予実管理とは?簡単な成功ポイントと5つの手順!失敗する原因もわかりやすく解説!

登録日:2019.7.1  |  最終更新日:2019.9.24

企業の目標達成への取り組み方として「予実管理」という手法があります。予算は設定するだけでは意味がなく、予実管理を適正に行うことで、経営改善につながります。

しかし、正しく理解していなければ、予実管理はうまくいかないことも多いです。
そこで本記事では、予実管理について、わかりやすくまとめました。

  • 予実管理を成功させるポイントは?
  • 予実管理がうまくいかない原因は?
  • 予実管理のメリットは?
  • 予実管理の手順は?

この記事を読むと、これらのことが簡単に理解できます。経営や予算管理に困っている方は、ぜひご覧ください。

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予実管理とは


予実管理とは、企業や組織の「予算」「実績(=実行した結果)」比較・管理することです。予算実績管理とも呼ばれます。

具体的には、企業の大きな目標に対し、部署・個人が取り組むべき目標(予算)を決め、定期的に結果(実績)と比較するのが、予実管理で行う内容です。

この予算には、設備投資費や販売管理費の他、売上・経常利益・営業利益など、様々なものが含まれます。

また、予実管理は問題の早期解決にも繋がります。経営目標や事業目標を細分化し、予実を管理することにより、1つ1つの検討事項や問題点に、迅速に対応できます。

<予実管理による検討事項や分析の一例>
・予算と実績がどの程度乖離しているか
・問題点の原因は何か
・会社の課題は何か
・予算の軌道修正をどうするべきか

予実管理は、健全な企業経営を維持することに役立ちます。

予実管理の3つのメリット


【予実管理のメリット1】スピーディーな原因究明・問題解決が可能

予実を適時管理し、タイムリーに分析を行うことによって、差異が生じても最小限に食い止めることが可能です。

また、予実の差異にすぐ気付けるため、早めに問題点を見つけることができます。それにより、原因追求・解決策の検討など、早急な対応ができます。問題発見から改善までを、スピーディーに行えるのが、予実管理のメリットです。

【予実管理のメリット2】問題の本質や自社の体質を把握できる

予実管理をしていくと、自社の強み・弱みがわかります。

「予算目標を達成できないのはなぜなのが?」「差異が生じる原因は何か?」などを突き詰めていくと、問題の本質や、会社の課題が見えてきます。それと同時に、自社の優れた点も認識できます。

その状態で問題解決に取り組めば、成果を上げられるはずです。予実管理を行わずに、問題の本質を捉えていない状態で改善策を講じても、大きな効果は期待できません。

自社の体質も問題点もすべて把握した上で、1番良い解決策を選択できるのが、予実管理のメリットです。

【予実管理のメリット3】予算修正や来期の予算設定に活かせる

予実管理の分析結果は、当期中からでも改善に活かすことができます。また、来期以降の予算設定にも役立ちます。

予算は、設定するだけでは意味がありません。実績と比較しなければ、適正な予算かどうかも判断できないのです。また、無理のある予算設定の場合に、計画の見直しを行うにしても、やはり実績の数値がなければ、検証のしようがありません。

予算設定を意味のあるものとし、企業全体で利益を上げるためにも、予実管理は有効です。

予実管理を大成功に導く2つのポイント


【予実管理の成功ポイント1】予算ごとに予実管理の担当者を決める

予実管理は、社長や経理担当者が1人で成功させられるものではありません。現場で働いている社員も経費を使いますし、各部署にも予算が与えられます。それらの予実管理を誰が行うか、明確に決めておく必要があります。

小さい会社なら、社長が予算管理を行う場合もありますが、規模が大きくなると、部や課でそれぞれ予算を持つようになります。

部長や課長であれば、自部署の予実管理が必要です。また、個人に予算が与えられている場合は、その個人が目標達成に向けて予実管理をする必要があります。

それぞれの立場によって、管理する予算が変わります。予実の差が生じた時に「誰が改善するかわからない予算」とならないよう、担当者を必ず決めておきましょう。

【予実管理の成功ポイント2】費用細分化により原因分析しやすい体制にする

予実管理の大事なポイントは、予算と実績が合わない場合に、すぐに原因を突き止められる体制であることです。

原因分析をできるように、予実管理者(部門長等)に資料を提供するのは、経理担当者の役目です。もし資料提供の段階で、経理担当者から原因を説明でき、さらに解決策まで提案できれば、予実管理は一気に成功へ近づきます。

そのためには、予算作成の時点で、費用を細分化しておくことがポイントです。細分化されていると、どこで生じた差異なのかを、すぐに発見できます。

ただし、細かくし過ぎると管理も大変なので、気を付けましょう。

予実管理がうまくいかない3つのポイント


【予実管理がうまくいかないポイント1】タイムリーな予実管理を行っていない

予実管理は、予算と実績の差異を分析することで、事業の改善につながるものです。しかし、その差異を見つけたり、分析したりするのが1年後では、手遅れの可能性があります。

市場は常に変化しているので、時間が経つと情報はどんどん古くなっていきます。せっかくコストや時間をかけて予実管理をしていても、気付いた時には、全く価値のない情報となっていることも考えられます。

また、気付くのが遅すぎると、改善すべき問題点を放置してしまい、取り返しがつかない場合もあります。

【予実管理がうまくいかないポイント2】問題点の原因追求や改善策検討をしない

予算と実績をただ単に集計し、差異を計算するだけでは、何の改善にもなりません。

差異が生じた時には、どこに問題があったのかをしっかり考え、原因を究明する必要があります。そして、原因に対する改善策を検討し、実行するところまでが、予実管理の一連のプロセスです。

問題点を認識もせずに、そのままにしてしまってはいけません。

【予実管理がうまくいかないポイント3】強引に目標達成させようとする

決定した予算と実績が合わず、目標達成が厳しくなった時に、強引に達成させようとする例が見られます。数値の改ざんや、無理な長時間労働などで帳尻を合わせようとするのは、良くありません。

予算と実績の差異が大きいのは、そもそもの目標設定が、実現不可能な数値だった可能性もあります。計画の見直し予算修正も、時には必要です。

予実管理の5つの手順

予実管理の具体的な手順を解説していきます。


【予実管理の手順1】予算の目標を設定する

企業の事業目標に基づいて、部署・チーム単位で予算を作成し、目標を決めます。この時「目標として妥当な数字であるか」を確認しながら、決めていく必要があります。

目標が適切であるかを判断する基準には、以下のようなポイントがあります。

・過去の実績・成長率と乖離していないこと
・多少の努力が必要な難易度であること
・業界全体・同業他社の実績・成長率と離れすぎていないこと

企業全体でどの程度の利益を上げたいかを確認し、過去の実績や会社の現状を考慮しながら、予算目標を設定しましょう。

【予実管理の手順2】費用・利益率など具体的な数値目標を立てる

利益目標が決まっている場合、減価償却費・人件費など、実際に使える経費を算出し、費用に関する予算も決めていきます。

目標粗利益率を決定後、部署別の利益目標を設定します。

【予実管理の手順3】部署別と企業全体の予算に矛盾がないか確認する

部署・チーム単位で決めた費用・予算を、企業全体の予算と合わせて再確認します。事業目標とズレがないか、チェックしましょう。

これで、予算設定の手順が完了です。次からは実績管理のプロセスとなります。

【予実管理の手順4】予算・実績の差の原因分析と課題化を行う

決められた予算と比較し、実績を集計します。

予算と実績の差がなぜ生じたのか、その原因分析を行いましょう。分析をするためには、KPIを設定して、自社の強み・弱みを認識する必要があります。

【予実管理の手順5】改善策を検討・実行する

自社の強み・弱みがわかったら、それを反映させて次期の対策を行います。重要なのは、売上に貢献している部分(=強み)を、さらに伸ばす戦略を立てることです。

弱い部分については、その問題点・課題に対応し、改善していきます。

予実管理に便利なサービス3選を紹介


予実管理に便利なサービスを3つ紹介いたします。

【予実管理に便利なサービス1】BizForecast

<BizForecast の特徴>
Excelのメリットを取り入れたシステム
各企業に最適化したフォーマットを実現
・マルチデバイス・クラウド対応

「BizForecast」は、経営管理の課題解決・効率化に力を入れている予算管理システムです。Excelを活用し、それぞれのメリットを取り入れたシステムとなっているのが特徴です。Excelの柔軟性や使い勝手を残しつつ、情報保護や共有における障害を取り除いています。

各企業に最適化したフォーマットを実現し、情報の収集・集計から、加工・レポーティングまでも可能となっています。マルチデバイスやクラウドにも対応しており、Mac・Windows・タブレットなど、様々な端末で操作を行えます。Webブラウザ上で利用することもでき、便利です。

参考記事:BizForecast

【予実管理の便利なサービス2】DivaSystem FBX

<DivaSystem FBX の特徴>
使用中のExcelを活用できる入力画面
・予算管理業務の他、経営管理業務、管理会計にも対応可能
・コンサルタントによるサポートあり
約1,000社の導入実績あり

「DivaSystem FBX」は、予算管理を効率化できる経営管理のアプリです。Webベースで使用でき、入力画面は使いやすく直感的に操作できる設計となっています。現在、予算管理で利用しているExcelを、そのまま使えるのが良い点です。

専門的なコンサルタントによるサポートがあり、約1,000社もの導入実績があります。また、予算管理業務だけではなく、経営管理業務、管理会計、財管融合などにも対応しています。

参考記事:DivaSystem FBX

【予実管理の便利なサービス3】CCH Tagetik

<CCH Tagetik の特徴>
・顧客満足度No.1!利用者数は世界中で75,000人以上
・予算データの収集作業・工程の70%を簡略化
Excel・Webの両方から入出力可能

「CCH Tagetik」は、予実管理・予算管理だけでなく、販売計画や生産計画など、様々な業務プロセスを管理できる、統合プラットフォームです。

業務プロセスを把握しやすいワークフローや、予算管理から情報開示までのモジュール化など、経営管理業務全体をサポートする機能があります。Webブラウザ・Excelの両方から入出力できるのも便利です。

参考記事:CCH Tagetik

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