【完全解決】請求書に印鑑は必要?印鑑を押す必要や3つのメリットを解説!

公開日:2019.7.30  |  最終更新日:2019.9.24


ビジネスを行うにあたって、必要不可欠である請求書。各会社ごとに違ったフォーマットを用意している点が特徴です。

請求書を新たに作成するにあたって、印鑑が必要かどうか悩んでいませんか?

フォーマットによっては印鑑が押されていないものもあるので、どうすればいいか迷いますよね。

そこで本記事では、請求書に押す印鑑について、以下の内容をまとめました。

  • 請求書に印鑑が必要かどうか
  • 印鑑の役割や押す理由
  • 印鑑を押すメリット
  • 請求書に押す印鑑の種類
  • 印鑑の押し方
  • PDFの請求書に使える電子印鑑の作り方

この記事を読めば、請求書の印鑑について完璧に理解できます。

これから請求書を作ろうとしている方、請求書に印鑑が必要か迷っている方は、ぜひ記事をご覧ください。


請求書に印鑑は必要ない?役割や押す理由について解説


日頃から請求書に触れていると、印鑑が押されているものと、押されていないものがありますよね。

実は、請求書には原則として印鑑が必要ありません。

では、なぜ押されている印鑑が存在するのか、こちらでは請求書に印鑑を押す理由や役割について解説します。

【請求書に印鑑を押す理由1】会社が発行したという証明になる

請求書に印鑑を押すことで、会社が発行したという証明になります。

元々、金銭のやり取りに請求書が必要ではありません。双方の合意さえあれば、口頭の約束であっても請求は成立します。

そのため法律上では口頭でも、印鑑を利用しなくても問題ないのです。

ところが請求書が無い状態だと請求に関して言った言わないなどのトラブルが発生するため、きっちりと書面化して請求することが求められます。

印鑑を使えば「ここの会社が発行した」という証明になるので、請求書に対する信頼度が増しますよね。会社によっては印鑑の無い請求書を断るところも存在します。

法律で厳しく定められていないからこそ、お互いの信頼関係の構築のために印鑑を押すのです。

【請求書に印鑑を押す理由2】偽造の可能性がガクッと下がる

請求書に印鑑を押すと、偽造の可能性がガクッと下がります。

そもそも印鑑が押されている請求書の複製は難しいということもありますが、法律面でも罪の重さが変わってくるのです。

  • 印鑑が無い請求書を偽造した場合……無印私文書偽造罪(1年以下の懲役または10万円以下の罰金)
  • 印鑑がある請求書を偽造した場合……有印私文書偽造罪(3ヶ月以上5年以下の懲役)

印鑑が無い請求書だと罰金程度で済む可能性が高いですが、印鑑ありだと懲役刑の可能性が高まります。

となると、わざわざリスクを負って複製しようと考える人は減りますよね。

偽造という面においても、請求書に印鑑を押すほうがトラブルに繋がりにくいのです。

【請求書に印鑑を押す理由3】取引先によっては印鑑が必須なことも

大企業や官公庁など、取引先によっては印鑑の無い請求書を受け付けてくれないことがあります。

会社としての証明がない書類を受け付けないということです。

印鑑は法律的には必要ありませんが、日本社会においては必要になるケースがあります。

請求書に印鑑を押すメリット3選


請求書に印鑑を押すのは義務ではありませんが、押すことによってメリットが存在します。

こちらでは請求書に印鑑を押すメリットについて紹介します。

【請求書に印鑑を押すメリット1】請求書の信頼度があがる

請求書に印鑑を押すと、請求書の信頼度があがります。

印鑑は日本において「自分で必ず保管するもの」という認識があるので、印鑑が押されている=ちゃんと会社の意思で発行されていると考えられるでしょう。

よって信頼度があがるため、取引先もちゃんとお金を支払ってくれるようになります。

請求書の信頼度があがり、正しくお金が振り込まれる可能性が高まるという点は、印鑑のメリットです。

【請求書に印鑑を押すメリット2】不正な取引の防止につながる

請求書に印鑑を押すと、不正な取引の防止につながります。

印鑑が無い請求書を使っていると、簡単に請求書を偽造できてしまいますよね。

すると、取引先と自社の社員が供託して、特定口座に多くお金を振り込むといった不正行為が行いやすいです。

印鑑があれば請求書の偽造が難しくなり、また偽造時の罪が重くなるため、不正のリスクがグッと下がります。

不正取引防止という観点からしても、請求書に印鑑を押すのはメリットと言えるでしょう。

【請求書に印鑑を押すメリット3】取引が円滑に進みやすい

請求書に印鑑を押していると、取引が円滑に進みやすいです。

発行側が「印鑑は必要ない」と思っていても、取引先によっては印鑑が無いと受け付けないというケースは多々あります。

一度請求書を送って、受け付けられないと返送されて、また印鑑を押して送る……となるとかなり手間がかかりますよね。

どんな取引先でも印鑑があるから断るということは無いので、新しい顧客と円滑に取引を進めたいのであれば、印鑑を押しておくとよいでしょう。


なお請求書の書き方を詳しく知りたい方は、以下の記事をご確認ください。

参考記事:請求書の書き方・送り方パーフェクトガイド!9つの項目で初心者でも大丈夫

請求書に印鑑を押すデメリットは、とにかく手間がかかる


請求書に印鑑を押すデメリットとして考えられるのは、とにかく手間がかかるという点でしょう。

企業によっては毎月何百枚も発行する請求書に、1枚1枚印鑑を押さなければなりません。

月末などの繁忙期に仕事が増えてしまうのは、かなりのデメリットだと言えます。

請求書に押す印鑑はどれ?印鑑の種類を4つ解説


印鑑には多くの種類があるため、どの印鑑を押せばよいか迷うことがありますよね。

そこでこちらでは、会社でよく使われる印鑑の種類と、それぞれの用途を解説します。

【印鑑の種類1】角印 ※請求書に利用可

角印は、会社の名前が入っている印鑑です。主に会社で発行される書類の証明として押される印鑑で、請求書に最も多く使われています。

角印は登録を行う必要が無く、比較的自由に作成可能です。多くの書類に利用されるので、利便性を高めるためにゴム印やインキ浸透印が使われることもあります。

会社で請求書に押す印鑑を迷ったら、とりあえず角印を押印しておきましょう。

【印鑑の種類2】丸印 ※請求書に利用不可

丸印は、会社が設立した時に法務局に登録する印鑑です。代表者印とも呼ばれ、真ん中に代表取締役印・外側に会社名が入ります。

丸印は契約書や手続き申請のために押す印鑑で、基本的に重要な書類にのみ押印されます。手続きの際は印鑑登録証明書を添えるなど、印鑑に対するチェックも厳しいです。

そのため、多く発行される請求書への利用は向いていません。会社の登録印なので、重要な書類にのみ押印しましょう。

【印鑑の種類3】銀行印 ※請求書に利用不可

銀行印は金融機関へ届け出るための印鑑です。小切手や手形の発行などに利用されます。

こちらも金融機関に関する書類にのみ押印するので、請求書には利用できません。

【印鑑の種類4】電子印・印刷印 ※請求書に利用可

PDFなどの電子状の請求書に利用される印鑑や、すでに請求書に印刷されている印鑑などは、請求書に利用可能です。

そもそも請求書に押す印鑑に決まりはないため、どのような印鑑であっても請求書の効力は変わりません。

ただし取引先によっては電子印や印刷印を受け付けない可能性があります。

大手企業など、コンプライアンスが厳しい取引先に請求書を送る際は、前もって確認をしておきましょう。


請求書をメールで送っていいかどうかについての見解については、以下の記事をご確認ください。

参考記事:【今すぐ解決】請求書はメールで送って良い?メールで送る際に気をつけるべき3つのポイント!

請求書に印鑑を押す方法を解説!注意点とは


請求書に印鑑を押すと、請求書自体の信頼度があがるため取引上では有効です。

では、どのように印鑑を押せばよいのでしょうか。こちらでは印鑑の押し方と注意点を紹介します。


まず、請求書には基本的に角印を使いましょう。会社が発行した証明にするために、すべて同じ印鑑を利用してください。

印鑑を押す場所は、自社の社名が書かれている場所です。請求書のフォーマットにもよりますが、主に右上部か右下部になることが多いでしょう。

そして印鑑は、会社名に少し被らせるようにして押印します。完全に社名と被っていたり、被っていなかったりすると良くありません。

特に社名と完全に被っていない場合だと、その部分をスキャンされて悪用される恐れが出てきます。

角印と言えども会社が用意している印鑑なので、取り扱いには気をつけましょう。

  • 角印を使う
  • 会社名に少し被るように押印する
  • まったく被らないようには押さない

という3点を意識して、押印するようにしてみてください。

PDFなどの請求書に使える電子印鑑の作り方


近年ではペーパーレスが進行しているため、請求書をPDFで発行するケースが増えました。

この際も必要に応じて印鑑を押す必要があるので、こちらでは電子の請求書に利用できる電子印鑑の作り方を紹介します。

まずは白い紙に角印を押印します。これが電子印鑑のもとになるので、くっきりとキレイに押すようにしましょう。

次にその角印をスキャンし、パソコンに取り込みます。

その後ペイントソフトなどで周囲の白い部分を切り取り、背景を透過処理することで、印鑑を文字に重ねられるようにして完成です。

電子印鑑は1つ作っておけばずっと利用できるので、電子化を進めるなら作成しておくとよいでしょう。

個人事業主やフリーランスが請求書に押す印鑑について


個人事業主やフリーランスなど、会社の印鑑を持っていない人はどのようにすればよいのでしょうか。

そもそも請求書には印鑑を押す義務はないため、個人で利用している印鑑を利用すれば問題ありません。

ただし個人の印鑑をそのまま転用しても、相手からすると信頼性がそこまで高くありません。

専用の印鑑を用意したり、屋号として使っている名称の印鑑を利用したりすることで、信用度を高めるとよいでしょう。


参考記事:【誰でもカンタン】請求書の宛名の正しい書き方やルール!3つのポイントを押さえておけば大丈夫!

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