会計帳簿とは？書き方つけ方100%わかるガイド！エクセル例テンプレート付き
公開日：2018.1.8 ｜ 最終更新日：2025.3.11
みなさんは、会社の経営に欠かせない会計帳簿をどのように作成していますか？
「経理担当者に手書きで作成させている」という昔ながらの方法を選ぶ方もいれば、「税理士さんにすべて代行してもらっている」という効率重視の方もいるでしょう。しかし、便利な会計ソフトやエクセルフォーマットを活用すれば、どなたにでも早く正確に会計帳簿の作成ができます。
そこで今回は、現役10年の税理士が会計処理に必要な帳簿の概要や、その作成方法について詳しく解説します。この記事を最後まで読めば、初心者のあなたでも書き方・つけ方を100%理解できます。
■会計帳簿とは？
事業において行われる商取引について記載されている、さまざまな種類の帳簿のことを「会計帳簿」といいます。金銭のやり取りや備品の購入など、資産の出入に関する取引はすべて会計帳簿に記載する必要があります。一方、資産が変動しない取引に関しては会計帳簿への記載の義務はありません。
会計帳簿にはいくつかの種類がありますが、基本的には「主要簿」と「補助簿」の2つに大別されます。主要簿・補助簿それぞれの内訳については、以下の表でご確認ください。
○会計帳簿に該当する書類について
主要簿 | 補助簿 |
・総勘定元帳 | ・現金出納帳 |
・仕訳帳 | ・仕入帳 |
・日記帳 | ・売上帳 |
・支払手形記入帳 | |
・売掛金元帳 |
次に、主要簿・補助簿に該当する各帳票について解説しましょう。
【主要簿の詳細】
主要簿には大きく分けて、3つの種類が存在します。
- 仕訳帳
- 総勘定元帳
- 日記帳
【主帳簿1】仕訳帳
①仕訳帳…事業における全取引の内容について、時系列を日付順として記載した帳簿です。
取引ごとに「貸方」と「借方」に分けて記入を行います。
貸方は資産の増加および費用の発生となるもの、借方は負債・純資産の増加となるものです。
例えば、10,000円の商品を仕入れ業者から購入した場合は、以下のように記帳します。
日付 | 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
10月1日 | 商品仕入 | 10,000円 | 現金 | 10,000円 |
仕訳帳で注意すべきことは、借方と貸方の金額は必ず一致するという点です。
もし計算結果がずれている場合は何かしらの記帳ミスが考えられます。
仕訳帳は主に、お金の流れを把握するために利用する帳簿です。
【主要簿2】総勘定元帳
仕訳帳の記載を基に、それぞれの取引に「勘定項目」を定め、項目ごとに記録し直した帳簿です。
勘定科目は以下の5つです。
- 収益（損益計算書の項目）
- 費用（損益計算書の項目）
- 資産（貸借対照表の項目）
- 負債（貸借対照表の項目）
- 純資産（貸借対照表の項目）
仕訳帳に記載がある項目を上記5つに分類することで、取引記録を明確に把握できます。
書き方の一例が以下の通りです。
日付 | 勘定科目 | 勘定科目 | 借方 | 貸方 |
10/1 | 費用 | 事務用品費 | 50,000円 | |
10/1 | 資産 | 普通預金 | 50,000円 | |
10/2 | 収益 | 売上高 | 300,000円 | |
10/2 | 資産 | 売掛金 | 300,000円 |
このように、仕訳帳に書かれている項目を、より詳しく勘定科目に分類します。
総勘定元帳をもとに、貸借対照表や損益計算書を作成するので、非常に重要な帳簿と言ってもよいでしょう。
【主要簿3】日記帳
日記帳は、日々行った取引内容を発生順に記載していくための書類です。
元々は仕訳帳に記入するためのメモ書きとして利用されていました。誰かに提出するような書類では無いので、書き方に決まりなども特にありません。
今ではほとんど利用されていない帳簿です。
ただし、他の書類への記入ミスを防止するという目的では効果的なので、日々の取引をしっかり記帳するためにも、用意しておいて損は無いでしょう。
【補助簿の詳細】
補助簿には大きく分けて、以下の5つが存在します。
- 現金出納帳
- 仕入帳
- 売上帳
- 支払手形記入帳
- 売掛金元帳
それぞれ確認していきましょう。
【補助簿1】現金出納帳
現金出納帳は、日々の取引の中で、現金のみに絞って記録していく帳簿です。
現金を使った仕入れ、売掛金の回収、経費の支払いなどを記入します。
現金出納帳には残高・収入・支出の項目を作って記入し、いま現金がいくらあるのかというお金の流れを把握できるようにしましょう。
クレジットカードや電子マネーによる決済が増えている中、自動でお金の流れを記録してくれるソフトはたくさんでていますが、現金に関しては自ら記録しておかなければなりません。
法人であっても個人事業主であっても、非常に重要な記録となるので、お金の出入りをしっかりと把握するためにも、現金出納帳は用意するようにしましょう。
【補助簿2】仕入帳
仕入れ業務に関して、具体的に何を仕入れたのかを記録する帳簿です。どのような商品を何個仕入れたのか、単価はいくらなのか等、かなり詳細に記録を行います。
返品や値引きなどの情報も書くなど、とにかく仕入に関してはすべて記帳してください。
総勘定元帳においても、仕入に関する記録は行うのですが、金額のみなので詳しい情報はわかりません。
総勘定元帳で不明な点をおぎなうために、仕入帳があると考えるとよいでしょう。
【補助簿3】売上帳
売上帳は、売上に関する情報を記録する帳簿です。こちらも仕入帳と同じく、売上た商品の個数や単価、値引きの情報などを細かく記載します。
総勘定元帳に記載される「売上」を、詳しく細分化したものが売上帳と考えてください。
【補助簿4】支払手形記入帳
支払手形記入帳は、支払手形の増減に関する記録を行う帳簿です。
日本では、現金の代用として支払手形を用いて金銭のやり取りをすることが多いです。
支払手形はすぐに現金化できるものではなく、発行から90日～120日後にお金になるケースが多く、しっかり記録しておかないとお金の流れがわかりにくくなります。
手形を発行した「振出人」は誰なのか、受け取る人は誰なのか、現金化の予定日はいつか、など、手形に関して全て把握できるような帳簿が理想です。
【補助簿5】売掛金元帳
売掛金元帳は、売掛金が発生した際に記録する帳簿です。
手形と同じく、売掛金も金銭のやり取り方法としてよく用いられます。毎回現金をもらうと手間が多いので、1ヶ月分の売上をまとめて請求を行うなど、取引を簡略化することが目的です。
すぐにお金をもらえないので、確実にお金を請求するためにも、売掛金をすべて記録しておかなければなりません。そこで重要になるのが売掛金元帳です。
どれくらいの売上があるのか、その売上はいつ請求して、いつ入金されるのかなどをしっかりと記録して、お金をキッチリ回収するために用いられます。
■【会計帳簿の作成手順その1：経費を仕分けて整理する】
さて、ここからは実際に会計帳簿を作成する手順をご紹介しましょう。最初に行うのは帳簿に何かを書くことではなく、「経費として使ったお金に関する領収書やレシートを整理する」ことです。どのように分けるのかというと、大まかには「現金で支払った分」と「口座から支払った分」に2分しておくと良いでしょう。
■【会計帳簿の作成手順その2：仕分けた経費の書類を入力する】
次に、その1で仕分けた経費のレシート・領収書の金額を入力(記載)していきます。現金で支払った分は「現金出納帳」に、口座から支払った分を「預金出納帳」に、それぞれ入力します。
もし、仕入れなどによる買掛金がある場合は「買掛帳」への入力が必要になることもあります。
■【会計帳簿の作成手順その3：売上の明細を整理する】
会計帳簿を手書きで記入していた時代には、書き込むだけでもかなりの作業量になっていましたが、今はパソコンなどを活用している方がほとんどでしょう。支払った金額のレシートや領収書も大切ですが、受け取る売上金についてもしっかり記録を残さなければなりません。
売上金の明細も、必ず整理しておきましょう。データでの明細しかないものに関しても、きちんと印刷しておいてください。
■【会計帳簿の作成手順その4：売上金のデータを入力】
その3で整理した売上金のデータを「売掛帳」へ正確に入力していきます。
■【会計帳簿の作成手順その5：その1～その4を毎月繰り返し行う】
手順その1～その4までの処理を、月1回の締め日を設けて毎月繰り返し行いましょう。給与支払いなどのない個人事業主の方の場合、つい会計処理を後回しにしがちになりますが、溜め込むと後からの記録が大変ですしミスも発生しやすくなります。
そして入力が済んだ領収書や出力書類は、入力時に仕分けた通りに各種に分けたファイルを作って、そこにまとめておくようにしましょう。
■【会計帳簿の作成手順その6：1年間の入力が済んだら、間違いがないかチェック】
会計ソフトなどを利用していれば、入力の都度間違いをチェックしてくれますからミスの心配は少なくなります。それでも念のため、年間分の入力が済んだら必ずどこかでミスをしていないか確かめましょう。
■【会計帳簿の作成手順その7：年間の主要簿・補助簿をすべて印刷して決算！】
決算に用いる会計帳簿をすべて印刷します。会計ソフトを使用している場合は必要書類をまとめて印刷できますから、ミスがないことを確認できたら一括で印刷を行い、事前にまとめてあるレシートや領収書などと一緒にすれば決算書類が完成します。
ところで、決算時に意外に多いのが「書類が多くて印刷用紙が足りなくなる」というトラブル。特に個人事業主の方や小規模法人などでは普段あまり用紙の枚数を揃えていないケースもありますので、決算を控えている時期には予防策として多めにコピー用紙などを確保しておくと良いでしょう。
■会計帳簿を作成するメリット・デメリットは？
「会計処理はすべて税理士さんや会計事務所におまかせ」「必須ではない帳簿に関しては作っていない」という方も多いかもしれません。しかし、ご自分で会計帳簿を作成することには、さまざまなメリットがあります。
ここでは、会計帳簿をご自分で作ることのメリット・デメリットについてご紹介します。
○会計帳簿を作成するメリット
【その1】会計処理を依頼するコストを削減できる
最も単純なメリットとして、「コストを減らせる」という点があります。税理士や会計事務所へ会計処理を依頼すれば正確な処理を期日までに済ませてもらえますが、そのコストとしてある程度まとまった費用が必要となります。
ご自分で会計処理を行う場合には、会計ソフトの導入コストや書類を製作するための印刷コストしかかかりません。
【その2】売上状況や利益の増減が把握できる
ご自分で会計処理を行うことで、日々・月々の売上や利益についてひと目で把握しやすくなります。「どのようなロスが多いせいで利益を増やせないのか」「今以上に売上を増やすにはどの項目を見直すべきか」「経費においては何を節約し、何に対して積極的に活用すべきか」「現時点で目標までどのくらい近づけているのか」など、書類をご自分で記録することで経営の課題点も浮き彫りになるでしょう。
【その3】取引先との関係を正しく認識できる
補助簿として「得意先元帳」「仕入先元帳」を作成しておくと、帳簿を見るだけで各取引先との取引状況や関係がその都度把握できて便利です。税法上必須となる書類ではありませんが、取引先が多い場合は作成しておくと良いでしょう。
【その4】書類の間違いを減らすことができる
補助簿の1つ「日記帳」は、税法上必須ではないため作成していないという方も少なくありませんが、できれば作成することをおすすめします。日記帳があれば後からでも日々のお金の動きが時系列順にわかりますから、決算書類を作ってからミスに気付くという事態も避けられます。
○会計帳簿を作成するデメリット
【その1】手間がかかる
当然のことですが、会計書類を外注委託せずに自分で作れば、その分手間や時間がかかります。どうしても時間が取れないという方の場合は、無理せずプロに依頼するほうが良いでしょう。
【その2】かえってコストがかかる場合も
コストのかからない点が会計処理を自分で行うメリットであるとご説明しましたが、例外的なケースもあります。例えば、不慣れな状況で作成をしようとして、期日が迫っても一向に作業が進まず結局外注委託することに…という事態になれば、初めから外注委託するよりも多くのコストがかかってしまう恐れがあるでしょう。
○自分で会計帳簿を作成するメリット・デメリットまとめ
メリット | デメリット |
・外注コストを削減できる ・経営状況を詳細に把握できる ・取引先との関係が細かにわかる ・記載ミスを防げる | ・手間がかかる ・作成に慣れていないと外注よりコストがかかることも |
最近では、決まった箇所に数値を正しく入力するだけで、簡単に税法上の提出に使える書類をまとめて作成できる会計ソフトも多数出回っています。パソコンにインストールして自分のデータとして保存できるタイプが主流でしたが、近年はデータを預かってくれるクラウド型のオンライン会計処理も普及しています。
クラウド型の場合、オンライン決済やネットバンキングなどの取引をそれぞれ記憶して自動仕分けしてくれるサービスも利用できますから、さらに便利になるでしょう。
■会計帳簿のエクセル例テンプレートをご紹介！
パソコンに慣れている方なら、会計帳簿のフォーマットをエクセルで作成することもできます。しかし、税法上認められている形式に則ってすべての書類を作ろうと思えば、かなりの手間と時間がかかります。
そこで、Webサイトからダウンロードしてそのまま使える、エクセルを基にした会計処理用のテンプレートを利用する方法がおすすめです。ここでは、エクセルデータとして使える会計帳簿用のフォーマットについて、いくつかご紹介しましょう。
【テンプレートその1】「無料テンプレート by freee」
大手クラウド会計サービスの「freee」が無料で提供する、会計帳簿書類用のエクセルテンプレートです。経理に関する書類のみならず、会社設立の際に必要となる登記書類や法務に関する書類など、さまざまなビジネス書類フォーマットを入手できます。
必要な計算式が含まれていますから、数値の正確な入力さえできればどなたにでも会計帳簿が作成できます。
【テンプレートその2】「愛知エースネット」の実際に使える簿記会計授業用フォーマット
愛知県総合教育センター(愛知エースネット)が、簿記会計の授業用に提供している帳簿のエクセルテンプレートです。どなたでも無料でダウンロードでき、使い方やお好みに合わせて編集・加工することも可能です。
主要簿・補助簿ともに多くの種類を選ぶことができ、会計処理に必要な書類のテンプレートはほとんど揃っています。
【テンプレートその3】「経理プラス」のビジネス書式テンプレート
経理担当者向けの情報サイト「経理プラス」が無料で提供する、ビジネス用のエクセルテンプレートです。会計帳簿用のテンプレートも多数揃っており、主要簿や決算用書類のほか経費精算に関する書類など、会計に関連する書類のほとんどをこのサイトから入手できます。
■まとめ
この記事では、会計帳簿の書き方や作り方に関する手引きや、すぐに使える便利なテンプレート集についてご紹介しました。
会計処理というだけで面倒に感じる方も少なくないでしょうが、基本は日々の金銭の動きを正しく数字で記入していくだけです。手書きで書類を作るならともかく、今は易しく安心して使える会計ソフトやエクセルテンプレートがあります。
それらを活用すれば、ミスを防止しながら短時間で必要な書類を正しく作成することができるでしょう。
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