【テンプレあり】書類送付状の書き方のポイントを7つ徹底解説!
登録日:2019.6.30 | 最終更新日:2023.5.9
初めて書類を郵送する相手に、何と書いて送れば良いのか悩むことはありませんか?そもそも、送付書類以外に手紙などを添える必要があるのか?と疑問に思うかもしれません。
ですが、ビジネスでは書類送付状を添えることがマナーです。送付状がないと、常識がないと思われる可能性がありますので、必ず付けましょう。
そこで、この記事では、よく使う書類送付状の無料テンプレートを用意しました。社外宛て・社内宛て・個人宛て・就職活動用など、様々なシチュエーションに対応しています。
特に、次のような方にはおすすめです。
- コピペで完成させたい
- 失礼のない書き方がわからない
- 送り先に合わせたテンプレートがほしい
コピペで今すぐ送付状を完成させて、早めに必要書類を発送しましょう。
書類送付状とは何?役割は「挨拶・通知・補足」の3つ!
書類送付状とは、書類の郵送時に添える書面のことです。「誰から」「誰宛てに」「どのような用件で」「何の書類を」「どれだけ」送付したのかを簡単に記載します。送付案内状・送り状・添え状などとも呼ばれます。
書類送付状には、以下の3点の役割があります。
1. 挨拶・コミュニケーション |
2. 用件・書類内容・差出人の通知 |
3. 情報の補足 |
挨拶・コミュニケーション
書類送付状には、挨拶の役割があります。
書類を直接届ける場合でも、無言で手渡す人はいませんよね。「○○の書類です」「よろしくお願いします」など、一言添えます。郵送する場合は、書類送付状がそのコミュニケーションの役目を果たします。
送付状がないと「一方的に書類を送り付けられた」と感じ、不快に思う人もいますので、必ず添えましょう。
用件・書類内容・差出人の通知
書類送付状には、下記内容を一目でわかるように通知する役割があります。
1.用件 |
2.同封書類の内容・部数 |
3.差出人・問い合わせ先 |
送付内容を明確にすることによって、書類の不備なども、すぐに発見することができます。不明点があれば差出人へ問い合わせますので、担当者名や問い合わせ先の記載も必須です。
また、会社には日々たくさんの郵便物が届きますので、用件を簡潔に伝えることが重要です。送付状がなければ、「何の書類なのか?」「必要書類は揃っているか?」などの確認に時間がかかります。相手の手間を省くという気づかいも、ビジネスにおいては大切です。
情報の補足
書類送付状には、情報を補足する役割もあります。書類本編に記載できなかった連絡事項や備考などを、送付状で伝えることができます。
書類送付状の書き方・記載項目や基本書式を解説!
書類送付状には、以下の項目を記載します。
日付 | 送付日 |
---|---|
宛名・送付先 | 会社名・部署名・役職名・氏名・敬称 |
差出人・署名 | 会社名・部署名・役職名・氏名・住所・電話番号・FAX番号 メールアドレスなど |
件名・タイトル | 「○○の書類送付の件」など |
本文 | 頭語・時候の挨拶・慶賀の挨拶・感謝の言葉・主文・結語 |
送付内容 | 同封書類の名称・部数(枚数) |
書類内容の記載方法や、書き方に困る挨拶文について、下記で解説いたします。
「頭語・結語」の書き方
本文には、最初に頭語(拝啓)、最後に結語(敬具)を書きます。
頭語と結語はセットになっており、書類送付状では、一般的に「拝啓」・「敬具」を用います。
「時候の挨拶」の書き方
「拝啓」の次には、「春分の候」などの時候の挨拶を書きます。季節により挨拶文が変わるため、1年中使える「時下」を用いてテンプレートを作成しておくと便利です。
「慶賀の挨拶」の書き方
慶賀の挨拶とは、相手の繁栄を喜ぶ言葉や、安否を尋ねる挨拶のことです。書類送付状では、下記のような表現をよく使います。
送付先 | 会社・組織・取引先担当者 |
---|---|
語句 | ・ご清栄 ・ご盛栄 |
例文 | ・貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 ・貴社ますますご盛栄の段 大慶に存じます。 |
取引先に送る場合は、宛名が担当者個人名でも、法人向けの挨拶を書きましょう。
送付先 | 個人・お客様 |
---|---|
語句 | ・ご健勝 ・ご清祥 |
例文 | ・貴殿におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。 ・◯◯様におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 |
時候の挨拶で「時下」を用いる場合は、貴社や貴殿などを省略し「時下ますます」と繋げる書き方が定着しています。
「感謝の言葉」の書き方
慶賀の挨拶の次に、感謝の言葉を書きます。書類送付状では、下記のような定型文を用います。
・平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。 |
・日頃は格別のご厚情を賜り心よりお礼申し上げます。 |
「送付内容」の書き方
本文の後に、下記の順で書類の内容を記載します。
1.センター揃えで「記」と記載 |
2.同封書類の名称・部数(枚数)の箇条書き |
3.右下に「以上」と記載 |
書類送付状において重要な「書類の名称・部数」は、正確に記しましょう。わかりやすくするため、本文内には書かず、別記で箇条書きにします。複数枚で1部となっている書類は、枚数も記載すると親切です。
関連記事:【無料】コピペで完成!ビジネス文書のテンプレート35選!誰でも使える例文・定型文を大公開!
書類送付状の7つのポイント!NGな書き方の具体例を紹介!
書類送付状では、気を付けるべきマナーがあります。失礼のないように、下記の7つのポイントを意識しましょう。
1.会社名の省略「(株)○○○○」は失礼 |
2.「御中」と「様」の併記は間違い |
3.役職名と敬称の二重敬語「○○部長様」は間違い |
4.日付の略記「R1年」はNG |
5.書面で「御社」は間違い |
6.自社のことを「当社」と書くのはNG |
7.略式の表現「取り急ぎ、ご案内まで」は失礼 |
それぞれのポイントについて、具体的に解説いたします。
【書類送付状のポイントその1】会社名の省略「(株)○○○○」は失礼
会社名は必ず正式名称で記載します。株式会社を(株)と省略するのは失礼にあたります。また、「株式会社」が、社名の前後どちらに付くのかも、間違えないように気を付けましょう。
正しい書き方 | ・株式会社○○○○ ・○○○○株式会社 |
---|---|
NGな書き方 | ・(株)○○○○ |
【書類送付状のポイントその2】「御中」と「様」の併記は間違い
宛名を「○○部 ○○様」とする場合に、「○○部御中 ○○様」のように、御中と様を併記するのは間違いです。「部署名には必ず御中を付ける」というのは誤りなので、気を付けましょう。
「御中」と「様」は以下のように使い分けます。
御中 | ・宛名が会社名・組織名 ・宛名が部署名 |
---|---|
様 | ・宛名が個人名 ・宛名が部署内の担当者名 |
「会社名+様」も間違いですので、気をつけましょう。
正しい書き方 | ・○○株式会社 ○○部 ○○様 ・○○株式会社 ○○部 御中 ・○○株式会社 御中 |
---|---|
NGな書き方 | ・○○株式会社 ○○部御中 ○○様 ・○○株式会社御中 ○○部 ○○様 ・○○株式会社 様 |
【書類送付状のポイントその3】役職名と敬称の二重敬語「○○部長様」は間違い
役職名・敬称については「役職名+氏名+様」という書き方が、一般的です。「○○部長様」という書き方は間違いなので、気をつけましょう。部長・課長などの役職名が敬称のため、様をつけると二重敬語となり、誤りです。
正しい書き方 | ・○○部 部長 ○○様 |
---|---|
NGな書き方 | ・○○部長様 |
【書類送付状のポイントその4】日付の略記「R1年」はNG
日付については、「令和」を「R」と省略するのはNGです。年月日をスラッシュやピリオドにする表現も、社外文書には向いていません。和暦(元号)・西暦は、どちらを用いても問題ありません。
正しい書き方 | ・令和1年6月1日 ・2019年6月1日 |
---|---|
NGな書き方 | ・R1年6月1日 ・2019/6/1 ・2019.6.1 |
【書類送付状のポイントその5】書面で「御社」は間違い
相手の会社を表す言葉として「御社」と「貴社」があります。同じようですが、「御社」は話し言葉で、「貴社」は書き言葉です。そのため、書面上では「貴社」と書くのが正解です。
正しい書き方 | ・貴社 |
---|---|
NGな書き方 | ・御社 |
【書類送付状のポイントその6】自社のことを「当社」と書くのはNG
自社のことを表す言葉として「当社」と「弊社」があります。「当社」は相手との立場が同等の場合に使い、「弊社」はへりくだって言う場合に使います。
送付先によっては、「当社」でも間違いではありません。ただし、ビジネス相手やお客様へ送る際は、「弊社」と書くのが一般的です。
正しい書き方 | ・弊社 |
---|---|
NGな書き方 | ・当社 |
【書類送付状のポイントその7】略式の表現「取り急ぎ、ご案内まで」は失礼
本文の最後に「取り急ぎ、ご案内まで。」と書かかれている場合があります。しかし、これは簡略化した表現ですので、目上の方には失礼です。また、書類送付状には適していません。
送付状の場合、「ご査収の程よろしくお願い申し上げます」などの文章で締めくくります。どうしても「取り急ぎ、ご案内まで」と書きたい場合は、下記のように、省略せずに記載しましょう。
正しい書き方 | ・まずは書中をもちましてご案内申し上げます。 |
---|---|
NGな書き方 | ・取り急ぎ、ご案内まで。 |
コピペOK!書類送付状の無料テンプレート9選
よく使う書類送付状のテンプレートを紹介いたします。コピペでそのまま使えますので、ぜひご利用ください。下記の通り、様々なシチュエーションの書式・例文を用意しています。
1.社外・取引先宛て |
2.社外・個人のお客様宛て |
3.社内宛て |
4.個人・法人から役所・官公庁・公共機関宛て(一般的な書類送付) |
5.個人・法人から役所・官公庁・公共機関宛て(証明書等の取り寄せ・控えの返信依頼) |
6.個人(お客様の立場)から企業・会社・組織宛て |
7.履歴書・エントリーシート(ES)の送付(新卒・就職活動向け) |
8.履歴書・職務経歴書の送付(中途採用・転職活動向け) |
9.就職先・内定先宛ての入社書類送付 |
【書類送付状の無料テンプレートその1】社外・取引先宛て
○○○○年○○月○○日
株式会社○○○○
○○部 部長 ○○○○様
株式会社○○○○
〒○○○-○○○○
東京都○○区○○○○○○○
TEL:○○-○○○○-○○○○
FAX:○○-○○○○-○○○○
担当:○○部 ○○○○
書類送付のご案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、下記の書類をお送り致しますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
添付書類
・○○○○ ○部
・○○○○ ○枚
以上
社外・取引先宛の書類送付状の注意点
- 挨拶文は、会社向けの言いまわし「ご清栄」「ご盛栄」などを使用する。
【書類送付状の無料テンプレートその2】社外・個人のお客様宛て
○○○○年○○月○○日
○○○○様
株式会社○○○○
〒○○○-○○○○
東京都○○区○○○○○○○
TEL:○○-○○○○-○○○○
FAX:○○-○○○○-○○○○
担当:○○部 ○○○○
書類送付のご案内
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、下記の書類をお送り致しますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
添付書類
・○○○○ ○部
・○○○○ ○枚
以上
社外・個人のお客様宛の書類送付状の注意点
- 挨拶文は、個人向けの言いまわし「ご健勝」「ご清祥」などを使用する。
【書類送付状の無料テンプレートその3】 社内宛て
○○○○年○○月○○日
○○部 部長 ○○○○様
○○部 ○○○○
TEL:○○○-○○○○-○○○○
○○の書類送付の件
お疲れ様です。下記の通り書類を送付致しますので、ご査収の程(お取り計らいの程)よろしくお願い致します。
記
添付書類
・○○○○ ○部
・○○○○ ○枚
以上
社内宛ての書類送付状の注意点
- 拝啓・敬具や時候の挨拶は不要。
- 宛名・差出人名ともに、会社名は不要。
- 電話番号(内線番号または携帯番号)は記載する。
- タイトルに用件(何の書類か)を記載する。
- 「ご苦労さま」は目上の方にはNG。
社内宛ての場合、用件を簡潔にまとめることが大事です。回りくどくならないように心がけましょう。
「ご査収」・「お取り計らい」は、下記のように使い分けます。
書類の確認・受取の依頼 | ご査収の程 |
---|---|
事務処理・手続き等をお願いする場合 | お取り計らいの程 |
「お取り計らい」には、お願いの意味が含まれます。手続きを依頼する場合などに使いましょう。
【書類送付状の無料テンプレートその4】個人・法人から役所・官公庁・公共機関宛て(一般的な書類送付)
○○○○年○○月○○日
○○○○所 ○○課 御中
株式会社○○○○
〒○○○-○○○○
東京都○○区○○○○○○○
TEL:○○-○○○○-○○○○
FAX:○○-○○○○-○○○○
担当:○○部 ○○○○
○○○○の書類送付の件
上記の件につきまして、下記の書類をお送り致しますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
記
添付書類
・○○○○ ○部
・○○○○ ○枚
以上
役所・官公庁宛ての書類送付状の注意点
- タイトルに用件(何の書類か)を記載する。
- 拝啓・敬具や、時候の挨拶などは不要。
- 宛名は、部署名か「○○ご担当者様」とする。
役所・官公庁宛ての場合は、用件のみを簡潔に記載するのが一般的です。個人から役所宛に送る際は、差出人名を会社ではなく個人名・自宅住所・電話番号に変更してご使用ください。
【書類送付状の無料テンプレートその5】個人・法人から役所・官公庁・公共機関宛て(証明書等の取り寄せ・控えの返信依頼)
○○○○年○○月○○日
○○○○所 ○○課 御中
株式会社○○○○
〒○○○-○○○○
東京都○○区○○○○○○○
TEL:○○-○○○○-○○○○
FAX:○○-○○○○-○○○○
担当:○○部 ○○○○
○○○○の送付(依頼)の件
上記の件につきまして、下記の書類をお送り致します。
つきましては、○○をご返信頂ますよう、お取り計らいの程よろしくお願い申し上げます。
記
依頼内容
・○○○○ ○通
添付書類
・○○○○ ○部
・○○○○ ○枚
・返信用封筒 1通
以上
役所・官公庁宛ての書類送付状の注意点
基本的な注意事項は、役所・官公庁宛の一般書類送付の書式と同じです。
証明書・控え等の返信依頼の送付状の注意点
- 依頼内容により、タイトルを変更する。
- 依頼する書類内容・部数を明記する。
下記は依頼内容の記載例です。
・○○証明書 1通 |
・○○の受領証 1通 |
・○○の控え 1通 |
タイトルは、目的によって使い分けましょう。
目的 | タイトル |
---|---|
・証明書等の取り寄せ | ・○○○○の送付依頼の件 |
・控えの返信依頼 ・受領証の返信依頼 | <タイトルに返信依頼を記載しない例> ・○○○○(書類名)の送付の件 |
・控えの返信依頼 ・受領証の返信依頼 | <タイトルに返信依頼を記載する例> ・○○○○(書類名)送付と○○の返信依頼について |
【書類送付状の無料テンプレートその6】個人(お客様の立場)から企業・会社・組織宛て
○○○○年○○月○○日
株式会社○○○○
○○部 部長 ○○○○様
〒○○○-○○○○
東京都○○区○○○○○○○
TEL:○○-○○○○-○○○○
○○○○(氏名)
書類送付の件
拝啓 時下ますますご清栄のことと存じます。日頃より大変お世話になっております。
さて、下記の書類をお送り致しますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
添付書類
・○○○○ ○部
・○○○○ ○枚
以上
個人(お客様の立場)から企業・会社宛ての書類送付状の注意点
- 宛名は、担当者名か部署名、または「○○ご担当者様」とする。
- 「ご愛顧」など、企業側が使う言葉を使用しない。
【書類送付状の無料テンプレートその7】履歴書・エントリーシート(ES)の送付(新卒・就職活動向け)
○○○○年○○月○○日
株式会社○○○○
○○部 採用ご担当者様
○○大学 ○○学部 ○○学科
○○○○(氏名)
〒○○○-○○○○
東京都○○区○○○○○○○
TEL:○○-○○○○-○○○○
メールアドレス:○○○@○○○○○○○○
選考応募書類の送付につきまして
拝啓 貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたび、貴社の新卒採用に応募させて頂きたく、下記の通り応募書類をお送りいたします。
ご検討の上、ぜひ面接の機会をいただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
同封書類
・エントリーシート 1部
・履歴書 1部
以上
履歴書の書類送付状の注意点(就職・転職活動共通)
- 宛名は、担当者名または部署宛てとする(下表参照)。
- 件名は「応募書類の送付につきまして」などとする。
- 自分の連絡先(自宅住所・電話番号・メールアドレスなど)を記載する。
- 求人に応募する旨を明記する。
宛名の書き方は下記の通りです。
担当者名がわかる場合 | ・○○部 ○○○○様 |
---|---|
担当者名が不明の場合 | ・○○部 採用ご担当者様 ・○○部 御中 |
優先順位として、募集要項などに担当者名が明記されている場合は、必ず担当者宛てにしましょう。担当者名がわからない場合のみ、ご担当者様や人事部御中などと記載します。
新卒・就職活動の履歴書・エントリーシートの書類送付状の注意点
- 在学中の学校名・学部・学科名などを記載する。
【書類送付状の無料テンプレートその8】履歴書・職務経歴書の送付(中途採用・転職活動向け)
○○○○年○○月○○日
株式会社○○○○
○○部 採用ご担当者様
〒○○○-○○○○
東京都○○区○○○○○○○
TEL:○○-○○○○-○○○○
メールアドレス:○○○@○○○○○○○○
○○○○(氏名)
選考応募書類の送付につきまして
拝啓 貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたび、○○(媒体名など)にて貴社の採用情報を拝見し、下記の通り応募書類をお送りいたします。
(私は、○年間、○○○○(職種・経歴等)の職務に従事して参りました。これまでの経験を活かして、貴社の○○○○に貢献したいと考えております。)
ご検討の上、ぜひ面接の機会をいただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
同封書類
・履歴書 1部
・職務経歴書 1部(全○枚)
以上
履歴書の書類送付状の注意点(就職・転職活動共通)
基本的な注意事項は、新卒の就職活動の書式と同じです。
中途採用・転職活動の履歴書・職務経歴書の書類送付状の注意点
- 差出人欄に、現在の勤務先名は不要。
- 自己PR(経歴等)は必要ない。書く場合は簡潔にまとめる。
送付状は、あくまでも書類の内容を伝えるものです。本来であれば、送付状に自己PRは不要ですが、書く場合は短くまとめましょう。
【書類送付状の無料テンプレートその9】就職先・内定先宛ての入社書類送付
○○○○年○○月○○日
株式会社○○○○
○○部 採用ご担当者様
〒○○○-○○○○
東京都○○区○○○○○○○
TEL:○○-○○○○-○○○○
メールアドレス:○○○@○○○○○○○○
○○○○(氏名)
書類送付について
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは採用内定のご連絡を頂きまして、誠にありがとうございます。
つきましては、ご指示頂きました下記書類をお送り致しますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
同封書類
・健康診断証明書 1枚
・卒業証明書 1枚
・運転免許証コピー 1枚
・保険証コピー 1枚
・内定承諾書・入社誓約書 ○枚
・雇用契約書・労働条件書 ○枚
以上
入社書類の書類送付状の注意点
- 宛名は、担当者名または部署宛てとする。
- 自分の連絡先(自宅住所・電話番号・メールアドレスなど)を記載する。
- 書類の内容と枚数(部数)を正確に記載する。
同封書類の記載については、実際の送付内容に合わせて、項目を変更してご使用ください。
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