【保存版】予算管理とは?手順や効率化する5つのポイントをわかりやすく解説!

登録日:2019.7.30  |  最終更新日:2019.9.24


企業の運営を管理するに当たって重要な予算管理。社員のモチベーションを高めるためにも、適切な数値決定が重要です。

ところが、予算管理についてイマイチ意味や内容を把握していないという方も多いのではないでしょうか?

そこで本記事では予算管理について、以下の点を徹底解説します。

  • 予算管理の概要
  • そもそもの「予算」について
  • 予算管理のメリット
  • 注意すべきポイント
  • 具体的な手順

予算管理について詳しく知りたい方は、ぜひ記事をご覧ください!

 

予算管理とは?サクッと30秒で概要解説


予算管理とは、企業の目標を数値化し、達成に向けて施策を行う管理方法です。

予算と結果を比べ、達成していない場合は対策を講じ、達成している場合はより伸ばせるような施策を考えます。

数値化することで現状把握が簡単になり、次につながる施策を打ち出しやすい点がメリットです。

例えば営業マンに対して毎月のノルマを設定したり、管理部門に人件費などのコスト削減目標を定めたりすることが挙げられます。

数値によるノルマの設定は多くの会社で行っていますが、そこからさらに改善を行い、達成に向けてのサイクルを回す工程を含めているのが予算管理です。

予算管理の「予算」って何?管理すべき4つの内容を解説


予算管理はその名の通り「予算」を管理する工程なので、まずは予算について知っておかなければなりません。

予算は簡単に言うと部署ごとの数値目標やノルマのことなのですが、部署ごとに様々な予算があります。

そこでこちらでは、管理すべき4つの予算を解説します。

【予算管理すべき内容1】売上予算

売上予算はその名の通り、会社の売上に対する予算です。

会社の収入を確保する上で最も大切で、会社全体としての数値目標を決定し、それを各部署の営業部隊へと通達します。

なるべく前年度の数値を上回れるような予算が理想ですが、市場の動向や競合他社の施策などをチェックし、適切な数値を出すことも重要です。

場合によっては新規顧客へのアプローチなど、新たな施策が必要となるでしょう。

【予算管理すべき内容2】原価予算

原価予算は、企業の「仕入れ」に当たる部分の予算です。企業の利益を高めるには大切な要素なので、管理する必要があります。

製品を作るための材料費や、商品の仕入れ値段などをなるべく引き下げて、利益額を大きくします。

多く仕入れている商品であれば、少し値段が下がるだけでも非常に大きな効果が見込めるでしょう。

古くから付き合っている業者ばかりでなく、定期的に仕入先を選定するなどの施策が求められます。

【予算管理すべき内容3】経費予算

企業が活動を続ける上で必要な経費に関しての予算です。

売上に大きく直結するわけではありませんが、支出を減らす上では大きな意味を持ちます。

事務所の賃貸料や、採用活動に必要な広告宣伝費、接待交際費などが削減のポイントです。

もちろん経費は会社を存続する上で重要なものなので、むやみやたらに削減しすぎないようなバランス調整が求められます。

従業員から不満が出ない範囲での削減を行いましょう。


なお経費にはいろいろな要素がありますが、基本的に予算として組み立てるのは『流動負債』の部分です。流動負債に関しては以下の記事をチェックしてみてください。

参考記事:流動負債とは?知っておきたい3つのポイントと内容をわかりやすく解説!

【予算管理すべき内容4】利益予算

利益予算は、会社経営で大切な「利益」を最大化するための予算です。

会社を安定させ、より大きな事業に挑戦するためには、利益による軍資金の確保はとても重要ですよね。

利益と聞くと本業の売上を高め、原価を圧縮することばかりに目が行きがちですが、不動産や株式投資などの資産運用も有効です。

あらゆる手段を考えて、利益の目標を設定することが、利益予算では重要になるでしょう。

予算管理を行う5つのメリット


予算管理を行うと、企業にとってどのようなメリットがあるのか、こちらで5つ紹介します。

【予算管理のメリット1】目標が明確になる

予算管理を行うと、目標が明確になります。

会社を大きくするうえでどれくらいの利益が必要で、それを達成するためにいくら売上をあげればいいのかを数値化できるので、経営がスムーズに進むでしょう。

従業員としても、ビジョンを伝えられるよりハッキリと数字で反映されたほうが、日々のモチベーションアップにつながります。

明確な目標設定を行える点は、予算管理のメリットと言えるでしょう。

【予算管理のメリット2】計画に反映させやすい

予算管理を行えば、計画に反映させやすいというメリットが生じます。

数値として明確な目標があるので、達成に向けての計画が立てやすくなるのです。

数値目標があれば、例えば「目標を達成するためには取引先Aの売上を〇%アップさせる必要がある」などの、より細かな戦略を立てることもできるでしょう。

計画に反映するという点において、予算管理は大きな効力を持ちます。

【予算管理のメリット3】問題点の炙り出しができる

予算管理を行うと、問題点の炙り出しが可能です。

予算管理では、会社の現状を数字にして、そこから数値目標を決定していきます。よって現状が明確化されるため、問題点に気づきやすいのです。

例えば必要以上に経費がかかっている場所だったり、売上が高くても利益率が低い顧客であったりと、数値化しないとわからないことはたくさんあるでしょう。

数値化することで会社の問題点をしっかりと把握できるのは、予算管理の大きなメリットです。

【予算管理のメリット4】未達の場合でも対策が取れる

予算管理を行うと、未達の場合でも対策が取れます。

数値目標に対して未達成になった場合、何が悪かったのかを分析することが重要です。

市場の状況が悪かったのか、競合他社に製品の質で負けているのか、そもそもの目標が高すぎたのかなど、いろいろな要因が考えられますよね。

予算管理をしていれば、どの部分が原因となって売上が伸びなかったのかを把握できるので、対策につなげやすいです。

たとえ売上目標に達しなかったとしても、対策をとれる点は予算管理の強みと言えるでしょう。

【予算管理のメリット5】経営の安定化につながる

予算管理は、経営の安定化につながります。

数字が明確になることで、経費を削減すべきポイントが見つかるので、コストの圧縮につながるからです。

支出のコストを下げられると、例え売上が良くない状態でも、安定して事業を継続できます。

企業の倒産の要因は仕入先や従業員にお金を払えなくなることが大半なので、コストの圧縮は大きな効果を生み出すでしょう。


ちなみに、経営をより安定化させるには、キャッシュフローを把握することが重要です。以下の記事でキャッシュフローについて詳しく説明しているので、参考にしてみてください。

参考記事:キャッシュフロー計算書についてわかりやすく解説!3つの種類と減価償却費の扱いも紹介


予算管理を行う上で取り入れたい5つのポイント


予算管理はただ数字目標を決めるだけでは効果が薄いです。

そこでこちらでは、予算管理を行う上で取り入れたい5つのポイントについて紹介します。

適切な措置を行って、予算管理の効果を最大限に引き出しましょう。

【予算管理のポイント1】適切な数値目標を取り入れる

予算管理を行う際は、適切な数値目標を取り入れましょう。

数値は達成できる範囲で取り組めるからこそ効果的で、従業員のモチベーションアップにもつながります。

例えば何の策略も無く「前年度の売上200%アップ」という目標を掲げても、ほぼ確実に達成できませんよね。

現状を冷静に分析し、適切な数値目標を取り入れましょう。

【予算管理のポイント2】グラフなどで数値を可視化する

グラフなどを用いて、数値を可視化してみてください。

ただ数字を並べるよりは、パッと見て問題点や課題点を把握しやすくなります。

例えば売上が落ちる月や、仕入れ値が高騰するパターンを素早く見抜くことが可能です。

新しい施策を打ち出す鍵にもなるので、数値の把握が終わった後は、グラフ化して色々な視点からチェックするようにしましょう。

【予算管理のポイント3】労力をかけすぎないように、ルーティン化する

予算管理に労力をかけすぎないように、ある程度ルーティン化してしまいましょう。

せっかく売上を高めるために管理を行うのに、その管理に時間を割かれて他の業務がおろそかになっては意味がありません。

エクセルや予算管理ソフトなどを活用して、毎月出てくる数値データを手早く入力できるようにしてみてください。

【予算管理のポイント4】必ずフィードバックを行う

予算管理を行う際は、必ずフィードバックまでしっかり行ってください。

「この部分はなぜ未達だったのか」「こちらの施策はなぜ成功したのか」など、振り返りの時間を取ることで、新たな計画を見つけやすくなります。

ただ数字を入力していくだけでは、大きな効果は得られないので、注意しましょう。

【予算管理のポイント5】目標を「短期・中期・長期」の3つに分けて考える

目標を「短期・中期・長期」の3つに分けて考えるようにしてみてください。

短期目標だけだと今後の方針が見えづらく、長期目標だけだと今やるべきことがわからなくなってしまいます。

  • 短期……1ヶ月程度で達成する
  • 中期……半年~1年程度で達成する
  • 長期……2~3年で達成する

という形で、3つに分けて考えてみてください。

また、特に大切なのは中期目標です。中期目標が無いと、途中でモチベーションが途切れてしまい、長期目標が達成できなくなる可能性があります。

まずは長期の目標を立てて、そこに行くためにはどうすればいいのかを細分化していくと、達成しやすい目標設定ができあがるでしょう。

具体的な予算管理の手順5ステップ!



予算管理はどのように行えばいいのか、5つのステップを解説します。

ここで意識したい考え方は『PDCAサイクル』です。

  • Plan(計画)
  • Do(実行)
  • Check(評価)
  • Action(改善)

を繰り返すことで、より改善された予算計画を立てられるようにしてみてください。

【予算管理の手順1】今までと現在の状況を数値化する

まずは、今までと現在の状況を数値化します。

過去の売上、仕入れにかかっている値段、経費など、とにかく数値化できるものは数値化してしまいましょう。

ここがPDCAサイクルを回すうえで基礎となる部分です。年数が多ければ多いほど大変ですが、今後の方針を決めるためにも妥協せずに入力してくださいね。

【予算管理の手順2】現在の状況から、今後の目標を決定する

過去からの推移と現在の状況から、今後の目標を決定します。

PDCAサイクルのP(計画)に当たる部分です。ここで立てた計画が実現不可能だったり、簡単すぎたりすると、予算管理の効果が薄まってしまいます。

実現可能な範囲で、うまく難易度を調整してみてください。

【予算管理の手順3】実際に行動した内容を数値化して管理する

立てた予算目標に対して、実際に行動した結果を数値化します。

こちらがPDCAサイクルのD(実行)の部分です。実際に行動するのは部署に配属されている方々ですが、行動した結果を数値化することは忘れずに行いましょう。

ここで入力した数値が、次に行う振り返りで重要な要素となります。


また似たような方法として『予実管理』というものがありますので、詳しくは以下の記事もご確認ください。

参考記事:予実管理とは?簡単な成功ポイントと5つの手順!失敗する原因もわかりやすく解説!

【予算管理の手順4】達成・未達成に関わらず、振り返りを行う

数値目標に対して実行した結果に対して、振り返りを行います。

PDCAのC(評価)の部分に当たるので、振り返りは達成・未達成に関わらず、必ず行うようにしましょう。

どの施策がうまくいって売上が伸びたのか、なぜ売上が未達だったのかを振り返ることによって、次の方針を見つけやすくなります。

予算管理の肝となる部分なので、しっかりと評価をするようにしてください。

【予算管理の手順5】新たな改善策を考える

こちらはPDCAのA(改善)の部分です。

与えられた予算に対して、新たな改善策を考えます。

うまくいっていない部分の改善だけでなく、うまくいった部分が他の分野に適応できないかなど、成功事例を共有することも大切です。

ここで考えた施策を計画に落としこんで、またPDCAサイクルを回すようにしましょう。

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