【誰でも簡単】報告書は無料テンプレートで今すぐ完成!9つの内容と書き方をおさえるだけで提出できる!
公開日:2019.8.4 | 最終更新日:2019.9.24

会社に勤めていると、報告書の提出が頻繁にあります。しかし、何を書けば良いのか悩むため、報告書の作成が面倒だと感じている人も多いです。
そこで本記事では、項目を埋めるだけで報告書が完成する無料テンプレートを用意しました。
- 報告書をテンプレートで完成させたい!
- 報告書の記載内容や注意点は?
- 報告書に所感・所見は必要?
- 報告相手(社長・上司・お客様)によって書き方を変える?
- 報告書の文章量はどのくらい必要?
この記事を読むと、これらを簡単に解決できます。今すぐ報告書を完成させて、早めに提出しましょう。
報告書テンプレートの3つの基本構成を30秒で説明!

報告書テンプレートの基本構成は『表題・要旨・詳細』の3つ
報告書の基本構成は、以下の3層構造から成り立ちます。
| 報告書の基本構成 | 内容 |
|---|---|
| 1.表題 | タイトル・用件 |
| 2.要旨 | 詳細内容の要点 |
| 3.詳細 | 説明文等の詳しい記述 |
この3層構造は、上の層(表題)へ行くほど要約され、下の層(詳細)へ行くほど記述が詳しくなります。ピラミッド型のイメージです。

この構成をふまえた報告書の書き方・記載項目とテンプレートも、本記事内で紹介しています。
報告書テンプレートの『詳細』の構成は『見出し・小見出し・説明文』の3つ
報告書の基本構成3の「詳細」の中には、さらに3つの構成があります。
| 詳細の構成 | 内容 |
|---|---|
| 1.見出し | 小見出しの要点のまとめ |
| 2.小見出し | 説明文の要点のまとめ |
| 3.説明文 | 事実・結果等の詳細な説明文章 |
基本構成と同様に、上の層(見出し)ほど要約され、下の層(説明文)ほど詳細になります。

報告書テンプレートの書き方と記載項目9個+αを紹介!

報告書の一般的な記載項目は、以下の9個です。
| <報告書の記載項目> |
|---|
| 1.日付 |
| 2.宛名 |
| 3.差出人 |
| 4.表題・件名 |
| 5.本文 |
| 6.状況説明 |
| 7.要旨 |
| 8.詳細 |
| 9.所感・所見 |
| その他:添付資料 |
それぞれの項目について、説明していきます。また、この書き方をふまえた報告書のテンプレートも、本記事内で紹介しています。
【報告書テンプレートの書き方・記載項目1】日付
報告書の作成日を記入します。書式の指定がない場合は、右上に記載しましょう。
【報告書テンプレートの書き方・記載項目2】宛名
宛名には、会社名・部署名・役職名・氏名・敬称を書きます。社内宛の場合は、会社名は不要です。
社外宛の場合は、必ず会社名を正式名称で記載しましょう。株式会社を(株)と書いてはいけません。また、社外宛の場合の役職名・敬称の書き方は、「役職名+氏名+様」が一般的です。
関連記事:【無料】コピペで完成!ビジネス文書のテンプレート35選!誰でも使える例文・定型文を大公開!
【報告書テンプレートの書き方・記載項目3】差出人
差出人には、報告書作成者の部署名・氏名・連絡先(内線番号等)を書きます。社外宛の場合には、会社名なども記載しましょう。
【報告書テンプレートの書き方・記載項目4】表題・件名
表題には、報告書の目的・用件を簡潔に記載します。ただし、あまりにも短すぎると内容が一目でわかりません。文字数は20文字前後が目安です。
| 良い表題の例 | ◯◯地域における◯◯の販売報告 |
|---|---|
| NGな表題の例 | 販売報告 |
【報告書テンプレートの書き方・記載項目5】本文
本文では、用件を簡潔に述べます。後述の項目で詳細な報告内容を書くので、ここでは簡単な記述に留めましょう。
ビジネス文書形式で作成する場合は、本文の下に、センター揃えで「記」と書きます。
| <本文の記載例> |
|---|
| 表題の件について、下記の通りご報告いたします。 |
【報告書テンプレートの書き方・記載項目6】状況説明
状況説明では、重要な項目を箇条書きにします。視覚的にも見やすく、要点がわかりやすくなります。
具体的には、以下のような点を記載します。
| <状況説明の記載例> |
|---|
| ・担当者・関係者 |
| ・日時 |
| ・場所 |
| ・目的 |
【報告書テンプレートの書き方・記載項目7】要旨
要旨は、報告書の要約です。 ポイントを3つ程度にまとめ、簡潔に記載します。その際、重要な数量や固有名詞などは、省略しないよう気を付けましょう。
【報告書テンプレートの書き方・記載項目8】詳細
詳細は、前述の「詳細の構成」に沿って記載します。ここは、報告内容について1番詳しく書く項目です。
特に、以下の点には間違いや記載漏れがないよう、注意しましょう。
| <詳細内容の記載例> |
|---|
| ・固有名詞(人名・商品名・場所等) |
| ・数字・単位(金額・数量等) |
| ・当事者の行動・発言内容 |
【報告書テンプレートの書き方・記載項目9】所感・所見
所感・所見とは、報告者の意見や感想などです。報告書の目的や提出先によって、所感の必要性は異なります。これについては後述の「 報告書作成のポイント・注意点」で詳しく解説しています。
【報告書テンプレートの書き方・記載項目:その他】添付資料
添付資料がある場合は、最後に下記内容を記載します。
| <添付資料の記載項目例> |
|---|
| ・資料の名称 |
| ・ナンバー(別紙1・2など) |
| ・部数(枚数) |
| ・作成日時 |
報告書テンプレートの作成で気を付ける3つのポイント・注意点を解説!

報告書を作成する際には、以下の3つの注意点があります。
| 1.提出相手や目的を意識する |
| 2.事実と所感を明確に分ける |
| 3.見やすいレイアウトにする |
それぞれのポイントについて解説していきます。
【報告書テンプレート作成のポイント・注意点1】提出相手や目的を意識する
報告書で重要なことは、「相手の求める報告内容が何か」を考えることです。事実のみを伝えれば良いのか、所感も必要なのかは、報告相手や内容によります。
報告書の提出相手や目的は、主に以下の3パターンです。
| 提出先 | 報告書の目的・内容 |
|---|---|
| 社長・役員・経営陣 | 重大トラブル・高額な取引・重要な情報・事柄 |
| 上司・先輩・部署内 | トラブル・商談・研修・出張・業務報告 |
| お客様・取引先 | トラブル・クレーム等による調査報告 |
それぞれの提出先や目的によって、具体的な書き方・注意点も異なります。
社長・役員・経営陣への報告書作成の注意点
- 簡潔にわかりやすくまとめる
- 報告の目的次第で所感を付ける
- 早急に報告書を提出する
社長・役員は重要な仕事を抱えているため、多忙です。すぐに要点がわかるよう、報告書はシンプルにまとめる必要があります。また、社長等へ報告が必要なのは重大な事案のため、少しでも早く提出しましょう。
上司・先輩・部署内への報告書作成の注意点
- 目的により「要旨のみ」または「要旨+詳細内容」とする
- 可能であれば、所感の要否を確認する
- 事象の翌日から数日以内に提出する
上司等への報告書は、詳しい説明が必要な場合、要旨と詳細内容を記載します。ただし、簡潔な報告で良い場合は、要旨のみとすることも可能です。目的に合わせて臨機応変に作成しましょう。
お客様・取引先への報告書作成の注意点
- 要旨を1枚にまとめる
- 詳細内容を別紙で2~3枚にまとめるのが一般的
- 報告内容に間違いや誤認がないよう注意する
- 所感は不要
- 事実のみを報告する
お客様への報告書提出は、トラブル・クレームによる場合も多いです。内容に失礼や間違いのないよう、細心の注意を払いましょう。
【報告書テンプレート作成のポイント・注意点2】事実と所感を明確に分ける
報告書では、事実と所感を明確に分けることが大事です。
| <事実と所感の違い> |
|---|
| ・事実:実際に起きた事象・結果、数量等が明確な物 |
| ・所感:意見・感想 |
具体的には、以下のような点に気を付けます。
| <事実と所感の書き分け方> |
|---|
| ・提出相手・目的により所感の要否を判断する |
| ・事実を先に伝える |
| ・事実と所感を混ぜて書かない |
| ・所感の記載は、「所感であること」を明確にする |
報告を受ける人は、感想よりもまず事実を求めている場合が多いです。結果などをすべて説明した上で、自分の考えを述べましょう。
【報告書テンプレート作成のポイント・注意点3】見やすいレイアウトにする
報告書は、視覚的にわかりやすいレイアウトにすることが大切です。
具体的には、以下のような点に注意します。
| <レイアウト・見た目の整え方の具体例> |
|---|
| ・図・表を入れる |
| ・要点やポイントを見出しにする |
| ・重要な箇所は太字やアンダーラインを活用する |
| ・適度な改行や余白を入れる |
| ・1文を短くまとめる |
| ・文字サイズは11~12pt が一般的に見やすい |
また、報告の目的に応じて文章量も調整しましょう。
| <文章量の具体例> | |
|---|---|
| 簡潔な報告書 | 200文字程度 |
| 一般的な報告書 | 要旨+詳細内容(A4用紙2~3枚程度) |
コピペOK!報告書の無料テンプレート3選

よく作る報告書3選について、コピペで使えるテンプレートを紹介いたします。
| 1.業務報告書 |
| 2.出張報告書 |
| 3.研修報告書 |
前述の「報告書の書き方と記載項目」をふまえた書式・フォーマットとなっています。
【報告書の無料テンプレート1】業務報告書
○○○○年○○月○○日
業務報告書
○○部
部長 ○○○○ 殿
部署:○○部
氏名:○○○○ 印
内線:○○○○
下記の通りご報告いたします。
| 件名 | ○○○○における○○○○の件 |
|---|---|
| 日時 | ○○○○年○○月○○日(○)○時○○分 ~○○月○○日(○)○○時○○分 |
| 場所 | |
| 目的 | |
| 要旨 | 1. 2. 3. |
| 詳細 | |
| 特記事項 | |
| 所感 | |
| 添付資料 | ・別紙1:○○○○ ○枚 ・別紙2:○○○○ ○枚 |
上記を確認しました。
○○○○年○○月○○日
○○部
部長 ○○○○ 印
【報告書の無料テンプレート2】出張報告書
○○○○年○○月○○日
出張報告書
○○部
部長 ○○○○ 殿
部署:○○部
氏名:○○○○ 印
内線:○○○○
下記の通りご報告いたします。
| 件名 | ○○○○における○○○○の件 |
|---|---|
| 日時 | ○○○○年○○月○○日(○)~○○○○年○○月○○日(○) |
| 出張先 | |
| 同行者 | |
| 目的 | |
| 内容 | |
| 特記事項 | |
| 所感 | |
| 添付資料 | ・別紙1:○○○○ ○枚 ・別紙2:○○○○ ○枚 |
| 経費 領収証 | ・交通費(○○~○○間 往復) ・タクシー代(○○~○○間) ・宿泊費(○○ホテル) |
【報告書の無料テンプレート3】研修報告書
○○○○年○○月○○日
研修報告書
○○部
部長 ○○○○ 殿
部署:○○部
氏名:○○○○ 印
内線:○○○○
下記の通りご報告いたします。
| 件名 | ○○○○における○○○○の件 |
|---|---|
| 日時 | ○○○○年○○月○○日(○)○○時○○分~○○時○○分 |
| 場所 | ○○ビル ○○会議室 |
| 研修テーマ | |
| 講師 | ○○社 ○○○○氏 |
| 目的 | |
| 研修内容 | |
| 所感 | |
| 備考 | |
| 添付資料 | ・別紙1:○○○○ ○枚 ・別紙2:○○○○ ○枚 |
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