LINEを利用して書類の作成が可能に!業務時間の20%を効率化できる日本初の対話型AIドキュメントサービスSPALO(スパロ)の便利な機能とは  株式会社ビズオーシャン 代表取締役社長 堀 貢一様

公開日:2018/10/18  |  最終更新日:2019/4/30


作業報告書や経費精算などの書類作成が、場所を選ばず、作りたい時に作成が出来たら便利ではないでしょうか。

帳票作成はExcelなどを使用して作成する事が一般的ですが、作成環境が無い為、外出先からわざわざ帰社して作業を行う事も珍しくはありません。営業職に関して、1日の約20%が「顧客へ会う為の移動時間や待ち時間」などの生産性の無い事へ使用されているというデータがあります。この時間をいかに活用、削減するかが、経営者にとっての課題とも言えるのではないでしょうか。

そんな非生産時間を書類作成業務に当てる事ができるサービスが、今回ご紹介する日本初の対話型AIドキュメント作成サービスSPALO(スパロ)。「第2回 AI Creation」入賞、「Challenge IoT Award 2017 関東大会」優勝など、数々のコンテストで受賞歴のある今大注目のサービスです。

今回はSPALOを運営する株式会社ビズオーシャンの代表取締役社長 堀貢一様にお話を伺い、起業家に特におすすめしたいSPALOの利用メリットを教えていただきました。

―はじめに、SPALO(スパロ)のサービス内容についてお聞かせください。

ドキュメント作成 x 音声AIチャットボット- SPALO(スパロ) 

SPALOはLINEを使い質問に回答するだけで、書類テンプレートを元にExcelやWordなどのファイルを自動生成することのできるサービスです

ExcelやWordの入力をスマホやタブレットを操作して行う事は、意外と時間のかかる作業です。しかしSPALOはテキスト入力・音声入力も対応出来るため、簡単にハンズフリーで書類を作成することが可能になります。


SPALOを使う事で、電車の中で見積書を作成したり、作業終了した現場で日報を作成する事などが可能となります。合間の時間を作業に当てる事が出来るので、生産性がアップする上、勤務時間の短縮にも繋がるでしょう

弊社は「ドキュメントにイノベーションを起こす会社」というビジョンの元、サービスを提供しています。SPALOの他にも、会員約250万人を要するテンプレート無料配布サイト「bizocean(ビズオーシャン)」やブラウザ上で履歴書を作れる無料サービス「yagish(ヤギッシュ)」など、様々なプロダクトを提供しております。

―SPALOを利用する際の基本的な流れを伺えますか?

SPALOの「個人向けプラン」を例にとって流れをご説明します

まず、SPALOのサイトにあるBOTストアなどのQRコードなどからLINEでチャットボットと「友達」になっていただきます。

BOTストア- SPALO(スパロ)

数あるテンプレートの中から使いたい帳票を選んでいただき、AIの質問に従って音声入力していきます。作成した書類はチャットツール上でプレビューが可能です。
完成した書類のデータは事前に指定したメールアドレスや、オンラインストレージサービスのようなBox(※法人向けプランのみ)に送られることになります。書類のデータ形式にもよりますが、後で再編集する事も可能です。

現在SPALOでは、作業報告書・見積書など11の定型フォーマットを用意しています。法人向けプランだと、テンプレートのカスタマイズが可能なので、興味の有る方は、是非お気軽にお問合せをお願いします。

―動画で見るSPALO「作業報告書作成編」

LINEを使用して「作業報告書」を作成する流れが解ります。


―SPALOを利用するメリットは何でしょうか?

メリットは3つあります。

まずは、スマホのみで楽に書類が作成できるため、パソコンを使わなくて済むことです。
わざわざ重いパソコンを持ち歩いたり、電源を探し回ったりすることがなくなり、隙間時間を有効に使えます。データも保存されるので、管理や集計などもスムーズに行えます。

次に操作の簡単さ
ITツールに慣れていない方は、見えない所でドキュメント作成が行われている事に「不安」を感じる方もいる様ですが、SPALOでの書類作成は、提示された質問にLINEで答えるだけでいいので、普段パソコンを使い慣れていない方でも簡単に操作が出来ます。
Excelの使い方を習得するより、数倍早く使いこなせる様になるでしょう。

最後は、自分の好きなフォーマットが使えることです。
たとえば、A社、B社、C社、D社で報告書フォーマットがそれぞれ異なる場合があります。モバイルアプリはカスタマイズがきかないものも多いですが、SPALOは使う人にあわせてカスタマイズできます。(法人プランでのサービス提供となります)

―SPALOが実際に活用されている事例を教えてください。

やはり、一番多いのは営業職の方のご利用です。また、建築現場での作業報告書作成にもよく活用されています。

壁に開いていた穴の写真を撮り、塞いだ後にまた撮影する、という手順で作成するのですが、通常は撮影した画像をDropboxなどで共有を行い、その写真をパソコンで挿入する…という二重の作業が必要でした。でも、SPALOであれば、AIから「写真を添付してください」と指示された際に画像をアップロードすると、自動的にリサイズ(サイズ調整)して挿入されるので、その場1回の作業で書類作成が完了します。

民泊施設などでは小口現金処理にご利用いただいており、外部の清掃スタッフがトイレットペーパーやティッシュといった備品をコンビニなどで補充する際、SPALOでレシートの写真を撮影して報告書をその場で作成。後々原本を郵送して精算を行うという活用をしています。外部スタッフに作業を依頼することが多い起業家の方にもおすすめの使い方です。

こうした報告書や精算書を手書きで作成すると、再度パソコンで入力する作業が発生する場合があります。しかし、SPALOであれば最初からExcelなどのデータとなるため、打ち直す手間が省ける上、LINEさえ使用できれば作業ができるので、パソコンをお持ちでない方やお年寄り、学生の方などにも無理なく帳票が作成できます。特にそうした方々と仕事をする場合SPALOは役立ちます。

―SPALOの料金プランを教えて下さい。

「個人向けプラン」と「法人向けプラン」の2つがあります。

全プラン共通で、ポイント制を導入しています。各フォーマットに設定されたポイントが、1帳票作成ごとに消費されていきます。

―個人向けプラン

「プライベートプラン」「スタータープラン」の2種類があり、共に導入費用は無料です。
SPALO提供の定型フォーマットのみのご利用となります。

―法人向けプラン

「ライトプラン」「ベーシックプラン」「プレミアムプラン」の3種類があり、共に導入費用は無料です。1bot分(60項目まで)の制作が含まれています。

法人プランにはBotの修正が必要になった場合の「サポートパック」や「企業向けの操作説明書の作成」「LINE以外のチャットツールへの対応」「保存先ドライブ」など、各種オプションをご用意しています。詳しくは、一度お問合せをしてみて下さい。

SPALO(スパロ)‐ 料金表

SPALO(スパロ)‐お問合せ

―SPALOの今後の展望について聞かせていただけますか?

長文の言葉を「自動判別」して仕分けするAIをSPALOへ導入する予定です

現在SPALOに使われているマッピング技術については既に特許出願中です
マッピング技術とは、たとえば交通費精算の書類を作成する場合、

 AI            ユーザー

「行き先は?」   → 「渋谷」
「訪問先は?」   → 「◯◯工業」
「何で行きますか?」→ 「JR」

の様に対話していき、交通費精算書フォーマットの項目ごとAIが整理した後に入力されます。これを実現しているのが現在のマッピング技術です。

今後はこの技術を応用して、「今日JRで渋谷に行って◯◯工業に訪問します」とスマホに向かって喋るだけで、AIが必要情報を自動判別して書類が出来上がる様にしようと思っています。これが実現すれば、完全ハンズフリー型ドキュメント作成が可能となるでしょう。

―御社の事業全体の展望について教えてください。

私たちは徹底的に紙をなくして、現在パソコンで作成しているものをスマホで作れる社会を目指しています。それをドキュメントイノベーションと呼んでいます。

ブラウザ上で履歴書を作れるオンラインドキュメントサービス「yagish」も、その一環です。家にパソコンがなく履歴書を手書きする方も多いため、項目に従って入力していけば履歴書をデータで作成できるようにしたいと考えています。「いつ大学に入学していつ卒業したのか」というのも自動計算できるため、とても便利です。

その第2弾として、スマホひとつで事業計画書を作成できるサービスも年内リリース予定です。

―最後に起業家に向けてメッセージをお願いします。

今後、スマホひとつで仕事ができる世界が必ず到来します

起業家の方は、今からスマホ社会に適応したサービスを上手に活用していくと、他者に対する大きなアドバンテージになるでしょう。

世に出たばかりの新しいシステムを積極的に利用して、業務の効率化を図っていくことは、お客様に新しいプロダクトを提供していく会社や個人事業主にとって必須な取り組みだと考えています。


株式会社ビズオーシャン企業・事業内容紹介

「誰もがどこでもかんたんに使えるドキュメントサービスを提供し、データビジネスを展開する」をビジョンとする株式会社ビズオーシャン。2017年10月に始動したSPALOの他、日本最大級のテンプレートサイト「bizoscean」やスマホ・パソコンで履歴書を作成できる「yagish」など、ドキュメントに関する様々なサービスを次々展開しています。

その源泉にあるのは、社員が積極的にアイデアを出し、プロダクトを生むボトムアップ型の社風。社長の指示に従って開発するのではなく、社員が自主的に開発したものを全社でバックアップする姿勢が、ペーパーレス社会に不可欠な技術やサービスを創出する土台のひとつになっています。

住所 〒104-0045 東京都中央区築地4丁目1-17 銀座大野ビル8階

ホームページ   >株式会社ビズオーシャン 

SPALO(スパロ)

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お問い合わせ    >SPALO(スパロ)‐お問合せ 

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