【無料テンプレートあり】誰でも簡単!発注書の書き方とフォーマット!印紙や法的義務など3つのポイントも解説!

登録日:2019.8.4  |  最終更新日:2019.8.4


ビジネスでよく見る書類の1つに「発注書」があります。しかし、発注書の法的義務必須項目などは、意外と知られていないかもしれません。

そこで本記事では、発注書について、わかりやすくまとめました。

  • 発注書に収入印紙は必要
  • 発注書の発行義務があるのはどんな会社?
  • 発注書と注文書の違いは何?
  • 発注書の必須記入項目は?
  • 発注書をコピペで完成させたい!

この記事を読むと、これらを簡単に解決できます。発注書の書き方や法的義務がわからない方は、ぜひご覧ください。


発注書とは何?30秒でわかりやすく解説!


発注書とは『注文の申込書類』

発注書とは、発注者(購入者)から受注者(販売者)へ、注文の申し込みをする書類です。一般的には、見積金額等の条件に合意した後、発注書で正式に注文します。

ただし、発注書はあくまでも、注文者からの一方的な意思表示に過ぎません。そのため、発注書の送付だけでは、法律上の契約は成立しないのです。

発注書の役割は『トラブル防止』と『取引内容の記録』

発注書には以下のような役割があります。

・トラブル防止
・意思確認
金額・数量・納期等の取引内容の記録

書類があると「言った・言わない」で争うことを防げます。また、金額や納期などを書面に残すことで、未払いや商品未納などのトラブルにも対応できます。

発注書で契約は成立しませんが、このような役割があるため、書類の交付が行われています。

発注書と注文書・注文請書の違いは何?わかりやすく解説!


商品等の受発注に関わる文書には、発注書の他にも、下記の書類があります。

・注文書
・注文請書

それぞれの書類と、発注書との違いを解説していきます。

発注書と注文書は『法律上は同じもの』

発注書と注文書の意味・定義には、法律上の違いはありません。ただし、実務上では発注書と注文書を使い分けている企業もあります。

使い分け方には、主に下記の3パターンがあります。

使い分けの対象使い分け方
発注書注文書
取引内容無形商品・サービスの取引有形商品の取引
取引金額◯◯円以上の取引
(または、この逆)
◯◯円未満の取引
(または、この逆)
書類の発行者注文者が発行受注者が発行

上記はあくまでも一例なので、実際の使い分け方は、各企業の規程によります。

また、法的には使い分ける必要がありません。実務上でも、発注書または注文書のどちらかに統一することが可能です。

発注書と注文請書の違いは『発行者』と『役割』

注文請書は、発注書と対で使われる書類です。具体的には、以下のような違いがあります。

 発注書注文請書
発行者発注者受注者
書類の役割注文の申込み注文内容の承諾

発注書は、あくまでも発注者側の注文の意思表示となります。それに対し、その注文を受諾する場合に、受注者が発行するのが注文請書です。

発注書と注文請書が両方揃うことで、双方の意思確認ができます。

発注書の書き方と11個の記入項目・内容を解説!


発注書の記入項目は、消費税法第30条および下請法第3条により、定められています。

下記の必須項目が、法律上で必要な内容です。その他、取引を円滑にするために、記載した方が良い項目もあります。

(図解挿入)

必須項目1.発注者名
2.取引年月日
3.取引内容
4.取引金額(税込金額)
5.発注先の名称・宛名
6.支払期日(※下請法)
7.支払方法(※下請法)
記入した方が良い項目8.発注番号(文書番号)
9.納期
10.小計(税抜金額)
11.備考(納品場所・取引条件・その他)

それぞれの項目について、解説していきます。また、この書き方をふまえた発注書のテンプレートも、本記事内で紹介しています。

参考元
請求書等の記載事項や発行のしかた|国税庁
消費税法|e-Gov 電子政府の総合窓口
下請代金支払遅延等防止法|e-Gov 電子政府の総合窓口

【発注書の書き方と記入項目1】発注者名

発注元会社名・住所・電話番号などを記載します。発注者名は、消費税法第30条の「書類作成者の氏名又は名称」に当たります。

【発注書の書き方と記入項目2】取引年月日

取引年月日には、発注書を発行する日(発注日)を記入します。

【発注書の書き方と記入項目3】取引内容

発注する商品・サービス名、数量、単価などを記載します。見積書に合意した上での発注であれば、基本的に、見積書と発注書は同じ内容となります。

【発注書の書き方と記入項目4】取引金額(税込金額)

発注金額の合計を税込で表示します。これは、消費税法第30条による必須項目です。

【発注書の書き方と記入項目5】発注先の名称・宛名

発注書の宛名には、発注先(受注者)の名称を記入します。会社名等を正式名称で表示しましょう。

【発注書の書き方と記入項目6】支払期日(※下請法)

支払期日は、下請法による必須項目です。下請法に該当しない場合は、必須ではありませんが、記載した方がトラブルが無いでしょう。

<支払期日の記入例>
・月末締め翌月末払い

【発注書の書き方と記入項目7】支払方法(※下請法)

支払方法も、支払期日と同様、下請法の必須項目です。支払期日と支払方法を、1項目にまとめて「支払条件」と表示する方法もあります。

【発注書の書き方と記入項目8】発注番号(文書番号)

発注番号(文書番号)は、社内用の管理番号です。書く場合は、日付の上に記入しましょう。社内で記載の指定がない場合は、表示しなくて構いません。

関連記事:【無料】コピペで完成!ビジネス文書のテンプレート35選!誰でも使える例文・定型文を大公開!

【発注書の書き方と記入項目9】納期

商品・サービスの納品期限を記入します。必須項目ではありませんが、記載した方が取引がスムーズです。事前に見積書等で納期の提示があれば、その通りに書きましょう。また、納期が未確定や調整中の場合は、その旨を表示しておきます。

<納期の記入例>
・別途ご相談

【発注書の書き方と記入項目10】小計(税抜金額)

税抜金額の小計を記載します。消費税法で必須なのは税込金額だけですが、税抜表示もある方が望ましいです。

【発注書の書き方と記入項目11】備考(納品場所・取引条件・その他)

納品場所・納品方法やその他の取引条件、連絡事項などを記載します。見積書等で提示されている内容を書きましょう。

発注書でおさえておくべき重要ポイントは『下請法・会社法・印紙税法』の3つ!


発注書を発行する際に重要なポイントは、以下の3つです。

1.下請法により発注書の交付義務が発生
2.発注書の保管・保存期間は7年と10年
3.原則として収入印紙は不要

それぞれのポイントについて、説明いたします。

【発注書の重要ポイント1】下請法により発注書の交付義務が発生

一般的な会社には、発注書の発行義務がありません。ただし、下請法に該当する場合、発行する義務が生じます。

下請法が適用されるのは、親事業者の資本金が1000万円を超える場合です。これに当てはまると、下請業者への注文時に、発注書の交付が義務付けられます。

※下請法=下請代金支払遅延等防止法

参考元:下請代金支払遅延等防止法|e-Gov 電子政府の総合窓口

【発注書の重要ポイント2】発注書の保管・保存期間は7年と10年

発注書は帳票類に含まれるので、法律により、保管する義務があります。保存期間は、以下のとおりです。

法律保存期間
法人税法7年間
会社法10年間

参考元:帳簿書類等の保存期間及び保存方法|国税庁

【発注書の重要ポイント3】原則として収入印紙は必要ない

発注書には、収入印紙を貼る必要がありません。印紙が必要なのは課税文書のみで、契約書や領収証などが、それに該当します。

前述のとおり、発注書は申し込みの意思表示に過ぎないので、契約書ではありません。そのため、原則として、収入印紙は不要です。

ただし、発注書の発行により契約成立とする取り決めがある場合は、発注書も契約書と同様の扱いになります。

参考元:課税文書に該当するかどうかの判断|国税庁

コピペOK!発注書の無料テンプレート3選


発注書の書式には、法的な決まりはありません。ここでは、コピペで使えるテンプレート3選を紹介いたします。

1.一般・標準用
2.FAX送付用
3.注文請書兼用

前述の「発注書の書き方と記入項目」をふまえた書式・フォーマットとなっています。

【発注書の無料テンプレート1】一般・標準用

発注番号:○○○○
発注日:○○○○年○○月○○日

発注書

株式会社○○○○ 御中

株式会社○○○○
担当:○○部 ○○○○

〒○○○-○○○○
東京都○○区○○○○○○○
TEL:○○-○○○○-○○○○
FAX:○○-○○○○-○○○○
E-mail:○○@○○○○○○

下記の通り発注いたします。

件名:○○○○
合計金額 ¥○○○○ー(税込)
納品場所:○○○○支払期日:○○○○
納期:○○○○支払方法:○○○○
N0. 品 名数量単位単 価金 額摘 要
       
       
       
       
小計  
消費税  
合計  
備考
 
 
 


【発注書の無料テンプレート2】FAX送付用

発注番号:○○○○
発注日:○○○○年○○月○○日

発注書

株式会社○○○○ 御中
FAX:○○-○○○○-○○○○

株式会社○○○○
担当:○○部 ○○○○

〒○○○-○○○○
東京都○○区○○○○○○○
TEL:○○-○○○○-○○○○
FAX:○○-○○○○-○○○○
E-mail:○○@○○○○○○

送信枚数:○枚(本紙を含む)
下記の通り発注いたします。

件名:○○○○
合計金額 ¥○○○○ー(税込)
納品場所:○○○○支払期日:○○○○
納期:○○○○支払方法:○○○○
N0. 品 名数量単位単 価金 額摘 要
       
       
       
       
小計  
消費税  
合計  
備考
 
 
 


【発注書の無料テンプレート3】注文請書兼用

発注番号:○○○○
発注日:○○○○年○○月○○日

発注書

株式会社○○○○ 御中

株式会社○○○○
担当:○○部 ○○○○

〒○○○-○○○○
東京都○○区○○○○○○○
TEL:○○-○○○○-○○○○
FAX:○○-○○○○-○○○○
E-mail:○○@○○○○○○

下記の通り発注いたします。

件名:○○○○
合計金額 ¥○○○○ー(税込)
納品場所:○○○○支払期日:○○○○
納期:○○○○支払方法:○○○○
N0. 品 名数量単位単 価金 額摘 要
       
       
       
       
小計  
消費税  
合計  
備考
 
 
 
注文請書
株式会社○○○○ 行受注番号:
上記のご注文を確かに承りました。発行日:
 住所:
 会社名:


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