがマナーです。役職が上の人が左になると覚えておきましょう。

以上5項目は、請求書に必ず含むべき事項です。ただし実際の請求書発行の際は、5項目に加えて利便性を高める項目を含んでいることがほとんどです。請求書にあると便利な項目についても触れておきましょう。

■【あると便利な項目その1】タイトル

請求書にタイトルがあると、ひと目で請求書の概要が分かります。見積書・納品書と似たレイアウトになると違いが分かりにくくなるため、見やすいタイトルにすると事務処理のミスを減らせます。掛売請求書の場合は「〇年〇月分ご請求書」のように、年月をタイトルに明記すると分かりやすいです。

■【あると便利な項目その2】振込先の口座番号

振込先の口座番号をきちんと指定し、入金漏れを防ぎます。口座はひとつだけでもいいですし、複数の口座を記載して選択形式にしても構いません。「銀行名」「支店名」「口座種類」「口座名」「口座番号」を漏れなく記載します。何度もやりとりしている相手だと、明記しなくても振込先を把握している可能性はありますが、毎回記載した方が丁寧でミスを防止できます。

■【あると便利な項目その3】振込手数料に関する記載

「支払う側」と「受け取る側」のどちらが振込手数料を負担するかを明記しておくと、トラブルを未然に防ぐことができます。一般的に振込手数料は支払う側が負担しますが、自社で負担する場合は、請求書にその旨を明記しましょう。手数料を負担してもらいたい場合は「恐れ入りますが、振込手数料はご負担願います」「誠に勝手ながら、振込手数料はお客様のご負担でお願い申し上げます」といった依頼文を付けると丁寧です。

■【あると便利な項目その4】請求書番号

データが管理しやすくなるため、請求書番号を付けておくと便利です。番号を記載する場所は自由ですが、「右上」などルールを決めて作成しておくと、管理しやすいです。

請求書番号があると、先方から請求書に関する問合せがあった場合、スムーズに確認することができます。先方から請求書の再発行依頼があった場合にも、特定しやすくなります。

1回の請求で請求書が複数枚になることがありますが、その際にも1枚ずつ固有番号を付けておくと、分かりやすいです。また、取引先は同じでも、事業所・支店・工場それぞれに請求書をまとめて渡す場合「代表番号」と「枝番号」を使うことで、請求書の作成・区分けが楽になります。「代表番号」「枝番号」は、以下のような書式が一般的です。

• 請求番号：2017010・・・代表番号
• 請求番号：2017010-02・・・代表番号の枝番号（02）

また発行済の請求書に誤りがあった場合、請求書番号に枝番号（子番号）を付けておくと、訂正版の請求書を作成するときに流れが分かりやすいです。

■請求書を送る際の注意事項

Kevin Steinhardt

請求書を送付する場合、いくつか注意すべきことがあります。スムーズにやりとりするためにも、気を付けて送りましょう。

【注意点1】捺印に関する注意点

請求書を発行した後は、印鑑を押すようにすると丁寧な対応になります。取引先によっては捺印があることを重視するケースがあります。最近増えている「電子印鑑」を代用するなど、取引先によって臨機応変に対処すると良いでしょう。

請求書に捺印があると、原本であることを証明する材料となります。法的義務はありませんが、取引先に信用してもらえるメリットがあり、対応としても丁寧です。

【注意点2】宛名を記載する際の注意点

送付に使う封筒の宛名書きには、いくつかポイントがあります。注意事項を紹介しましょう。

会社宛

正式な社名の下に「御中」を付けますが、社名が長くて収まらない場合は、「株式会社」を「（株）」など省略しても問題ありません。

担当部署宛

先方の部署名の下に「御中」を付けます。最近は名称が長い部署も多いですが、書ききれる長さなら、正式名称で記載するようにしましょう。

役職や肩書きがある個人宛

「社名」「部署名」を書いた後に改行して「役職→氏名→様」の順で記載します。

担当者宛

「社名」「部署名」を書いた後に改行して「氏名→様」の順に記載します。

また、封書の表に赤字で「請求書在中」と記載することも大切です。朱書にすると先方も注意して見てくれます。義務ではないため黒字でも問題はありませんが、一般的に赤字が基本です。

【注意点3】PDFで送付する際の注意点

インターネットで取引した場合、請求書に記載されるべき法定事項がコンピュータ間で電子データとして交換されます。請求書原本が作成・交付されず、電子データ以外の保存は行えませんが、やむを得ない事情がある場合はPDFのやりとりであっても双方の合意があれば問題ないとされています。PDFなど電子データで取引する場合でも、仕入税額控除の適用は受けることができるため、その点は問題ありません。ただし、以下の事項をきちんと把握しておく必要があります。

• 帳簿に記載すべき事項が入っていること
• インターネットを介した取引による課税仕入であること
• 課税仕入の相手方の住所や所在地を記載しておくこと

【注意点4】発行ミスした際の対処

請求書のミスは避けなければならないことですが、万が一起きた場合には速やかに対応することが大切です。ここでは3つの例を紹介していきます。

記入ミス

二重線を引いて訂正印を押すという形式で訂正することは避け、取引先にお詫びを入れ、原則請求書の再発行をします。電話での一報も必要ですが、請求書送付の際にお詫び状を添えて送りましょう。請求書再発行の際には「再発行」と請求書に明記し、請求書番号も枝番を使うなど工夫して、明確にします。

請求書の出し忘れ

契約上請求できる正当な権利があるなら、先方に理由を説明した上で支払依頼します。ただし、請求書を送付することで先方に支払義務を催促することは可能ですが「時効制度」により代金回収の権利が消滅してしまう点に注意が必要です。詳細は「商法第522条」と「民法第173条」を参照ください。

商法第522条には、企業間の取引など商事債権の時効は「原則5年」となっています。また民法第173条では、商品の売掛金は「2年」です。契約内容によっては最短1年で消滅するケースもあり、早めに連絡し対応することが大切です。

時効が近くなったら「内容証明郵便」を送付して時効を延長することが可能なケースもありますが、延長可能な回数は1回のみです。請求書を出し忘れると、業務を増やすことになります。取引先と友好な関係を続けるためにも、出し忘れは極力避けるよう努めましょう。

請求金額を間違えた場合

ミスに気づいた時点で早めに先方へ連絡します。先方が封書を受領する前が理想です。先方の振込がまだの状態であれば、再発行の請求書にて応じてもらえるよう対応します。すぐにお詫び状とともに正しい金額の請求書を「速達郵便」で送付しましょう。請求金額のミスは信用を失いかねない大きな過失です。迅速かつ丁寧な対応が求められます。

万が一金額を多く請求してしまい、先方がすでに振込完了していた場合は、次回の請求分と相殺するという対処法があります。継続的な取引がない場合は、返金処理で対応しましょう。

■入金されたらどうする？

先方から入金があった後は、以下の流れで処理を進めていきます。

①入金の消込

入金が確認できたら入金の消込を行います。消込とは入金の確認がとれた分のデータを消す作業です。売掛金がきちんと回収できているかをチェックします。会計ソフトや会計システムがある場合は、これらの消込機能を使用すると便利です。消込機能がない場合は「請求データをエクセルデータに出力→加工して自分専用の回収管理システムを作成」することで対応できるでしょう。

通常、消込前のデータは請求したデータと一致するはずです。しかし振込手数料が差引かれて入金されてしまった場合、請求したデータと入金データに差額が生じることがあります。その場合は、差額分を支払手数料として費用計上しましょう。

②入金間違いに対する正しい対処

入金に不一致が見つかった場合、2点確認すべきことがあります。すぐ先方の担当者に確認する必要がありますが、その前にどこに原因があるかを調べておくことで、先方とスムーズにやりとりすることができます。こちらの事務的なミス、または勘違いの可能性もあるため、慎重に行動してください。

数百円単位の不一致

不一致した金額が数百円単位なら「送金手数料」の可能性が考えられます。銀行振込は手数料が発生することがほとんどで、どちらが振込手数料を負担するのかを勘違いすることがあります。契約書を見て、どちらが負担するかを再確認しましょう。

大きい金額の不一致

不一致した金額がかなり多くなることもあります。その場合、支払条件の変更を疑ってみると良いでしょう。取引すべてが同じ支払条件とは限りません。前回は一括だったものでも、今回は分割という可能性もあります。契約書における支払方法を細部まで読込み、確認しましょう。

上記2つに該当しない不一致の場合

取引先の入金ミスの可能性があります。金額の不一致の原因が不明な場合、社内の担当者を通じて取引先へ確認し、双方でチェックして問題を解決する必要があります。

③領収書の発行

現金受領の場合や、先方からの依頼があった場合は、領収書を発行します。領収書は印紙税法の課税文書に該当するため「5万円以上の領収書には200円の収入印紙」を貼ります。100万円以上だと金額が変わるため、注意してください。5万円未満の領収書には収入印紙不要です。

■まとめ

ここまで請求書の書き方や送り方を中心に紹介してきました。正しく請求することで、スムーズな事業運営をすることができます。しかし、場合によっては請求書を送ってから売掛金が入るまで、長い時間かかってしまうことがあります。

資金不足が続く、融資してもらえない、今すぐ資金が必要というタイミングで入金がないと、運営が難しくなることもあるでしょう。

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