【テンプレあり】書類送付状の書き方のポイントを7つ徹底解説！

登録日：2019.6.30  ｜  最終更新日：2023.5.9

初めて書類を郵送する相手に、何と書いて送れば良いのか悩むことはありませんか？そもそも、送付書類以外に手紙などを添える必要があるのか？と疑問に思うかもしれません。

ですが、ビジネスでは書類送付状を添えることがマナーです。送付状がないと、常識がないと思われる可能性がありますので、必ず付けましょう。

そこで、この記事では、よく使う書類送付状の無料テンプレートを用意しました。社外宛て・社内宛て・個人宛て・就職活動用など、様々なシチュエーションに対応しています。

特に、次のような方にはおすすめです。

• コピペで完成させたい
• 失礼のない書き方がわからない
• 送り先に合わせたテンプレートがほしい

コピペで今すぐ送付状を完成させて、早めに必要書類を発送しましょう。

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書類送付状とは何？役割は「挨拶・通知・補足」の3つ！

書類送付状とは、書類の郵送時に添える書面のことです。「誰から」「誰宛てに」「どのような用件で」「何の書類を」「どれだけ」送付したのかを簡単に記載します。送付案内状・送り状・添え状などとも呼ばれます。

書類送付状には、以下の3点の役割があります。

挨拶・コミュニケーション

書類送付状には、挨拶の役割があります。

書類を直接届ける場合でも、無言で手渡す人はいませんよね。「○○の書類です」「よろしくお願いします」など、一言添えます。郵送する場合は、書類送付状がそのコミュニケーションの役目を果たします。

送付状がないと「一方的に書類を送り付けられた」と感じ、不快に思う人もいますので、必ず添えましょう。

用件・書類内容・差出人の通知

書類送付状には、下記内容を一目でわかるように通知する役割があります。

送付内容を明確にすることによって、書類の不備なども、すぐに発見することができます。不明点があれば差出人へ問い合わせますので、担当者名や問い合わせ先の記載も必須です。

また、会社には日々たくさんの郵便物が届きますので、用件を簡潔に伝えることが重要です。送付状がなければ、「何の書類なのか？」「必要書類は揃っているか？」などの確認に時間がかかります。相手の手間を省くという気づかいも、ビジネスにおいては大切です。

情報の補足

書類送付状には、情報を補足する役割もあります。書類本編に記載できなかった連絡事項や備考などを、送付状で伝えることができます。

書類送付状の書き方・記載項目や基本書式を解説！

書類送付状には、以下の項目を記載します。

書類内容の記載方法や、書き方に困る挨拶文について、下記で解説いたします。

「頭語・結語」の書き方

本文には、最初に頭語（拝啓）、最後に結語（敬具）を書きます。
頭語と結語はセットになっており、書類送付状では、一般的に「拝啓」・「敬具」を用います。

「時候の挨拶」の書き方

「拝啓」の次には、「春分の候」などの時候の挨拶を書きます。季節により挨拶文が変わるため、1年中使える「時下」を用いてテンプレートを作成しておくと便利です。

「慶賀の挨拶」の書き方

慶賀の挨拶とは、相手の繁栄を喜ぶ言葉や、安否を尋ねる挨拶のことです。書類送付状では、下記のような表現をよく使います。

取引先に送る場合は、宛名が担当者個人名でも、法人向けの挨拶を書きましょう。

時候の挨拶で「時下」を用いる場合は、貴社や貴殿などを省略し「時下ますます」と繋げる書き方が定着しています。

「感謝の言葉」の書き方

慶賀の挨拶の次に、感謝の言葉を書きます。書類送付状では、下記のような定型文を用います。

「送付内容」の書き方

本文の後に、下記の順で書類の内容を記載します。

書類送付状において重要な「書類の名称・部数」は、正確に記しましょう。わかりやすくするため、本文内には書かず、別記で箇条書きにします。複数枚で1部となっている書類は、枚数も記載すると親切です。

関連記事：【無料】コピペで完成！ビジネス文書のテンプレート35選！誰でも使える例文・定型文を大公開！

書類送付状の7つのポイント！NGな書き方の具体例を紹介！

書類送付状では、気を付けるべきマナーがあります。失礼のないように、下記の7つのポイントを意識しましょう。

それぞれのポイントについて、具体的に解説いたします。

【書類送付状のポイントその1】会社名の省略「(株)○○○○」は失礼

会社名は必ず正式名称で記載します。株式会社を(株)と省略するのは失礼にあたります。また、「株式会社」が、社名の前後どちらに付くのかも、間違えないように気を付けましょう。

【書類送付状のポイントその2】「御中」と「様」の併記は間違い

宛名を「○○部　○○様」とする場合に、「○○部御中　○○様」のように、御中と様を併記するのは間違いです。「部署名には必ず御中を付ける」というのは誤りなので、気を付けましょう。

「御中」と「様」は以下のように使い分けます。

「会社名+様」も間違いですので、気をつけましょう。

【書類送付状のポイントその3】役職名と敬称の二重敬語「○○部長様」は間違い

役職名・敬称については「役職名+氏名+様」という書き方が、一般的です。「○○部長様」という書き方は間違いなので、気をつけましょう。部長・課長などの役職名が敬称のため、様をつけると二重敬語となり、誤りです。

【書類送付状のポイントその4】日付の略記「R1年」はNG

日付については、「令和」を「R」と省略するのはNGです。年月日をスラッシュやピリオドにする表現も、社外文書には向いていません。和暦（元号）・西暦は、どちらを用いても問題ありません。

【書類送付状のポイントその5】書面で「御社」は間違い

相手の会社を表す言葉として「御社」と「貴社」があります。同じようですが、「御社」は話し言葉で、「貴社」は書き言葉です。そのため、書面上では「貴社」と書くのが正解です。

【書類送付状のポイントその6】自社のことを「当社」と書くのはNG

自社のことを表す言葉として「当社」と「弊社」があります。「当社」は相手との立場が同等の場合に使い、「弊社」はへりくだって言う場合に使います。

送付先によっては、「当社」でも間違いではありません。ただし、ビジネス相手やお客様へ送る際は、「弊社」と書くのが一般的です。

【書類送付状のポイントその7】略式の表現「取り急ぎ、ご案内まで」は失礼

本文の最後に「取り急ぎ、ご案内まで。」と書かかれている場合があります。しかし、これは簡略化した表現ですので、目上の方には失礼です。また、書類送付状には適していません。

送付状の場合、「ご査収の程よろしくお願い申し上げます」などの文章で締めくくります。どうしても「取り急ぎ、ご案内まで」と書きたい場合は、下記のように、省略せずに記載しましょう。

コピペOK！書類送付状の無料テンプレート9選

よく使う書類送付状のテンプレートを紹介いたします。コピペでそのまま使えますので、ぜひご利用ください。下記の通り、様々なシチュエーションの書式・例文を用意しています。

【書類送付状の無料テンプレートその1】社外・取引先宛て

社外・取引先宛の書類送付状の注意点

• 挨拶文は、会社向けの言いまわし「ご清栄」「ご盛栄」などを使用する。

【書類送付状の無料テンプレートその2】社外・個人のお客様宛て

社外・個人のお客様宛の書類送付状の注意点

• 挨拶文は、個人向けの言いまわし「ご健勝」「ご清祥」などを使用する。

【書類送付状の無料テンプレートその3】 社内宛て

社内宛ての書類送付状の注意点

• 拝啓・敬具や時候の挨拶は不要。
• 宛名・差出人名ともに、会社名は不要。
• 電話番号（内線番号または携帯番号）は記載する。
• タイトルに用件（何の書類か）を記載する。
• 「ご苦労さま」は目上の方にはNG。

社内宛ての場合、用件を簡潔にまとめることが大事です。回りくどくならないように心がけましょう。
「ご査収」・「お取り計らい」は、下記のように使い分けます。

「お取り計らい」には、お願いの意味が含まれます。手続きを依頼する場合などに使いましょう。

【書類送付状の無料テンプレートその4】個人・法人から役所・官公庁・公共機関宛て（一般的な書類送付）

役所・官公庁宛ての書類送付状の注意点

• タイトルに用件（何の書類か）を記載する。
• 拝啓・敬具や、時候の挨拶などは不要。
• 宛名は、部署名か「○○ご担当者様」とする。

役所・官公庁宛ての場合は、用件のみを簡潔に記載するのが一般的です。個人から役所宛に送る際は、差出人名を会社ではなく個人名・自宅住所・電話番号に変更してご使用ください。

【書類送付状の無料テンプレートその5】個人・法人から役所・官公庁・公共機関宛て（証明書等の取り寄せ・控えの返信依頼）

役所・官公庁宛ての書類送付状の注意点

基本的な注意事項は、役所・官公庁宛の一般書類送付の書式と同じです。

証明書・控え等の返信依頼の送付状の注意点

• 依頼内容により、タイトルを変更する。
• 依頼する書類内容・部数を明記する。

下記は依頼内容の記載例です。

タイトルは、目的によって使い分けましょう。

【書類送付状の無料テンプレートその6】個人（お客様の立場）から企業・会社・組織宛て

個人（お客様の立場）から企業・会社宛ての書類送付状の注意点

• 宛名は、担当者名か部署名、または「○○ご担当者様」とする。
• 「ご愛顧」など、企業側が使う言葉を使用しない。

【書類送付状の無料テンプレートその7】履歴書・エントリーシート（ES）の送付（新卒・就職活動向け）

履歴書の書類送付状の注意点（就職・転職活動共通）

• 宛名は、担当者名または部署宛てとする（下表参照）。
• 件名は「応募書類の送付につきまして」などとする。
• 自分の連絡先（自宅住所・電話番号・メールアドレスなど）を記載する。
• 求人に応募する旨を明記する。

宛名の書き方は下記の通りです。

優先順位として、募集要項などに担当者名が明記されている場合は、必ず担当者宛てにしましょう。担当者名がわからない場合のみ、ご担当者様や人事部御中などと記載します。

新卒・就職活動の履歴書・エントリーシートの書類送付状の注意点

• 在学中の学校名・学部・学科名などを記載する。

【書類送付状の無料テンプレートその8】履歴書・職務経歴書の送付（中途採用・転職活動向け）

履歴書の書類送付状の注意点（就職・転職活動共通）

基本的な注意事項は、新卒の就職活動の書式と同じです。

中途採用・転職活動の履歴書・職務経歴書の書類送付状の注意点

• 差出人欄に、現在の勤務先名は不要。
• 自己PR（経歴等）は必要ない。書く場合は簡潔にまとめる。

送付状は、あくまでも書類の内容を伝えるものです。本来であれば、送付状に自己PRは不要ですが、書く場合は短くまとめましょう。

【書類送付状の無料テンプレートその9】就職先・内定先宛ての入社書類送付

入社書類の書類送付状の注意点

• 宛名は、担当者名または部署宛てとする。
• 自分の連絡先（自宅住所・電話番号・メールアドレスなど）を記載する。
• 書類の内容と枚数（部数）を正確に記載する。

同封書類の記載については、実際の送付内容に合わせて、項目を変更してご使用ください。

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