【ビジネスマン必見】催促やお断りで使えるメール文の7つのポイントを解説!

公開日:2018.5.22  |  最終更新日:2025.3.19


ビジネスメールは業務を効率化させるだけでなく、ルーティンワークとして欠かせないものであり、マナーが問われます。しかし、催促やお断りのメールは言葉を選ばないと相手との関係を悪化させる可能性もあります。

ここでは、企業の人事課で新人指導を8年にわたって行ってきたビジネスのベテランが、相手を不快にさせない催促やお断りメールのポイントと文例を紹介したいと思います。ビジネスメールに苦手意識がある人、トラブルになったことがある人にとって必見の内容です。


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【ビジネスメールのポイント1】自分と相手の受け取り方が違うことを理解する


ビジネスメールを送る前に、まずは自分(送信者)と相手(受信者)ではメール内容の受け取り方が違うことを理解しておきましょう。顔を合わせずやり取りする場合、声や表情では伝えられないため、文章だけで自分の意図を伝え、受信者は文字だけで内容を読み取ることになります。

丁寧な対応をしているつもりでも、相手には冷たく感じられてしまうことは意外と多いです。相手が不快にならず、誠意を感じてくれるかどうかを考慮した上で送信するようにしましょう。

受信者の思考や価値観によっては誤解を生む可能性もあります。相手がどういう状況や心理状態でも誠意を感じるようなメールになるように工夫してください。


【ビジネスメールのポイント2】自分に不手際がないか確認する


催促のビジネスメールを送る前にいくつか確認したいことがあります。自分に不手際がなかったか、相手がメールを読んでいない可能性はないか、PCトラブルなどで送受信できていない可能性はないかなど、あらゆるシチュエーションを考えてみましょう。

一般的なビジネスメールより気を遣う内容を扱うため、細心の注意をしてから送信しましょう。事前のチェックポイントをまとめてみます。


送信前のチェックポイント

・きちんと送信していたか

・期日の認識がずれていないか

・メール内容(期日など)に誤りがないか

・データや資料は添付されていたか

これらをチェックし、送信してみてください。


【ビジネスメールのポイント3】ワンクッションを入れる


催促やお断りのビジネスメールでは、ワンクッション入れると雰囲気がやわらぎ、相手に威圧感を与えることなく内容を伝えることができます。冒頭から要望を切り出すと負担を与えるため、ワンクッション入れてやわらかい印象にしましょう。具体例をいくつか挙げてみます。


ワンクッションの具体例

・お忙しいところ恐縮ですが…

・いつもお願いばかりで恐縮ですが…

・誠に申し訳ないのですが…

・勝手なお願いで恐縮ですが…


これらのフレーズを入れてから要望を伝えると、クッション効果が得られます。また、「○○してください」という言葉は命令口調で冷たい印象を与えることがあるため、文末はソフトにすると良いでしょう。


ソフトな表現・○○していただきますよう、よろしくお願いいたします
・○○をお願いできますでしょうか
・○○していただければと存じます
・○○していただけると幸いです


こうした表現を使えば、強制ではなくお願いであることが伝わりやすいです。

【ビジネスメールのポイント4】お礼を述べる


お断りのビジネスメールでは、感謝の気持ちを伝えることを忘れないようにしましょう。お誘いや依頼などを受けられない謝罪の言葉だけだと、相手が不快に思う可能性が高いです。相手は自分に対して時間を割いたり、労力を費やしたりしています。メールの冒頭でお礼を述べておくと、丁寧さが伝わります。


感謝の気持ちを伝える文章
・「平素は格別のご用命を賜り、厚く感謝申し上げます。この度は○○をご注文いただき誠にありがとうございます。しかしながら…」
・「平素より大変お世話になっております。ご提案依頼の件、誠にありがとうございます。ぜひお手伝いしたいのですが、あいにく…」
・「日頃より、格別のお引き立てをありがとうございます。この度は見積のご依頼をいただき、誠にありがとうございました。せっかくのご依頼ですが…」


このように、まずはお礼を伝えることがビジネスマナーです。また、お断りする旨をはっきり伝えることも重要なポイントです。曖昧な表現は関係を悪化させる可能性があるため避けましょう。

【ビジネスメールのポイント5】理由や重要性を伝える


催促やお断りのメールでは、なぜ急いでいるのか、なぜ断ったのかという理由や重要性が大切です。そのため、相手も納得できる理由や重要性を、メールできちんと説明しましょう。

お断りのビジネスメールでは、角が立たないよう、相手の立場になり断る理由を考えることが大切です。相手の心情を想像し、断っても不満が出ないよう配慮しましょう。

催促のビジネスメールでは、相手が早急に対応しようと思えるフレーズを使うことが重要です。催促する理由と重要性を伝えることで、相手の取りかかり方も変わってきます。メール以外に電話で一報を入れておくとさらに効果的です。


理由を伝える文例
・いただいた資料をもとに、○日に会議を開く予定です
・○日のプレゼンに必要なため…
・お返事を参考に見積作成し、○日までに提出する予定でおります
・送付いただくデータをもとに提出する○○の締切が迫っておりまして…


このように、なぜ催促しているのかを説明すると、相手が危機感を持って対応してくれます。


【ビジネスメールのポイント6】ストレートな表現は避ける


催促する場合は、気まずい雰囲気にならないよう遠回しに伝えることがポイントです。


ストレートな表現を避けた言い回し
・○○の件ですが、その後いかがでしょうか
・○○についてご確認いただけましたでしょうか
・急かすようで申し訳ございませんが、ご回答をお待ちしております
・○○はお手元に届いておりますでしょうか?


このように、現状を知りたいことと早く回答が欲しい旨を遠回しに伝えることで、やわらかな雰囲気になります。このほか、ストレートな表現をやわらかい表現にしたフレーズも紹介しましょう。


至急支払ってほしい場合

「お手数ですが至急ご確認の上、お支払くださいますようお願い申し上げます。なお、行き違いの場合にはご容赦ください」


期限が過ぎているので至急連絡が欲しい場合

「その後の進捗はいかがでしょうか。状況をお知らせいただければ幸いです」


返事が欲しい場合

日に送信させていただいたメールですが、届いておりますでしょうか。お手数ですがご確認いただき、回答をいただければ幸いです。」


【ビジネスメールのポイント7】相手を気遣う


催促する場合は、最初に送ったメールの「日時」と「件名」を記し、要件は端的に箇条書きで伝えると、相手が読みやすいメールになります。

前回送信済みのメールを転送する方法もありますが、再度対応をお願いしたい旨を本文中に記載し、丁寧かつ分かりやすくすることが大切です。文章を加えずそのまま転送するのは失礼な行為になるため、注意しましょう。

相手が迅速に対応できるように、見積書・会議の議事録など、最初に添付したファイルなどがある場合は、もう一度添付します。添付ファイルを探す手間を省くことができるため、配慮ある行動だと感じてもらうことができます。

お断りメールでも、お礼を述べることと、今後も引き続きよい関係を続けていきたい旨をきちんと述べることで、気遣いが伝わりやすくなります。


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【ビジネスメールの文例集】催促編


ここからは、お客様へ催促メールを送る際の文例を、シチュエーションごとに紹介します。丁寧な印象を与えつつ迅速に対応してほしいことが伝わるポイントは5つです。


催促メールのポイント
①いつ、何の用件で連絡していたかを書く
②いつまでに対応してほしいか具体的な期限を明記する
③催促の理由はなるべく具体的に書く
④資料を送った場合は再送する
⑤行き違いの可能性を考慮した一文を書き添える


これらのポイントを押さえた文例は以下のとおりです。


申込書を催促する場合

日にお申込書をメールにて送付し、ご返送をお願いしておりましたが、ご確認いただけましたでしょうか。納期に間に合わせるため、日までに返送いただきたく存じます。念のためお申込書を再送いたしますので、ご確認いただけますでしょうか。なお、すでにご返送いただいていた場合は、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。」


回答を催促する場合

日に〇〇に関する問い合わせをいたしましたが、ご確認いただいておりますでしょうか。日の会議の議題にしたいため、遅くとも日までにはご回答をいただけますと幸いです。」


商品や資料を催促する場合

日に商品のご納品をお願いしておりましたが、まだ到着を確認できていない状況です。弊社の業務に支障が出る恐れがあるため、大変お手数ですが発送状況を再度ご確認いただけますと幸いです」


請求書や領収書送付を催促する場合

月のご請求書につきまして、弊社で受理が確認できていない状況です。ご多忙のところお手数ですが、日までに頂戴できますと幸いです。」


見積書が届かず催促する場合

日に依頼しました○○の見積の件についてご連絡申し上げます。日までに郵送いただけるとのことでしたが、まだこちらに届いていないようです。何らかの事情で遅れているようでしたら、その旨、ご連絡いただけますでしょうか。」


未入金に対して催促する場合

日付で請求書をお送りしましたが、振込期限の日までにご入金が確認できておりません。何かの手違いかとは存じますが、ご確認いただけますようお願い申し上げます。行き違いですでにご入金いただいておりましたら、ご容赦ください。」


納期を過ぎても納品されない場合

日に発注しました○○の納期が過ぎておりますが、進捗状況はいかがでしょうか。ご多忙の中、急かすようで申し訳ございませんが、本日中に進捗状況と納品予定についてご連絡いただけますでしょうか。」


催促メールのポイント 

催促でのポイントは「入金されていない」「届いていない」ではなく「確認ができない」と、把握している正確な情報だけを伝え、相手を責める表現をしないことです。

これだけで印象を損ねることなく、相手に困っている旨を伝えることができます。

【ビジネスメールの文例集】お断り編


お断りメールを送る場合の文例も、シチュエーションごとに紹介します。申し訳ないという謝罪の気持ちと、今後も引き続きよいお付き合いをしたいという意思が表現できる内容にするとよいでしょう。


注文依頼を断る場合

日付のメールにてご注文くださり、誠にありがとうございました。しかしながら、当該商品が在庫切れの状況のため、今回のご注文をお受けすることができません。

ただし、今回ご注文いただいた商品は月末には再入荷する予定です。よろしければ優先的に確保させていただきたいと考えておりますが、いかがでしょうか。ご一報いただければ幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。」


見積提案を断る場合

「この度は見積のご提案、誠にありがとうございました。

社内にて慎重に検討しました結果、誠に恐縮ではございますが、納期の関係で辞退させていただきたく存じます。○○様のご期待に添えず、大変申し訳ございません。またの機会にお声がけさせていただきますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」


不採用通知の場合

「先日は、弊社の採用試験にお越しいただき、ありがとうございました。

慎重に審議した結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見合わせていただくこととなりました。ご希望に添えず恐縮ですが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。末筆ながら、貴殿の今後のご活躍とご健勝を心よりお祈り申し上げます。」


イベント、宴会などを断る場合

「この度は○○にお誘いいただき、誠にありがとうございます。

せっかくお誘いいただいたのですが、当日は以前より予定していたアポイントメントが入っているため、今回は辞退させていただきたく存じます。

次回はぜひ参加したいと思っておりますので、またの機会によろしくお願いいたします。」


契約終了、取引停止する場合

「日頃よりご尽力賜り誠にありがとうございます。

契約更新の時期となり、社内で検討を重ねた結果、不本意ながら諸般の事情により契約更新を見送るという結論に至りました。つきましては、事情をご賢察くだされば幸いです。契約終了に際し必要な書類がありましたら、ご送付願います。

またお声がけすることがあるかもしれませんので、その節はよろしくお願いいたします。

貴社のますますのご発展を祈念しております。」


値引き交渉を断る場合

「過日は弊社の○○についてお問い合わせいただきありがとうございました。

また、日付の見積書について値引きのご依頼を拝読し、社内で検討を重ねてまいりました。弊社としましては、業界の水準や適正価格を考慮し、高品質のサービスを提供することをモットーにしております。クライアント各社からご支持いただいており、公平性を期すためにも、貴社に限っての値引きは難しい状況でございます。

つきましては誠に恐縮ですが、お手元の見積書でご検討くださいますようお願い申し上げます。


お断りメールのポイント

お断りのビジネスメールは、より気遣いと丁寧さが求められます。中でも契約終了取引停止は非常にシビアな内容のため、特に注意が必要です。

これまでの感謝の気持ちと謝罪の気持ちが伝わるフレーズを使うことで、ソフトな雰囲気の文章にしましょう。「残念ながら」「不本意ながら」「遺憾ではございますが」などの言葉は申し訳ないという気持ちが伝わりやすいフレーズです。

なお「お断り」「終了」「解除」「停止」などの言葉はきつい印象を与える恐れがあるため、「辞退」「遠慮」「見送る」などの表現に変えるとやわらかい表現になります。また、理由は「予算の都合により」「業務見直しにより」「諸般の事情により」など、当たり障りのないものにしておくと角が立ちにくいためおすすめです。

また、値引きなどの金銭が絡むビジネスメールも慎重さが求められます。遠回しでやわらかい表現にしつつ、はっきりと断ることが大切です。

曖昧な断り方をしてしまうと再度値引き交渉に持ち込まれる可能性があるため、見込みがないことが伝わる文章を心掛けましょう。


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催促、お断りメールはマナーが大切


相手を不快にさせない催促・お断りメールは、会社員はもちろん起業家にとってもマナーが求められるものです。紹介してきた7つのポイントと文例集を参考に、シチュエーションに合ったビジネスメールを作成してみてください。

急ぎの案件であっても、誤字脱字や敬語のミスがないか見直し、社会人としてマナーある対応をしましょう。送信済みのメールは取り消すことができないため、送信する前にきちんと読み直すことが大切です。

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