立て替え払いの領収書の宛名や書き方・5つのポイント!取引先経費の具体例や立替金の仕訳方法も解説!

登録日:2019.8.31  |  最終更新日:2019.8.31


会計・経理において、立て替え払いを処理する場面がよくあります。しかし、立て替え払いは、仮払金と間違われやすく、同じ意味で使っている人もいるかもしれません。

会計処理上では、立て替え払いと仮払金は、まったく異なるものです。間違えて記帳してしまうと、財務書類にも影響します。

そこで本記事では、立て替え払い(立替金)について、わかりやすくまとめました。

  • 立て替え払いとは何?
  • 立て替え払いと仮払金の違いは?
  • 立て替え払いの領収書は誰が発行する?宛名は誰の名前?
  • 取引先の経費の立て替え払いは、どんな場面で起こる?
  • 立て替え払いの仕訳方法は?

この記事を読むと、これらを簡単に理解できます。立て替え払いの処理にお困りの方は、ぜひご覧ください。


立て替え払い(立替金)とは『一時的に代金を立て替えて払うこと』


立て替え払いとは、本来なら他の人が払うべきお金を、一時的に立て替え、代わりに支払いを済ませることです。必ず、後で精算することが前提となります。

企業においては、取引先や従業員の経費を立て替える場面が多いです。立て替え払いが生じた際には、「立替金」という勘定科目を用いて仕訳します。

立替金は「立て替えたお金を請求できる」という権利(=資産)です。そのため、貸借対照表(B/S)では、流動資産に区分されます。

(図解挿入 ※貸借対照表の図)

立て替え払い(立替金)と仮払金の違いとは?意味や具体例をわかりやすく解説!


立て替え払い(立替金)と間違いやすい勘定科目に、「仮払金」があります。この2つはよく混同されますが、まったく異なる物です。

そこで、以下の点について、説明していきます。

  • 仮払金とは
  • 立て替え払い(立替金)と仮払金の違い
  • 仮払金の具体例

仮払金とは『用途・金額が未確定の前払い』

仮払金とは、使用目的や金額などが未確定のものに対する前払いのことです。たとえば、出張費用を従業員へ事前に渡した場合は、仮払金になります。

仮払金は、金額等が確定した時点で、正式な勘定科目へ振替えます。そのため、金額等が初めから明確なものには、仮払金を使いません。

立て替え払い(立替金)と仮払金の違いは『代金を負担する人』と『費用計上』

立て替え払い(立替金)と仮払金には、以下のような違いがあります。

 立て替え払い(立替金)仮払金
定義本来支払うべき人に代わって立て替えた代金使用用途や金額が未確定の前払い代金
最終的に代金を負担する人
(本来支払うべき人)
企業・事業主以外の第三者
(取引先・役員・従業員等)
仮払金を出した企業・事業主等
勘定科目の役割立て替えた代金を回収するまでの一時的な勘定科目内容や金額が確定するまでの一時的な勘定科目
仕訳・計上のタイミング・立て替えた時に立替金として仕訳
代金回収時現金等へ振替
・前払い時に仮払金として仕訳
・用途・金額等の確定時点で正式な勘定科目へ振替
貸借対照表上の区分流動資産流動資産

上記のとおり、立て替え払い(立替金)と仮払金の大きな違いは、「代金を負担する人」です。

仮払金は、用途や金額が確定していないだけで、支払うべき人が、その企業や事業主であることには変わりません。一方、立て替え払いの場合は、本来支払うべき人(取引先等)が最終的に負担します。

また、仕訳が確定して振替をした後、仮払金は費用計上されますが、立て替え払いは費用にはなりません。

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仮払金の具体例を紹介!

仮払金として仕訳するものには、次のような例があります。

<仮払金の具体例>

  • 宿泊費・交通費等を含めた出張費用の前払い
  • 備品等の買い出しのためにあらかじめ渡す現金

上記のような仮払金と、立て替え払いを混同しないように、注意しましょう。

立て替え払いの3つのパターンは『取引先経費・従業員経費・医療費の立て替え』


立て替え払いのパターンは、主に次の3つです。

<立て替え払いの3つのパターン>

  1. 取引先の経費の立て替え払い(立替金)
  2. 従業員の経費の立て替え払い(立替金)
  3. 医療費の立て替え払い

それぞれのパターンについて、以下で解説していきます。

※本記事の内容は「取引先・従業員経費の立て替え払い」がメインとなっています。

【立て替え払いのパターン1】取引先の経費の立て替え

取引先の経費の立て替え払いとは、本来であれば、取引先が支払うべき経費を、一時的に立て替えることです。ここで言う取引先とは、ビジネス相手だけではなく、お客様等も含みます。

たとえば、以下のようなものが、取引先経費の立て替え払いとなります。

<取引先経費の立て替え払いの具体例>

  • 自動車整備工場が立て替える車検時の法定費用
    (本来は、お客様(車の所有者)が納めるべき費用)
  • 建築会社が立て替える新築時の建築確認申請料
    (本来は、お客様(建築主)が自治体に納めるべき料金)

【立て替え払いのパターン2】従業員の経費の立て替え

従業員の経費の立て替え払いとは、従業員が支払うべき保険料等を、会社が一時的に立て替えることです。

具体的には、以下のものを会社が立て替えた場合、従業員経費の立て替えとなります。

<従業員経費の立て替え払いの具体例>

  • 雇用保険料等
  • 団体型の生命保険料等
  • 社宅家賃

保険料等を会社が代わりに納付する場合、会計処理には2つのパターンがあります。「立て替え払い(立替金)」「預り金」です。この2つは、下記のように使い分けます。

 保険料等の納付・徴収順序の違い
立て替え払い(立替金)・先に、会社が保険料等を立て替えて納付
・立替後に、従業員から給与天引きで徴収
預り金・先に、給与天引きで従業員から徴収
・徴収後に、会社が保険料等を納める

立替金は流動資産で、預り金は流動負債ですので、会計処理上はまったく別のものです。預り金について詳しく知りたい場合は、以下のページをご参照ください。

関連記事:【簡単にわかる】流動負債とは?買掛金・未払金など11個の勘定科目を徹底解説!3つの経営指標もわかりやすく紹介!

【立て替え払いのパターン3】医療費の立て替え

「医療費の立て替え払い」とは、病院等で保険適用分の金額を、一旦、自分で立て替えて支払うことです。

通常は、健康保険適用となるので、個人負担分だけを病院窓口で支払います。しかし、保険証を持っていない時などは、ひとまず全額支払い、後から保険適用分を請求できるのです。

これを、医療費の立て替えと言います。以下は、医療費立て替え払いの一例です。

<医療費立て替え払いの具体例>

  • 健康保険証を持っていない時の診療費用の立て替え
  • 高額療養費(個人負担の上限額を超えた金額)の立て替え

※いずれも、立て替え払いで全額支払った後に、請求を行います。

※本記事の内容は「取引先・従業員経費の立て替え払い」がメインとなっています。

なお、医療費の立て替えは確定申告に関わる場合もあります。確定申告の書き方について知りたい方は、以下のページもご覧ください。

関連記事:【完全保存版】確定申告とは?必要な人や提出方法などのポイント!初めてのあなたもすべて解決!
関連記事:【完全保存版】確定申告の書き方は意外と簡単!手順をわかりやすく解説!

取引先経費の立て替え払いの領収書の書き方!5つのチェックポイントを解説!


取引先等の経費を立て替えた場合は、必ず領収書(領収証)をもらいましょう。立て替え払いの領収書の扱い方には、以下の5つのポイントがあります。

 立て替え払いの領収書のポイント
1.領収書の発行者代金を受け取ったお店等(通常どおり)
2.領収書の宛名その代金を本来支払うべき人の名前
3.領収書の明細・金額支払った内容どおりに記載
4.領収書を最初に受け取る人お金を立て替えた人
5.領収書を最終的に受け取る人その代金を本来支払うべき人

宛名の書き方や、領収書は誰の物なのかについて、以下で説明いたします。

【取引先経費立替払の領収書のポイント1】領収書の発行者は『代金を受け取った店舗等』

領収書を発行する人は、代金を受け取ったお店等です。これは、立て替え払いであっても、通常の買い物の時と変わりません。

立て替えたお金を返してもらった際に、立て替えた人が領収書を発行する必要はありません。

【取引先経費立替払の領収書のポイント2】領収書の宛名は『本来支払うべき人の名前』

立て替え払いの領収書の宛名は、本来支払うべき人の名前とします。最終的には、「本来支払うべき人」へ領収書を渡すためです。お金を立て替えた人の名前ではありませんので、注意しましょう。

これは「会社の備品等を、社員が買い出しする場合」の領収書をイメージすると、わかりやすいです。買う人の名前ではなく、会社名で領収書をもらいますよね。

領収書は「最終的に代金を負担する人」の名前で発行するものです。

また、宛名を「上様」と書くのはNGです。「株式会社」等も省略しないように気をつけましょう。ただし、領収書では(株)と略記する会社もあります。

宛名をどのように書くか、「本来支払うべき人」に事前に確認しておくと、間違いがないでしょう。

【取引先経費立替払の領収書のポイント3】領収書の明細・金額は『支払内容どおりに記載』

領収書の明細や金額等は、立て替え払いであっても、通常時と特に変わりません。支払った内容のとおりに記載してください。

また、領収書を発行する企業によっては、金額欄以外に、明細が付いている場合もあります。その時は、明細を勝手に捨てずに、そのまま渡しましょう。

【取引先経費立替払の領収書のポイント4】領収書を最初に受け取る人は『代金を立て替えた人』

領収書を最初に受け取るのは、お金を立て替えた人です。領収書をもらい忘れると、本来支払うべき人に迷惑がかかりますので、必ずもらいましょう。

【取引先経費立替払の領収書のポイント5】領収書は最終的に『本来支払うべき人の物』

立て替えたお金を精算(返金)してもらったら、本来支払うべき人へ領収書を渡します。精算前に領収書を渡してしまわないよう、気をつけましょう。

また、経理の都合上、立替金の領収書を残しておきたい場合もあります。その時は、領収書を渡す前に、コピーを取っておくと良いですね。

立て替えたお金なので、領収書の原本を保管する必要はありません。

取引先経費の立て替え払い(立替金)の仕訳方法を具体例付きで解説!


取引先経費の立替払い(立替金)の仕訳方法は『立替時点で立替金として記帳』

取引先経費の立て替え払い(立替金)の仕訳は、以下の手順で行います。

仕訳のタイミング取引先経費の立替払いの仕訳方法
1.立替時立て替えた金額を「立替金」で借方へ記帳
2.立替金回収時立替金」を貸方へ仕訳

具体的な数字を入れた仕訳例は、以下で紹介いたします。

取引先経費の立替払い(立替金)の記帳・仕訳方法の具体例

下記の具体例を使って、取引先経費の立て替え払い(立替金)の仕訳方法を解説していきます。

 立替払い(立替金)の支払い例
取引内容取引先の経費の立て替え
立替金額1万3000円
支払方法・立替時に現金払い
・現金で立替金回収

【取引先経費の立替払い(立替金)の仕訳方法・手順1】<立替時>立替金として仕訳

立て替え時に支払った金額を、立替金で借方へ仕訳します。貸方の勘定科目は、立替金の支払方法(現金等)です。

1.立替時の仕訳
借方金額貸方金額
立替金13,000現金13,000

【取引先経費の立替払い(立替金)の仕訳方法・手順2】<回収時>立替金を貸方に仕訳

立替金回収時は、立替金を貸方へ仕訳し、回収方法(現金等)を借方へ記入します。

2.立替金回収時の仕訳(現金の場合)
借方金額貸方金額
現金13,000立替金13,000

この仕訳により、立替金は0円になりました。以上で、取引先経費の立て替え払い(立替金)の記帳・仕訳は完了です。

なお、立替金の仕訳方法について、さらに詳しく知りたい場合は、以下のページもご覧ください。

関連記事:立替金の仕訳方法!実際の例と間違えないためのポイント!

従業員保険料等の立て替え払い(立替金)の仕訳方法を具体例付きで解説!


従業員保険料等の立替払い(立替金)の仕訳方法は『給与天引き時に立替金を差し引いて記帳』

従業員保険料等の立て替え払い(立替金)の仕訳は、以下の手順で行います。

仕訳のタイミング従業員保険料等の立替払いの仕訳方法
1.立替時立て替えた金額を「立替金」で借方へ記帳
2.給与天引き時・「立替金」を貸方へ仕訳
・「給料」の全額借方へ記帳
・「給料-立替金」の差額を貸方へ仕訳

具体的な数字を入れた仕訳例は、以下で紹介いたします。

従業員保険料等の立替払い(立替金)の記帳・仕訳方法の具体例

下記の具体例を使って、従業員保険料等の立て替え払い(立替金)の仕訳方法を解説していきます。

 立替払い(立替金)の支払い例
取引内容従業員の生命保険料の立て替え
立替金額1万2000円
給料24万円
支払方法・立替時に現金払い
給与天引きで立替金回収
立替金を差し引いた差額(給料)を従業員へ現金払い

【従業員保険料等の立替払い(立替金)の仕訳方法・手順1】<立替時>立替金として仕訳

立て替え時に支払った金額を、立替金で借方へ仕訳します。貸方の勘定科目は、立替金の支払方法(現金等)です。

1.立替時の仕訳
借方金額貸方金額
立替金12,000現金12,000

【従業員保険料等の立替払い(立替金)の仕訳方法・手順2】<給与天引き時>立替金を貸方に仕訳

給与天引き時は、立替金を貸方へ仕訳し、給料の全額を借方へ記入します。

また、「給料から立替金を差し引いた金額」を従業員へ払うため、その内容を貸方へ記帳します。金額は「給料24万円-立替金1万2000円=22万8000円」です。勘定科目には支払方法(現金等)を記入します。

2.給与天引き時の仕訳
借方金額貸方金額
給料240,000立替金12,000
現金228,000

※従業員がこの時に受け取る金額は、24万円ではなく、立替金を差し引いた金額(22万8000円)となります。

この仕訳により、立替金は0円になりました。以上で、従業員保険料等の立て替え払い(立替金)の記帳・仕訳は完了です。

なお、立替金の仕訳方法については、以下のページでも詳しく解説しています。
関連記事:立替金の仕訳方法!実際の例と間違えないためのポイント!

 

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