【保存版】記帳代行とは？代行業者の選び方や7つのメリット・デメリットを解説！

登録日：2019.9.30  ｜  最終更新日：2019.9.30

この記事は以下のようなお悩みを持つ方におすすめです。

「記帳代行サービスを利用したいけど、何から始めていいのかわからない」

「記帳代行のメリットデメリットを知りたい」

「記帳代行の相場を知りたい」

個人、法人に限らず、事業主であれば記帳代行サービスの利用を検討する方も多いと思います。

しかし、記帳代行サービスを利用した経験がなければ、始め方や業者の選び方などわからないことが多いですよね。

今回の記事では、記帳代行サービスの利用を検討している方にむけて、記帳代行サービスの利用に必要な情報をまとめました。

今回紹介する項目は以下のとおりです。

• そもそも記帳代行とは？なぜ、記帳代行が重要なのか？
• 記帳代行の依頼先
• 記帳代行サービスを利用するメリットデメリット
• 記帳代行の実際の流れ
• 記帳代行にかかる費用

この記事を読んでもらえば、自身が記帳代行サービスを利用すべきかどうかが分かるはずです。サクッと読めるようにまとめているので、要点だけでも把握しておくと今後の業者選びの役に立ちます。是非参考にしてみてください！

記帳代行とは？記帳代行の重要性を確認

記帳代行とは、帳簿付けを外部の業者に代行してもらうことです。記帳代行サービスを利用すれば、普段の記帳業務の負担を減らすことができたり、会社に経理担当が不在の場合に一時的にその穴を埋めたりできます。代行サービスを提供している業者と月ごとや年間ごとに契約を行うことで可能となりますね。

記帳代行は、多くの事業主が取り入れており重宝されているサービスであるといえます。なぜ、記帳代行が重宝されているのでしょうか。記帳代行の重要性を知るために、記帳について軽く触れていきますね。

記帳は義務だから負担を減らすために、記帳代行が重要

法人でも個人事業主でも、事業を立ち上げて金銭のやりとりが発生した場合は金銭の出入りを記録しておかなくてはいけません。お金の出入りを記録するのが記帳です。記帳業務が適切に行われていないと税金を確定するための決算が行えなくなるので、記帳を行わないという選択肢はまずありません。このように、事業を行っているのであれば、記帳はやらなくてはいけないことなんですね。

しかし、記帳業務に時間を割きたいと考えている事業主はなかなかいません。普段の業務になるべく専念したいですし、記帳のために新たに勉強したりというのは少々負担ですからね。そこで多くの方が記帳代行サービスを利用するんです。これが記帳代行が重宝されている理由です。

多少知識のある方であれば「白色申告は記帳が必要ないんじゃないの？記帳が義務であるとは限らないじゃないか」と思ったかもしれませんね。たしかに、以前まで白色申告の記帳義務は一部の方のみが対象でした。しかし、平成26年からは白色申告であっても記帳が義務づけられたんですね。つまり、事業を行っているのであれば、記帳は必ず行わなくてはいけないものとなりました。

記帳代行は違法じゃない

記帳という大事な作業を外部の人間に代行してもらうのは法的に問題ないのかと思うかたもいるでしょう。結論からいうと問題ありません。記帳代行は誰が行ってもOKです。税理士でも、行政書士でも、士業でない方でもOK。ただし、決算業務に関しては税理士、または本人しか行えないので注意が必要です。あくまでも、外部の人間が自由に代行できるのは記帳業務のみですね。

このように、記帳代行は外部の業者に記帳業務を代行してもらうことをいい、記帳代行サービスは多くの事業主が利用しています。記帳業務は必ず行わなくてはいけないので事業者にとって負担になってしまうでしょう。こだわりがなければ記帳業務は外部に依頼したほうがよいです。

では、具体的にどのような業者に依頼することになるのでしょうか？以下で確認していきましょう。

記帳代行は代行業者か税理士に依頼する

記帳代行を依頼する場合は、ほとんどの場合「代行業者」か「税理士」に依頼することになります。おそらく、この記事を読んでもらっている方も「代行業者」か「税理士」のどちらかを選択することになるでしょう。個人で代行業を行っている方もいますが、少数なので今回は省略します。

では、代行業者と税理士とではどのような違いがあるのでしょうか？それぞれ確認していきましょう。

代行業者

記帳の代行を専門としている業者が世の中には存在します。以下で紹介している税理士と比べて、利用料金が安価な点が代行業者の特徴です。また、業者にもよりますが、契約期間が短い業者が多く、相性が悪い場合であっても比較的容易に業者の変更が可能となっています。

ただし、記帳の代行のみを行っているので決算申告は行えなえません。記帳と決算は切っても切り離せない関係にありますからね、両方ともお願いしたいと思ったら税理士にお願いすることになります。

一応例外もあります。代行業者が税理士と提携している場合は、決算業務の代行も可能です。もし、代行業者に決算業務も代行してほしいのであれば、事前に税理士との提携がなされているか確認しておきましょう。稀に、税理士との提携なしに決算業務の代行を受け付けている業者がありますが、違法なので利用はやめておきましょう。ちなみに。税理士と提携している業者であれば、業者を通して税理士と意思疎通を行えるので、税理士と直接契約を結ぶよりも自分の意思をストレートに伝えやすいというメリットもあります。

また、代行業者の中には仕事の質が甘く、記入漏れや記入ミスがある会社も存在します。依頼者の帳簿に対して責任を負う必要がないからです。また、代行業務自体は資格等は必要でなく、誰でもできますからね。代行業者に記帳を依頼する場合は、事前に調査しておく必要があります。

まとめると、代行業者は安価で利用がしやすいものの、注意して業者を選ばないと違法の業者を選んでしまったり、記帳のミスが生じたりする可能性があるということですね。

税理士

税理士は代行業者ではありませんが、税務申告に関する知識に明るいため代行業を引き受けている場合があります。ただし、記帳業務自体は単純作業であるため好き好んで記帳代行を行う税理士は少なく、全体的に代行料金は高めです。専門知識を有しているので、確実性や信頼性は確保されているといえるでしょう。

また、税金について様々な知識を有しているので、契約を結ぶことで節税についてアドバイスがもらえる場合があります。支払う税金を減らすことができれば、トータルして支払う費用を減らせることも。このように、代行業者よりも得をする可能性もありますね。

さらにいうと、税務申告の代行も税理士であれば可能なので、事業者の負担をより減らすことができます。

注意点としては、基本的に税理士との契約は長期にわたることが多く、担当の税理士変更はあまり簡単ではないと考えた方がよいです。

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記帳代行のメリット7つ

記帳代行がどのようなものなのか、上記でおおまかに理解していただけたと思います。ここからは、より詳しく記帳代行を利用するメリットを紹介していきますね。

記帳代行サービスを利用することで得られるメリットは以下の7つです。

1. 本業に専念できる
2. コストダウン可能
3. 手続きが簡単
4. 税務申告も可能
5. 変更が容易
6. 作業が的確かつ早い
7. 節税のアドバイスが受けられる

それぞれ詳しく確認していきましょう。

本業に専念できる

記帳代行を利用するメリットとして、本業に専念できるという点があります。利用者の多くがこのメリットを求めて利用しているといっても過言ではありません。

記帳代行サービスを利用することで余計な時間を記帳業務に使わなくてよくなります。結果、本業に専念できるというわけです。特に個人事業主の方や、まだ規模の小さい会社などであれば是非とも利用したいですね。

場合によってはコストダウンが可能

会社で経理担当者を雇うことによって、記帳業務を担当者に任せているとう会社も多く存在するでしょう。経理担当者の雇用にかかる費用と、記帳代行サービスの利用かかる費用を比較すると圧倒的に代行サービスを利用したほうが安くなります。

もし人件費に悩んでいるのであれば、記帳代行サービスに切り替えるというのも一つの手ですね。経理担当者を雇用することによるメリットも存在するので、どちらがよいのか検討しながら選べるとよいでしょう。

手続きが簡単

記帳代行を利用するにしても、利用までの手続きが面倒であれば利用する気にはならないですよね。

記帳代行サービスは手続きが簡単です。領収書や通帳のコピーなど、簡単な書類をいくつか送付するだけで記帳業務を代行してもらえます。

税務申告も可能

記帳代行サービスの利用を検討しているのであれば、税務申告も同時に行ってほしいと考えるかたも多いですよね。実際に、税理士や代行業者も記帳代行に加えて税務申告の代行も受け付けている方が多く存在します。税務申告まで代行してもらえば、利用者の負担はさらに減らすことができ、より本業に専念できるでしょう。

ただし、代行業者に税務申告を依頼する場合は、業者が税理士と提携しているかどうかの確認が必要です。税理士もしくは本人でない人が税務書類を作成しても、その書類は法的に認められません。

変更も容易

経理担当を雇った場合は、仕事のできが悪くても一度雇い入れている分簡単に変更できないですよね。比べて、記帳代行サービスであれば、あくまで外注という形なので依頼した業者との相性がよくなくても比較的容易に変更可能です。

記帳自体は、月ごとの記帳がきちんとなされていれば問題ないですよね。契約期間も多くの場合大体1か月であることが多いので、変更に伴うリスクはほぼありません。ただし、契約内容によっては、契約期間が定められている場合もあります。その場合は契約期間が終了するまで変更ができないので事前に確認しておきましょう。

また、税理士に依頼する場合は年契約を結ぶことも多い点にも注意が必要です。

作業が正確かつ早い

記帳の代行業者は普段から記帳業務を行っているだけあって作業が正確かつ早いです。専業なので専用の機器や独自のノウハウを所持していますからね。

記帳業務になれていないのであれば、代行業者に依頼したほうが多くの時間を捻出できます。結果、事業に多くの時間を充てられるようになるでしょう。

節税のアドバイスが受けられることもある

税理士に代行業務を依頼した場合、節税のアドバイスを受けられる可能性があります。結果的にその年度の支払いを大きく抑えることが可能になるかもしれません。

記帳代行のデメリット3つ

次に記帳代行のデメリットを3つ確認していきます。

1. 違法な業者も一定数存在する。
2. 価格が分かりにくいことが多い
3. 経理情報の取り扱いに弱くなる

違法な業者も一定数存在する。

重ね重ねになりますが、決算業務は税理士しか行えません。税理士でないもの、あるいは税理士と提携していない業者が決算業務を行っている場合があり、そういった業者や個人は違法なので利用しないようにしましょう。

無駄なトラブルを避けるためにも、違法な業者は避けるべきです。

価格が分かりにくいことが多い

代行業者や税理士のホームページを確認してみても、はっきりとした値段がわからない場合があります。また、オプション等がついて、最終的に高くなることも。代行サービスを利用する場合は、きちんと料金について事前に確認しておきましょう。見積もりを出してもらえるとベストですね。

一見お得に見えて、後々損をするような契約形態をとる業者もいますから、入念にチェックしておきましょう。

経理情報の取り扱いに弱くなる

外注するので、自分で記帳、決算を行っている方よりも経理情報の取り扱いに弱くなる可能性が考えられます。例えば、決算書に書かれている内容がうまく把握できないなどです。

経理社員が育たないと、会社内部に会社の経理を把握できる人間が育たず会社の規模を大きくしていく際に困る可能性が考えられます。今後事業を拡大していく予定があるのであれば、記帳を外注せずに内部の経理担当に任せた方がよいでしょう。

記帳代行は3ステップで完了する

ここまで、記帳代行の内容について触れていきました。しかし、具体的にどのような手順で記帳代行を行っていくのか、イメージがつきづらいですよね。

ここからは、実際にどのような流れで記帳代行が行われていくのか、3ステップに分けて解説していきます。特に難しいことはありません。

具体的には以下の3ステップを踏むことになります。

1. 必要な書類を送付
2. 代行業者が書類をもとに記帳、計算を行う
3. 記帳の内容を確認、修正を行う

それぞれ確認していきましょう。

【記帳代行ステップ1】書類を送付

まずは、領収書や請求書、通帳のコピーなど記帳をつけるために必要な書類を用意します。依頼をする際に現金出納帳が必要になるのですが、作成は法人で作成しなくてはいけない場合と業者が作成しなくてはいけない場合があります。依頼する業者ごとに対応が違うので事前に確認しておきましょう。

依頼側でするのは書類の送付のみです。あとは代行業者や税理士の業務が終了するまで待ちましょう。

【記帳代行ステップ2】代行業者が書類をもとに記帳、計算を行う

代行業者は送られてきた書類をもとに記帳を行っていきます。もしこの段階で、不明な点があれば、ひととおり記帳が終わった段階で法人に問い合わせを行います。

記帳が終了したら、入力したデータをもとに、損益の推移表、貸借対照表などを作成し納品します。近年では会計ソフトのデータをそのまま共有して納品する業者も多いです。

一般的には、書類を受け取ってから、1週間程度で完了します。

【記帳代行ステップ3】内容を確認、修正の依頼を行う。

納付された書類やデータに不備がないか、不明点はないか、法人側で確認を行いましょう。不備がなければ、その月の記帳業務は完了です。

記帳代行にはどのくらいかかる？費用相場を解説

記帳代行にかかる費用は業務量と料金形態によって変わります。業務量のひとつの指標となっているのが仕訳数です。料金形態も仕訳数をもとに定められている場合がほとんどですね。

料金形態を詳しくみていくと、従量課金制と月額課金制の2つに分けられます。従量課金制とは、1仕訳あたりいくらと明確に決めている課金制度。月額課金制は、1か月あたりの基本料金が定められており100仕訳以内はいくら、150仕訳からいくらと、ある一定の仕訳数を超えたときに月に支払う料金が増える料金制度です。

従量課金制度の場合は1仕訳あたり50～100円の間で設定されているのが一般的。

月額課金制の大まかな相場は以下のとおりです。

上記で説明した相場は、あくまで相場です。税理士によっても違いますし、オプションの有無によっても大きく異なります。税理士や代行業者によっては相談も可能なので、依頼したい税理士あるいは代行業者を決めた場合は必ず問い合わせるようにしましょう。

また。個人事業主は仕訳数が少ないことが考えられるので、30仕訳程度の少ない仕訳数にも対応している業者も多く存在しています。そういった業者は月額5000円程度から可能なので、個人事業主も取り入れやすいのではないでしょうか。

初年度は安いのに、2年目から高めの値段設定にしている業者も存在します。長期の契約を結ぶ際は特に注意して契約内容を確認しておくべきです。

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