【明日からできる】業務改善を成功に導く3つのポイント！7つの手順と3つの具体例を解説！

登録日：2019.6.30  ｜  最終更新日：2019.9.24

働き方改革が叫ばれている昨今、業務改善は、どの企業でも行うべき取り組みです。しかし、正しい方法を知らなければ、効果が得られないだけでなく、改善にかけた時間やコストもムダになってしまいます。

そこで本記事では、業務改善の手順をわかりやすく解説していきます。
特に、次のような方にはおすすめです。

• 業務改善をして業績や利益を上げたい
• 上司が納得するような提案をして、労働環境を改善したい
• 業務改善の成功ポイントを知りたい

この記事でポイントをおさえて、ぜひ業務改善を成功させましょう。

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業務改善とは何？目的はQCDの向上！

業務改善とは、業務に関わる問題点や原因を見つけ出し、対策を講じることです。人・物・コスト・プロセス・情報など、あらゆる物が改善の対象となります。

業務改善の最終的な目的は、経営計画を達成するためのプロセスを最適化することです。そのための具体的な項目として、下記3つで成り立つ「QCD」が挙げられます。

品質・費用・時間について改善することが、業務改善の取り組みです。

業務改善の目的1. 品質の向上（Quality）

QCDは、どれか1つを向上させるために、他の2つを低下させてはいけません。

例えば、品質を下げれば、コストや納期を減らすことはできますが、それは業務改善とは言えません。品質を保ちながら、費用や時間を削減することが、業務改善では必須です。

サービスの強化、顧客満足度の向上、不良品の発生率の低減などが、品質の向上にあたります。

業務改善の目的2. 費用・コストの削減（Cost）

事業で利益を上げるために、コスト削減は重要な課題です。しかし、安易なコスト削減は、品質低下や労働環境の悪化につながる場合もあります。

目先の利益を求めるのではなく、QCD全体を改善できるような、中長期的なコスト削減策を検討しなければなりません。

業務改善の目的3. 納期・時間の短縮（Delivery）

納期・時間を短縮することも業務改善の目的です。そのために生産性向上や効率化を行います。

作業工程の見直しや、設備投資、システム化など、納期短縮の方法は多様にあります。これらの施策には、一時的に費用や手間がかかります。しかし、長期的に見ると、業務の簡略化や時間短縮が可能です。

また、効率化によって生まれた余剰な時間や人員は、さらに重要な業務へ充てることができます。結果的に、それが品質の向上にも繋がるのです。

「経費削減」や「業務削減」は「業務改善」の一部！それぞれの違いを解説！

業務改善は、「業務削減」や「経費削減」とよく混同されます。しかし、これらはイコールではありません。経費削減も、業務削減も、業務改善の中の一部です。

誤解のないように、それぞれの意味を解説いたします。

業務改善と経費削減の違い

経費削減とは

経費削減とは、金銭的なコストのみを削減することです。例えば、下記のような事を指します。

経費削減においては、上記のように、抑えたい費用に対する解決策が、既に存在していることがほとんどです。また、どの企業でも同じ方法で削減できる場合が多く、他社のやり方をそのまま流用できます。

そのため、どの経費を削減するかが決まったら、すぐに対策を講じることが可能です。解決策を知ってさえいれば、ほぼ確実に実現可能なため、経費削減は比較的容易にできます。

主な経費削減の項目は、水道光熱費、家賃、電話代など、50項目程度あります。削減できる金額の目安は、経費の5～10%程度です。

業務改善との違い

経費削減は、業務改善の目的であるQCDのC（コスト削減）に含まれます。つまり、業務改善のうちの1つなのです。業務改善ではあらゆる物事が改善の対象であり、経費もその対象に入っています。

具体的な違いとしては、経費削減の解決策は明確であるのに対し、業務改善の答えはあらかじめ用意されていません。問題点と原因をあぶり出し、解決策を検討するところから始まります。

会社によって問題点も改善策も異なり、他社をそのまま真似することはできないため、業務改善は簡単ではありません。

業務改善と業務削減の違い

業務削減とは、コストだけではなく、人・物・作業工程などを総合的に見直し、ムダを削減することです。業務に関わるすべてを見直すという点では、業務改善と同じです。

ただし、業務改善では、解決策を検討した結果、講じる対策は様々です。業務を無くす、減らすだけでなく、やり方を変更する、新たに必要な物を導入する、という選択肢もあります。業務削減は、これらの改善策のうちの1つです。

業務削減が「無くす・減らす」のみに着目しているのに対し、業務改善ではあらゆる可能性を検討します。

業務改善の成功のカギは3つのポイント

業務改善を行う際には、意識するべきポイントが3つあります。

これらのポイントを解説していきます。

業務改善のポイント1. 可視化

業務改善を成功させる上で重要なことは、可視化です。

失敗パターンによくあるのは、部分最適化を行ってしまい、根本が解決されていないケースです。その多くは、現場担当者の意見をそのまま受け入れ、表面的な問題しか見ていません。そうして、小手先だけの解決策を実行してしまうのです。

しかし、きちんと調査・検証しなければ、問題の根源はどこにあるかわかりません。そのプロセスや担当者、設備機器、もしくは他部署など、様々なところに要因は隠れています。

真の問題や原因を把握しなければ、業務改善の効果は得られません。そのためには、企業全体の業務を可視化する必要があります。

業務改善のポイント2. 定量化

業務改善においては、効果や目標を定量化・数値化することもポイントです。たとえば、下記のように数値を定めます。

抽象的な目標では、実施後の効果を測定することができません。業務改善が成功なのか失敗なのかを明確にするためにも、定量化は必須です。

業務改善のポイント3. 課題化

業務改善を行うには、問題点を課題化する必要があります。

課題化とは、問題を解決するため、具体的に何をするべきかを明確にすることです。たとえば、下記のように課題化を行います。

業務改善の過程で、課題化した内容をさらに検討し、改善策を立案していきます。

業務改善の進め方・手順をわかりやすく解説！

業務改善は、以下の手順を踏んで進めていくことが大事です。

ここでは、業務改善の進め方を解説いたします。

業務改善の進め方・手順1. 業務の可視化・棚卸し

業務改善では、まず現状を把握するために、業務を可視化します。

同じ社内でも、自分の担当以外の業務については知らない場合も多いです。そのため、企業全体のあらゆる業務を抽出する必要があります。例えば、下記のような項目を洗い出します。

見える化ですべての業務を把握することによって、この後の問題点や原因の分析がしやすくなります。

業務改善の進め方・手順2. 問題定義

業務の棚卸しができたら、以下の流れで問題点の洗い出しを行います。

問題点の見つけ方には、以下のような方法があります。

問題点は企業ごとに異なるため、無限に考えられますが、例えば下記のような点を確認します。

ここでは、できる限りたくさんの問題点を認識することが大事です。

その後、洗い出した問題点に対し、優先順位を設定します。優先順位の基準は、緊急度と重要度です。

業務改善の進め方・手順3. 問題の分析・原因究明

問題を定義したら、優先順位が高い問題点について、原因を考えていきます。原因追求の仕方には、下記の2つの方法があります。

仮説思考

仮説思考とは、もしかしたらこれが原因かもしれないと仮定し、その仮説を検証する方法です。

仮説を立てることで、原因究明のための調査対象を絞り込むことができます。一方で、広い知識がなければ原因の目星がつかないという難点もあります。

なぜなぜ分析（帰納法）

なぜなぜ分析とは、問題に対して、下記のように「なぜ、そうなったのか？」を繰り返し、原因を突き止める方法です。

なぜなぜ分析では、「なぜ」に対して、推測ではなく事実を答えることが重要です。1回で真の原因に辿り着くことは難しく、一般的には「なぜ」を5回ほど繰り返します。

仮説思考より時間はかかりますが、原因を特定しづらい場合などに有効な分析方法です。

業務改善の進め方・手順4. 解決策・改善計画の立案

問題点と原因が明確になったら、考えられる解決策を洗い出し、その中から最適な改善案を選択します。
問題点の解決策は、以下の3点から考えられます。

1.無くす（排除・廃止）

業務を棚卸しすると、下記のように、やめても問題ない業務が多々見つかる場合もあります。

不要な業務やプロセス・コスト・時間については、無くすことが最善の解決策です。

2.減らす（削減）

無くすことはできなくても、下記のように、減らすことなら可能な場合もあります。

減らす対象は、作業の回数や頻度・時間・コストなど、様々です。

3.変える（変更・代替）

「無くす」・「減らす」で対応できない場合は、下記のように、変えることで改善します。

各業務のプロセスにおいて、より良いものに変えられないか検討しましょう。

改善計画の立案

改善プランの立案にあたっては、以下の項目を提示しましょう。これらの情報を共有することで、実施についての検討を、スムーズに行えます。

改善策の選択

解決策を洗い出したら、下記のような点を考慮して、最適な方法を選択します。

プランが決定したら、実施後の効果検証のための基準も定めておきましょう。

業務改善の進め方・手順5. 改善計画の実施・運用

改善プランが決まったら、業務改善を実行します。実施にあたっては、下記のことに留意します。

業務改善の進め方・手順6. 実施後の効果検証・評価

業務改善の実施後は、改善策の評価や、効果測定を行いましょう。立案時に決めておいた数値目標や評価基準と照らし合わせ、以下のような項目を確認します。

業務改善の進め方・手順7. PDCAサイクル

効果検証まで終えたら、あとは手順1～6を繰り返し、PDCAサイクルを回します。

これらを繰り返し行い、改善プランを調整していくことで、常に最適な状態を維持できるようになります。業務改善は、一度実行したら終わりではなく、継続的に行うことが重要です。

業務改善の3つの具体例を紹介！

業務改善のポイント・手順がわかったところで、改善の具体例を3つ紹介いたします。

業務改善の具体例1.マニュアル化

マニュアルは、基準・ルールが不明確なことによる問題点を解決でき、下記のような効果を得られます。

マニュアル化は、手間がかかりますが、長期的に見るとメリットが多い改善策です。

業務改善の具体例2.アウトソーシング・外注・外部委託

一部の作業を外部へ委託することも、業務改善になります。
特に、下記のような業務を外注するケースが多いです。

外注による業務改善には、以下のようなメリットがあります。

アウトソーシングは、労働環境の改善になるだけでなく、人件費削減や品質向上に繋がります。

業務改善の具体例3.ITの活用

ITは、新しい技術やシステムが次々と開発されるため、上手く活用すれば大きな成果を期待できます。具体的には、下記のような方法や効果があります。

ITの活用は、コスト削減だけではなく時間短縮・効率化ができるため、業務改善には欠かせません。