手順書作成に特化したTeachme Bizの「業務を3割削減する機能」と「大幅なコストカットを実現させる魅力」を解説 株式会社スタディスト 取締役CTO 佐橘一旗様

公開日:2019/6/3  |  最終更新日:2019/6/3


約2500社以上が導入している、クラウド型手順書作成ツールTeachme Bizとはどのようなサービスなのか、株式会社スタディスト 取締役CTO 佐橘一旗様にうかがいました

画像、動画、テキストを活用した解りやすい手順書制作ができる「Teachme Biz(ティーチミー・ビズ)」は、手順書を簡単に作成して業務手順を分かりやすく伝えることができるツールです。Teachme Bizを利用する事で、研修時間や手順書作成時間が短縮でき、コスト削減につながります。また、IT企業であれば顧客向けの取扱説明書として公開する事で、問い合わせ件数を減らすことも可能です。

そんなマルチに活用できるTeachme Bizの魅力とメリットをご紹介いたします。

Teachme Bizの概要をお聞かせください。

Teachme Biz |伝えることを、もっと簡単に‎

Teachme Bizは、画像や動画を用いて、手順やノウハウが視覚的に分かりやすい手順書を簡単に作成、共有できるビジュアルSOPプラットフォームです

SOP(Standard Operating Procedures)とは標準作業手順書、つまりマニュアルを意味します。マニュアルと言うと「マニュアル人間」のようなマイナスイメージもありますが、私たちが目指すのは、業務に求められる手順をより伝わりやすくすることで、業務の効率化を図ること。業務の手順や業務の改廃、従業員の入れ替わりが多い業種では、特にご活用いただけるサービスです。

これまでに、のべ2500社に導入していただいています。なかでも飲食、製造、小売の3業種が特に多く、そのほかにも銀行やIT、ホテルなど多岐にわたっています。

Teachme Bizはどの様な場面で利用されているのでしょうか。



使い方は業種によってさまざまです。

飲食店では接客の仕方やレシピの調理手順の説明に利用されています。例えば、「こんがり焼く」という言葉だけでは実際にどの程度焼くのかが分かりませんが、画像や動画にすることで伝わりやすいというメリットがあります。

医薬品の製造販売を行っている企業では、約530種類もの手順書を紙に印刷していましたが、Teachme Bizの導入を行ってペーパーレス化。記載事項の改定が有ってもクラウド上に保存してある手順書の更新を行えば最新盤の観覧が可能となったため、年間2,000万円もの関連費用の削減が実現しました。

また、店舗への新人従業員の教育にTeachme Bizを導入したことで、新人研修にかかる時間を3割削減できたと好評いただいています。

Teachme Biz提供のきっかけは何だったのでしょうか。

スタディストの創業メンバーは、製造業向けの業務改善コンサルティングを行う株式会社インクス(現・SOLIZE株式会社)に勤めていて、新しく設計した業務プロセスを組織に浸透させるために手順書をつくって納品していました。ただ、せっかく納品したにもかかわらず、手順書は文字だらけで伝わりにくく読まれない…。手順書の意義に疑問を感じていたことが、Teachme Bizの発端です。

その後、同社の退職をきっかけに「自分たちでチャレンジしよう」とスタディストを創業しました。
最近では、転職者の増加や入管法改正による外国人労働者の増加といった影響で、新たな業務やナレッジを伝える機会も増えています。その際に、いかに簡単な手段を使って、より分かりやすく伝えるかということが、世の中の生産性向上に貢献するキーワードだと考えています。

Teachme Bizの魅力をご説明いただけますか。

Teachme Bizを利用すれば、手順書はとても簡単に作成できます。一番の魅力は、作業工程をスマートフォンやタブレットのカメラで録画して、そこから手順の説明に合わせて静止画や短い動画として切り出し、並べられること

工程ごとに写真を撮影する方法だと、例えばパフェの中にコーンフレークを入れる工程を撮影し忘れてしまったときに、もう一度パフェをつくり直さなければいけないといったことになりがちですが、動画であれば途中の工程を撮影し忘れることはありません。

また、画面操作を録画する機能も付いているため、画面上の操作手順説明も、同様の方法で手順書作成をおこなうことができます。切り出した静止画や動画には、注目してほしいポイントに線を引いたり、矢印をつけたりすることができます。そこにテキストによる説明文を付け加えれば、手順書の完成です。

パソコンからはもちろん、スマートフォンやタブレット上でも操作ができ、画像の編集も指一本で完了します。レイアウトや印刷時の崩れなども気にせずにパパッとつくれるのがTeachme Bizの強みです。

動画で解るTeachme Bizの魅力

Teachme Bizの利用イメージを動画で見る事ができます。

そのほかに便利な機能があればお聞かせください。

総務系の仕事をされている方にご好評いただいているのが、Teachme Bizのタスク配信の機能です
例えば、年末調整の用紙の記入方法を手順書として作成し、対象者にタスクとして配信すると、配信先に通知がいきます。タスクの進捗状況もモニタリングできるため、誰がタスクを完了したのか、あるいは閲覧すらしていないのかを知ることができるので漏れなく管理できます。

QRコードの印刷機能もおすすめです
製造業の現場では、機械のメンテナンス手順など、普段から頻繁に発生する業務ではないが故に、手順が解らず困るといったことがあります。その際、機械にQRコードのシールを貼り、直接メンテナンスの手順書に遷移できるようにしておけば、わざわざ手順書を検索する手間が省けます。ちなみにTeachme Bizでは、最終退社するときの施錠の仕方を手順書化し、QRコードを出入口の近くに貼っているので、初めて施錠を行う社員も困る事無く対応できる様になっています。

手順書には、事業の機密に関わる内容を記載することもあるかと思います。セキュリティについては、どのような対策をされていますか。

運用上のセキュリティとしては、手順書の公開範囲をお客様のニーズに合わせて細かく設定できるようになっています

一番堅牢なものであれば、ログインしているユーザーしか閲覧できないようにすることが可能です。そのほか、閲覧履歴の記録や不正アクセスのブロックもできます。

もう少しカジュアルに公開したい場合には、特定のサイトからアクセスがあった場合に表示するといったリファラ制限機能や、自拠点内からであれば誰でも見られるようにするといった接続元IP制限機能が使えます。フォルダにパスワードを設定し、パスワードを知っている人だけが閲覧できるようにすることも可能です。もちろん誰もが閲覧できる完全外部公開もできます。

料金体系について、お聞かせください。

プランは「スターター」「ベーシック」「エンタープライズ」の3つです。初期費用はすべて30万円で、プランによって、付与されるアカウント数と使える機能、そして月額料金が異なります

最もシンプルな「スターター」は、月額5万円。主にトライアルとして使ってみたいという場合や、従業員が500人に満たない小さな法人様、顧客向けの取扱説明書として使いたいIT企業様などにご利用いただいています。

「ベーシック」は月額10万円で、手順書の承認機能という、作成した手順書が承認を受けて初めて公開できるといった設定が可能になります。また、レポートや分析の機能も充実しています。こちらは、主に従業員500人以上の法人様にご利用いただいており、それ以上の規模の法人様にはエンタープライズをおすすめしています。

▼詳しくはこちら
Teachme Biz―料金

Teachme Bizを導入する際のサポート体制を教えてください。

Teachme Bizを導入いただく際は、まずカスタマーサクセスの担当者が業種や要件について伺います。その後、手順書の作成方法や、社内に浸透させる方法などの運用設計を一緒に組み立てます。手順書を作成される方へのレクチャーも行い、運用開始後も経過をうかがってフォローします。お問い合わせから運用開始までの期間は、平均1~2カ月が目安です。

そのほかのサポートとしては、ユーザーカンファレンスや全国各地での活用相談会を定期的に開催し、ナレッジ共有や新機能のご案内を行っています。そういった場に足を運ぶことで、新たな活用方法や課題の解決方法を見つけていただくこともできるかと思います。

今後の展開予定をお聞かせください。

2019年4月1日に、Salesforce上で表示画面に対応した手順が確認できる「Teachme Biz for SFA」をリリースしました。このように、今はどんな業種の方にでも利用していただけるよう汎用性の高いサービスとなっていますが、今後はさまざまな業種に特化した製品も展開していきたいと考えています。

▼詳しくはこちら
Teachme Biz―Teachme Biz for SFA

起業家の方に向けて、メッセージをお願いします。

顧客向けの取扱説明書として使いたいという起業家の方であれば、すぐにでも使っていただければと思います。また、飲食店やチェーンストアを開業され、店舗が増えて管理が行き届かなくなってきたと感じたときや、会社の規模が拡大し、口頭だけでは社内の情報共有がしにくくなってきたと感じたときにも、利用をご検討いただければと思います。


■株式会社スタディスト 企業・事業内容紹介

今年で創業10年目を迎え。「伝えることを、もっと簡単に。」をミッションに、「知る、考える、作り出す喜びにあふれた知的活力みなぎる社会をつくる」を目指し、手順が見える、伝わる、拡がるビジュアルSOPプラットフォーム「Teachme Biz」を展開しています。

コーポレートサイト 株式会社スタディスト

Teachme Biz

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