【誰でも簡単】報告書は無料テンプレートで今すぐ完成!9つの内容と書き方をおさえるだけで提出できる!

公開日:2019.8.4  |  最終更新日:2019.9.24


会社に勤めていると、報告書の提出が頻繁にあります。しかし、何を書けば良いのか悩むため、報告書の作成が面倒だと感じている人も多いです。

そこで本記事では、項目を埋めるだけで報告書が完成する無料テンプレートを用意しました。

  • 報告書をテンプレートで完成させたい!
  • 報告書の記載内容注意点は?
  • 報告書に所感・所見は必要
  • 報告相手(社長・上司・お客様)によって書き方を変える?
  • 報告書の文章量はどのくらい必要?

この記事を読むと、これらを簡単に解決できます。今すぐ報告書を完成させて、早めに提出しましょう。


報告書テンプレートの3つの基本構成を30秒で説明!


報告書テンプレートの基本構成は『表題・要旨・詳細』の3つ

報告書の基本構成は、以下の3層構造から成り立ちます。

報告書の基本構成内容
1.表題タイトル・用件
2.要旨詳細内容の要点
3.詳細説明文等の詳しい記述

この3層構造は、上の層(表題)へ行くほど要約され、下の層(詳細)へ行くほど記述が詳しくなります。ピラミッド型のイメージです。


この構成をふまえた報告書の書き方・記載項目テンプレートも、本記事内で紹介しています。

報告書テンプレートの『詳細』の構成は『見出し・小見出し・説明文』の3つ

報告書の基本構成3の「詳細」の中には、さらに3つの構成があります。

詳細の構成内容
1.見出し小見出しの要点のまとめ
2.小見出し説明文の要点のまとめ
3.説明文事実・結果等の詳細な説明文章

基本構成と同様に、上の層(見出し)ほど要約され、下の層(説明文)ほど詳細になります。


報告書テンプレートの書き方と記載項目9個+αを紹介!


報告書の一般的な記載項目は、以下の9個です。

<報告書の記載項目>
1.日付
2.宛名
3.差出人
4.表題・件名
5.本文
6.状況説明
7.要旨
8.詳細
9.所感・所見
その他:添付資料

それぞれの項目について、説明していきます。また、この書き方をふまえた報告書のテンプレートも、本記事内で紹介しています。

【報告書テンプレートの書き方・記載項目1】日付

報告書の作成日を記入します。書式の指定がない場合は、右上に記載しましょう。

【報告書テンプレートの書き方・記載項目2】宛名

宛名には、会社名・部署名・役職名・氏名・敬称を書きます。社内宛の場合は、会社名は不要です。

社外宛の場合は、必ず会社名を正式名称で記載しましょう。株式会社を(株)と書いてはいけません。また、社外宛の場合の役職名・敬称の書き方は、「役職名+氏名+様」が一般的です。

関連記事:【無料】コピペで完成!ビジネス文書のテンプレート35選!誰でも使える例文・定型文を大公開!

【報告書テンプレートの書き方・記載項目3】差出人

差出人には、報告書作成者の部署名・氏名・連絡先(内線番号等)を書きます。社外宛の場合には、会社名なども記載しましょう。

【報告書テンプレートの書き方・記載項目4】表題・件名

表題には、報告書の目的・用件を簡潔に記載します。ただし、あまりにも短すぎると内容が一目でわかりません。文字数は20文字前後が目安です。

良い表題の例◯◯地域における◯◯の販売報告
NGな表題の例販売報告

【報告書テンプレートの書き方・記載項目5】本文

本文では、用件を簡潔に述べます。後述の項目で詳細な報告内容を書くので、ここでは簡単な記述に留めましょう。

ビジネス文書形式で作成する場合は、本文の下に、センター揃えで「記」と書きます。

<本文の記載例>
表題の件について、下記の通りご報告いたします。

【報告書テンプレートの書き方・記載項目6】状況説明

状況説明では、重要な項目を箇条書きにします。視覚的にも見やすく、要点がわかりやすくなります。

具体的には、以下のような点を記載します。

<状況説明の記載例>
・担当者・関係者
・日時
・場所
・目的

【報告書テンプレートの書き方・記載項目7】要旨

要旨は、報告書の要約です。 ポイントを3つ程度にまとめ、簡潔に記載します。その際、重要な数量や固有名詞などは、省略しないよう気を付けましょう。

【報告書テンプレートの書き方・記載項目8】詳細

詳細は、前述の「詳細の構成」に沿って記載します。ここは、報告内容について1番詳しく書く項目です。

特に、以下の点には間違いや記載漏れがないよう、注意しましょう。

<詳細内容の記載例>
固有名詞(人名・商品名・場所等)
数字・単位(金額・数量等)
・当事者の行動・発言内容

【報告書テンプレートの書き方・記載項目9】所感・所見

所感・所見とは、報告者の意見や感想などです。報告書の目的や提出先によって、所感の必要性は異なります。これについては後述の「 報告書作成のポイント・注意点」で詳しく解説しています。

【報告書テンプレートの書き方・記載項目:その他】添付資料

添付資料がある場合は、最後に下記内容を記載します。

<添付資料の記載項目例>
・資料の名称
・ナンバー(別紙1・2など)
部数(枚数)
・作成日時

報告書テンプレートの作成で気を付ける3つのポイント・注意点を解説!


報告書を作成する際には、以下の3つの注意点があります。

1.提出相手や目的を意識する
2.事実所感を明確に分ける
3.見やすいレイアウトにする

それぞれのポイントについて解説していきます。

【報告書テンプレート作成のポイント・注意点1】提出相手や目的を意識する

報告書で重要なことは、「相手の求める報告内容が何か」を考えることです。事実のみを伝えれば良いのか、所感も必要なのかは、報告相手や内容によります。

報告書の提出相手や目的は、主に以下の3パターンです。

提出先報告書の目的・内容
社長・役員・経営陣重大トラブル・高額な取引・重要な情報・事柄
上司・先輩・部署内トラブル・商談・研修・出張・業務報告
お客様・取引先トラブル・クレーム等による調査報告

それぞれの提出先や目的によって、具体的な書き方・注意点も異なります。

社長・役員・経営陣への報告書作成の注意点

  • 簡潔にわかりやすくまとめる
  • 報告の目的次第所感を付ける
  • 早急に報告書を提出する

社長・役員は重要な仕事を抱えているため、多忙です。すぐに要点がわかるよう、報告書はシンプルにまとめる必要があります。また、社長等へ報告が必要なのは重大な事案のため、少しでも早く提出しましょう。

上司・先輩・部署内への報告書作成の注意点

  • 目的により「要旨のみ」または「要旨+詳細内容」とする
  • 可能であれば、所感の要否を確認する
  • 事象の翌日から数日以内に提出する

上司等への報告書は、詳しい説明が必要な場合、要旨と詳細内容を記載します。ただし、簡潔な報告で良い場合は、要旨のみとすることも可能です。目的に合わせて臨機応変に作成しましょう。

お客様・取引先への報告書作成の注意点

  • 要旨を1枚にまとめる
  • 詳細内容を別紙で2~3枚にまとめるのが一般的
  • 報告内容に間違いや誤認がないよう注意する
  • 所感は不要
  • 事実のみを報告する

お客様への報告書提出は、トラブル・クレームによる場合も多いです。内容に失礼や間違いのないよう、細心の注意を払いましょう。

【報告書テンプレート作成のポイント・注意点2】事実と所感を明確に分ける

報告書では、事実と所感を明確に分けることが大事です。

<事実と所感の違い>
・事実:実際に起きた事象・結果、数量等が明確な物
・所感:意見・感想

具体的には、以下のような点に気を付けます。

<事実と所感の書き分け方>
提出相手・目的により所感の要否を判断する
事実を先に伝える
・事実と所感を混ぜて書かない
・所感の記載は、「所感であること」を明確にする

報告を受ける人は、感想よりもまず事実を求めている場合が多いです。結果などをすべて説明した上で、自分の考えを述べましょう。

【報告書テンプレート作成のポイント・注意点3】見やすいレイアウトにする

報告書は、視覚的にわかりやすいレイアウトにすることが大切です。
具体的には、以下のような点に注意します。

<レイアウト・見た目の整え方の具体例>
図・表を入れる
・要点やポイントを見出しにする
・重要な箇所は太字やアンダーラインを活用する
・適度な改行や余白を入れる
・1文を短くまとめる
・文字サイズは11~12pt が一般的に見やすい

また、報告の目的に応じて文章量も調整しましょう。

 <文章量の具体例>
簡潔な報告書200文字程度
一般的な報告書要旨+詳細内容(A4用紙2~3枚程度)

コピペOK!報告書の無料テンプレート3選


よく作る報告書3選について、コピペで使えるテンプレートを紹介いたします。

1.業務報告書
2.出張報告書
3.研修報告書

前述の「報告書の書き方と記載項目」をふまえた書式・フォーマットとなっています。

【報告書の無料テンプレート1】業務報告書

○○○○年○○月○○日

業務報告書

○○部
部長 ○○○○ 殿

部署:○○部
氏名:○○○○ 印
内線:○○○○

下記の通りご報告いたします。

件名○○○○における○○○○の件
日時○○○○年○○月○○日(○)○時○○分 ~○○月○○日(○)○○時○○分
場所 
目的 
要旨1.
2.
3.
詳細 
特記事項 
所感 
添付資料・別紙1:○○○○ ○枚
・別紙2:○○○○ ○枚

上記を確認しました。

○○○○年○○月○○日

○○部
部長 ○○○○ 印


【報告書の無料テンプレート2】出張報告書

○○○○年○○月○○日

出張報告書

○○部
部長 ○○○○ 殿

部署:○○部
氏名:○○○○ 印
内線:○○○○

下記の通りご報告いたします。

件名○○○○における○○○○の件
日時○○○○年○○月○○日(○)~○○○○年○○月○○日(○)
出張先 
同行者 
目的 
内容 
特記事項 
所感 
添付資料・別紙1:○○○○ ○枚
・別紙2:○○○○ ○枚
経費
領収証
・交通費(○○~○○間 往復)
・タクシー代(○○~○○間)
・宿泊費(○○ホテル)


【報告書の無料テンプレート3】研修報告書

○○○○年○○月○○日

研修報告書

○○部
部長 ○○○○ 殿

部署:○○部
氏名:○○○○ 印
内線:○○○○

下記の通りご報告いたします。

件名○○○○における○○○○の件
日時○○○○年○○月○○日(○)○○時○○分~○○時○○分
場所○○ビル ○○会議室
研修テーマ 
講師○○社 ○○○○氏
目的 
研修内容 
所感 
備考 
添付資料・別紙1:○○○○ ○枚
・別紙2:○○○○ ○枚


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