【テンプレートあり】株主名簿が必要な場面と記載すべき5つの事項を解説!

登録日:2019.8.31  |  最終更新日:2019.8.31


株式会社を設立すると、作成しなくてはいけない書類や、行わないといけない手続きが多く存在しますよね。作成しなくてはいけない書類のうち、株式会社にのみ見られる特徴的な書類に「株主名簿」があります。

その名のとおり、株主の名前が一覧となって記載されている書類なのですが、実はこの書類は株式会社においてかなり重要な書類なのですがご存じでしたか?設立のために作成して、あとは放置する。ではダメなんです。

特に、法人成りした元個人事業主であれば、株主が自分ひとりだけという場合も多いでしょうから「作成する必要ある?」と考える方も多いと思います。

今回は株主名簿について以下の項目を解説しています。

  • 株主名簿とは
  • 株主名簿が必要となる場面
  • 株主名簿へ記載する事項
  • 株主名簿のテンプレート
  • 株主名簿の管理方法

この記事を読んでもらえば、株主名簿がどういったものなのかが分かりますよ。株式会社を設立した方、設立したい方であれば是非覚えておいてほしい内容となっています。サクッと読めるので参考にしてみてください!


株主名簿とは?サクッと30秒で概要解説


株主名簿とは、株式会社が発行した株を所有する株主を把握するために作成される書類のことです。株主の基本情報が一覧になって記載されており、株主名簿をみれば誰が株主でだれが何株出資しているのかが分かります。

通常、株式会社設立時に作成されますね。現在の日本は株式が電子化されており、株券不発行を原則としているため、株主名簿に記載することで株主の権利を確定させなくてはいけません。

株主名簿は株主の人数にかかわらず、すべての株式会社に作成の義務があります。作成義務は会社法にて定められているので無視できるものではありません。たとえ株主が自分ひとりだけであったとしてもです。作成していないと100万円以下の過料がとられる可能性があります。


また、株主名簿は一度作成すれば終わりという書類でもありません。株式の譲渡等が発生したら、株主名簿も変更する必要があります。

株主名簿が必要な場面


株主名簿は、手続きによっては提出が求められることもあります。例えば、株主名簿が必要となるのは法人設立届出書を税務署に提出する時。法人設立届出書と同じタイミングで提出しなければなりません。法人設立届出書が法人設立から2か月以内に提出しなくてはいけないので、株主名簿も2か月以内に作成しなくてはいけないですね。

ただ、2016年から登記申請を行う場合にも株主名簿が必要となっているので、設立届出書類を提出する段階ではすでに株主名簿はできています。設立登記のタイミングに限らず、登記変更の時も同様に株主名簿が必要です。

株主名簿へ記載する5つの事項


株主名簿へ株主の情報を記載すると書きましたが、具体的には、どのような事項を記載するのでしょうか。

株主名簿へ記載する事項は以下のとおりです。

  1. 株主の氏名または名称及び住所
  2. 株主が所有している株式の数と種類
  3. 株主が株式を取得した日
  4. 株券の番号
  5. 役職または、ほかの株主との関係性

それぞれ確認していきましょう。

【株主名簿への記載事項1】株主の氏名または名称及び住所

株主個人の本名と住所を記載します。もし、株主が法人の場合は、商号と本店所在地を記載することになります。 株式を購入することで利益をあげる投資会社などが株主となる場合がありますね。

【株主名簿への記載事項2】株主が所有している株式の数と種類

株主が所有し散る株式の数と種類を記載します。種類株式と普通株式で書き方が若干変わるので間違えないようにしましょう。

普通株式であれば「普通株式10株」のように記載しますが、種類株式であれば、種類別に分けて記載します

種類株式には優先株や劣後株などがあり、〇種優先株式や〇種劣後株式などと記載。〇には第一種や甲乙丙などがはいる。会社が独自に定めてよいです

【株主名簿への記載事項3】株主が株式を取得した日

株主が株式を取得した日を記載します。取得した日は、株主による出資が完了した時とするのが一般的です。

【株主名簿への記載事項4】株券の番号

実際に株券を発行しているのであれば、株券には番号が振られています。株主名簿にはこの株券の番号も記載しましょう。

実物の株券を発行しない会社は「株券不発行」と書く。株券に割り振られた番号を株主ごとに正確に記載する。

【株主名簿への記載事項5】役職または、他の株主との関係性

代表取締役や取締役などと役職を書いていく。他の株主との関係もかけるなら書きます。

その他・株主の払い込み金額

他にも、株主が株を入手する際に払い込んだ金額についても記載するのをわすれないようにしましょう。


株主名簿のテンプレート


必要事項が記入されていれば良いので独自のフォーマットで問題ありません。

ここで紹介しているテンプレートはかなりシンプルですが、記載事項がわかればOKです。

作成日○○○○年○○月○○日

【株主名簿】株式会社〇〇

 氏名 住所 株式種類取得日 株式番号 株数 金額 役職・株主との関係備考
 株式 太郎 普通株式〇〇年〇月〇日 ー 10株 ¥1,000,000 取締役 
〇〇 〇〇第一種優先株式 ー 20株 ¥2,000,000 監査役 
         
         

株主名簿の管理方法


株主名簿の管理方法については会社法125条によって厳格に定められています。そのため、株主名簿は適当に保管してよいものではありません。

株主名簿の管理方法は以下の2つです。

  1. 本店にて管理する。
  2. 管理人を選任して管理してもらう。

それぞれどのようにして管理するのか確認していきましょう。

【株主名簿の管理方法1】本店にて管理する

中小企業のほとんどが株式名簿を本店にて管理します。特にこれと言って手続きは必要ありません。

本店にて株主名簿を管理しているため、株主が株主名簿を閲覧したい、あるいはコピーが欲しいと思ったときは本店に対して閲覧したい旨を伝えることで閲覧可能です。会社は、特に理由がなければ株主の要求にこたえなくてはいけません。また、債券者も希望すれば株主名簿の閲覧が可能となっています。

会社が株主や債権者から、閲覧希望を断るには以下の項目に当てはまっている必要があります。もし以下の項目に当てはまっていれば要求を断っても問題ありません。

  • 請求者が権利の確保や行使に関する調査意外の目的で請求をおこなったとき。
  • 請求行為によって会社の業務妨害を図っているとき
  • 過去2年の間に、株式名簿を閲覧し得た情報を第三者に提供することで利益をえていたとき。
  • 株主名簿を閲覧し、得た情報を第三者に提供することで利益を得ようとしているとき

株主名簿に記載されている情報はれっきとした個人情報ですからね。いくら株主や債権者であっても正当な理由なしに閲覧は不可となっています。

話が少しそれましたが、通常は株式名簿を本店にて保管します。これが会社法にて定められた正しい保管方法です。

【株主名簿の管理方法2】管理人を選任して管理してもらう

管理人を選任することで、自分のかわりに株主名簿を管理してもらうことが可能です。管理人による株主名簿の管理は、上場した企業によくみられます。ここでいう管理人とは人ではなく、株主名簿の管理を行っている法人のことです。

上場すると、株式を世間一般に広く公開するわけですから、株式の譲渡もより頻繁に行われます。株主名簿は原則、株式が譲渡されるたびに変更を加える必要がありますから、自分たちだけで管理するには限界がありますよね。自分の代わりに管理してもらえば、より事業に専念できます。

株主名簿を管理してくれる管理人を、株式名簿管理人といいます。そして、株式名簿管理人に関する情報はきちんと登記が必要です。

具体的には以下の手順で選任を進めていきます。

  1. 株式名簿管理人を選任する旨を定款に記載。
  2. 株主総会によって選任する管理人を選任
  3. 委任契約を管理人と結ぶ
  4. 管理人に関して登記を行う。

選任場合に限らず廃止の場合も株主総会の決議が必要である点にも注意が必要です。

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