【誰でもカンタン】KPTとは?5つのコツで効果を最大化!やり方を交えて詳しく解説!

登録日:2019.7.30  |  最終更新日:2020.3.16


プロジェクトの改善を効率よく進めるフレームワークにKPTがあります。KPTはシンプルながらも効果の高いフレームワークなので、実に多くの企業、特にIT業界では頻繁に利用されます。

しかしながら、いくつかのポイントを押さえつつ利用しないと望んだ効果が得られない場合があります。せっかくKPTを実行するのに、効果が得られないのはもったいないですよね。

今回はKPTの基礎的な内容に触れつつ、KPTを成功させるためのコツを紹介します。具体的には以下の項目を解説しますね。

  • KPTとは
  • KPTで得られる効果
  • KPTの進め方
  • KPTを成功させるコツ
  • KPTに役立つツール

数あるフレームワークの中でも、取り入れやすいのがKPTです。是非とも今回の記事で活用方法を理解して、普段の業務改善、目標達成に役立ててみてください。流し読みでも理解できるようサクッとまとめました! 

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KPTとは?3つの要素を解説


まずは、KPTの 概要について触れていきましょう。

KPTは仕事やプロジェクトの改善に用いられるフレームワークのひとつです。現場では「ケ-ピーティー」や「けぷと」などと呼ばれています。KPTを簡単に言うと、効果的な振り返りを行うためのフレームワークであるといえますね。

以前からシステム開発の現場では利用されていました。近年は、その他の業界でも扱われることが多くなっています。


KPTは定期的に振り返り会というものを開き、チーム内で仕事の進め方の検討・改善案を出していきます。

具体的にに何をするのかというと、KPTの元となっているKeep Problem Tryの3要素について話し合い、情報交換アイデア出しを行っていきます。 それぞれの要素を確認してみましょう。

KPTの要素1【Keep】続けるべきこと

Keepはやってみてよかったもの。やってみて何かしらよい効果が出たものをさします。やってみて「良かった」と評価を下しているので、それを続けるべきことであるともいえます。

KPTの要素2【Problem】 現在抱えている問題

Problemは悪かったことです。実行してみたら反対の効果が出てしまった、もしくはやらないことによって悪い結果が出てしまったことを出していきます。

KPTの要素3【Try】次にやりたいこと

KPTのフレームワークにおいて最も重要なのがこのTryです。KeepとProblemを話し合うことによって出た要素に対して修整案をだしていきます。

良かったことに対しては、さらに良い効果を出すにはどうすれば良いか、悪かったことに対しては、どう対処すれば良いのか、そのアイデアを考えて実行に移せるようにします。

Keep Problemにとらわれずにやりたいことを出しても問題ありません。


このようにKPTを行なうとなった際は、プロジェクトの進め方などに関して、良かったこと、悪かったこと、次にやることの3つを話し合います。

KPTがどのようなフレームワークか分かったところで、次にKPTによってどのような効果が得られるのかを確認していきますね。


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KPTで得られる効果3つを紹介!


次にKPTによってどのような効果が得られるのかを3つ紹介します。紹介する効果は以下のとおりです。

  1. 生産性の向上が望める
  2. メンバー間の情報交換が盛んになる
  3. チームに一体感が生まれる

それぞれ、確認していきましょう。

【KPTで得られる効果その1】生産性の向上

まず、そもそもなぜKPTを行なうのでしょうか?実行者の考えによって狙いは様々でしょうが、多くの場合KPTによる振り返りを通して、プロジェクトの進行速度を早め生産性を向上させるのが目的ではないでしょうか。


KPTを適切に実行できれば、生産性の向上は可能です。仮に、KPTによる振り返り会を行って具体的な改善案が出なくてもやる意味はあります。良かった点や問題点が可視化されるだけでメンバーの意識変化が期待できますよね。

【KPTで得られる効果その2】メンバー間の情報交換が盛んになる

KPTを行なえば、メンバー各々から様々な意見情報アイデアが出てきます。KPTによる振り返り会で情報交換の場を設けることで、個人が共有しないままもっている情報の共有が期待できますよね。

メンバー間の情報交換が盛んになれば、これまで浮き彫りにならなかった問題が把握できるかもしれません。メンバー間の情報交換が多いに越したことないです。

【KPTで得られる効果その3】チームに一体感が生まれる

KPTはチームで行われます。メンバー間で情報交換をし、ひとつのアイデアを出し、アイデアを実行しようとする姿勢によってチームには一体感を生まれさせます。

チームに一体感がうまれれば、コミュニケーションも円滑になりますし、プロジェクト完了させた時の達成感も大きくなりますよね。KPTによる副産物てきな効果ですが、仕事を円滑に行うにあたってチームの一体感は重要です。 


以上がKPTを行なうことで得られる効果になります。

KPTの進め方3ステップを解説


次にKPTをどのようにしておこなえばよいか、3つのステップに分けて解説していきますね。

3つのステップと言っても、何か特別なことをする必要はありません。KPTの3要素をどのような順番で進めていくのかが重要になります。

KPTは以下の順番で進めていくとよいでしょう。

  1. Keepを出す
  2. Problemを出す
  3. Tryを出す

 【KPTの進め方その1】Keepを出す

KPTを行う際は、まずKeepを出すところからはじめましょう。tryはkeepとproblemを出してからでないと意味がないですし、problemから始めると話し合いの場が暗くなる可能性があるからです。

そのため、まずはポジティブになれるKeepから始めるのがおすすめです。またこの段階でkeepに対するtryの案が出てきたら、ステップにとらわれずに書き出しましょう。

 【KPTの進め方その2】problemを出す

Keepを出し終わった段階で次に、Problemを出していきます。現在発生している問題に限らず将来的に発生しそうな問題や課題も挙げておきましょう。Keepのときと同様にステップにとらわれず改善案が出た時点でtryに書き出していきます。

 【KPT の進め方その3】tryを出す

keepとproblemの情報がでそろったら、最後にTryを出していきます。tryを出すときは実行可能かつ具体的な案を最終的に出すべきです。最終的に具体的であればいいので、仮の案をどんどん出していきましょう。KeepとProblemにとらわれる必要もありません。プロジェクトのためになると判断したのなら実行すべきです。

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KPTを成功させる5つのコツ+αとは!


KPTはシンプルかつ強力なフレームワークなので、高い効果を期待できるのですが、適切に実行できなければ望んだ効果が得られないこともあります。

KPTを成功させるには、コツを押さえて実行することが重要です。今回は以下5つのコツと補足を紹介しますね。KPTを行なう際に意識してみてください。

  1. 日常的にKPTを行なう
  2. なるべく少人数で行なう
  3. チームの状況に合わせて進行方法を決める
  4. Problemの解決ばかりに囚われない
  5. 責任の追及はしない

【KPTを成功させるコツ1】日常的にKPTを行う

人間は忘れる生き物なので、定期的に振り返りを行わないと、起こった出来事を忘れます。振り返りを習慣づけ、短いスパンでKTPを行うことが大切です。毎日行えるのが望ましいですが、難しければまずは週1からはじめてみてはいかがでしょうか?

日常的にKPTを行うためにも、あまり時間をかけすぎないことが大切です。 プロジェクトの進行に時間を割けないのは本末転倒ですし、時間をかけすぎると負担が大きくなりますからね。

また、日常的に行えば、なかなか改善できていない問題がなんでも議題に上がります。すると、改善の難しい問題点を改善しようという気持になりますよね。

【KPTを成功させるコツ2】なるべく少人数で行う

KPTはなるべく少人数で行った方がよいです。多くても5~6人にとどめておきましょう。人数がすくなければ、1人と話す時間を長くなり、質の高いKPTをおこなえます。

あまりにも、人数が多くなるとKPTにかける時間も長くなってしまいますしね。もともとのチームの人数が多い場合は、仕事の種類毎などで分けるなどして、グールーピングしてKPTをおこないましょう。

【KPTを成功させるコツ3】チームの状況にあわせて進行方法を決める

KPTをチームで行う際は、メンバー間の関係性や、KPTにどれだけ理解があるのかを考えながら進行方法をきめましょう。

まだチーム内で信頼関係が築けていない段階であれば、活発な意見交換が望めないことがありますよね。そのような場合は事前に紙に書き出してもらうなどの工夫ができます。メンバー誰しもが意見を出しやすい環境作成がKPTの成功に関ってくるんですね。


また、チームがKTP自体に不慣れであれば進行役などを設けるのもありです。進行役がいないと、どうしても時間をかけすぎたり、手順がぐちゃぐちゃになったりしますからね。

チームの中に発言力のあるメンバーがいれば、他のメンバーの意見が引っ張られることも考えられます。あえて批判的な意見を取り上げる時間を設けるなどの工夫も行ないましょう。

チームの状況に合わせて臨機応変KPTを行なうことが大切です。

【KPTを成功させるコツ4】 problem の解決に固執しすぎない

振り返りと聞くと、ついついマイナス面の反省に目がいきますよね。KTPはproblemの解決に注力を注ぎがちです。確かに、問題があれば解決策を考えるのは当然なのですが、良い点を伸ばすという視点も同じくらい大切です。

問題解決ばかりに尽力していては、ストレスがたまりますし、既にできている点をのばした方が圧倒的に楽かつ成果が出やすいです。KPTを行なっても成果がでなければチームのモチベーションに関わります。マイナスの面ばかり見ずにプラスの面も見るようにしましょう 

【KPTを成功させるコツ5】 責任を追及しない

KPTを行なう理由は今後のプロジェクト進行において新たな戦略や方針を打ち出すためですよね。何か問題が発生しているだとか進捗状況に問題があるからと言って責任を追及するのは時間の無駄です。責任の追及は別の会議でやればいいはず。

生産的なKTPを行うために、責任の追求はさけるべきです。

【その他KPTを成功させるコツ】 意見を引き出すためのテンプレートを用意する

ここからは補足になります

意見を引き出すための質問があらかじめ用意されていれば、効率的に情報を引き出せます。その都度意見出しに迷っていては生産的なKTPは行なえません。

KTPに必要な情報を引き出すために、テンプレートを用意してみるとよいでしょう。以下は質問の一例です。

【keep】

  • あなたが続けたいと思っていることは?
  • 良かったと思っているところは?

【problem】

  •  何か困ったことがあるか?
  • もっと出来たと思っていることは?
  • 目標の達成を妨げていることは?

【try】

  • 現在の良い点をより伸ばすために取り組むべきことは?
  • 問題点の解決に向けて取り組むべきことは?
  • 目標達成に向けて取り組める仕事は?

KPTの効率を格段にアップさせる3つのツール


最後に、KPTの効率をアップさせるツールを3つ紹介させていただきます。

  1. Trello(トレロ)
  2. Wistant(ウィスタント)
  3. Coggle

Trello(トレロ)

Trelloはふせん感覚でタスクを管理できるツールです。KPTはふせんをもちいて行なうことが多いため、KTPに適しています。無料で利用可能な点も利用をおすすめするポイントですね。

Wistant(ウィスタント)

KTPに不慣れであれば、Wistantの利用がおすすめです。コンピューターが進行役となり KPTを進めてくれます。こちらは有料の製品ですが、無料トライアルが用意されているため、試しに利用してみて、よかったら本採用してみるとよいでしょう。

Coggle

Coggleは無料のマインドマップ作成ツールです。インストールの必要がなく気軽に利用できます。マインドマップの方式を取っているので、書き出した内容をひと目で確認できるのがよいですね。3要素をふかんしてみながらアイデアを出すにはもってこいです。


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