【徹底解説】検収書とは？法律上必要？3つの役割や書き方を解説！納品書・受領書との違いも簡単にわかる！
公開日：2019.8.4 ｜ 最終更新日：2023.10.5
商取引で重要な書類の1つに「検収書」があります。しかし、検収書の法律上の扱いや、発行目的・使用用途などは、あまり知られていないかもしれません。
そこで本記事では、検収書について、わかりやすくまとめました。
- 検収書は法律上で必要？
- 検収書に収入印紙は必要？
- 検収書は、いつ、どんな場面で使う？
- 検収書は誰が発行する？
- 検収書の書き方と発行手順は？
この記事を読むと、これらを簡単に理解できます。検収書の書き方・扱い方がわからない方は、ぜひご覧ください。
検収書とは何？30秒でわかりやすく解説！
検収書とは『発注者が検収した証明』
検収書とは「発注者が商品等を検収したこと」を証明する書類です。検収後に、発注者（購入者）から受注者（販売者）へ発行します。
検収とは、商品やサービスが納品された際に、その内容を点検することです。検品とも呼ばれます。「仕様・個数・質などが発注内容と相違ないか」をチェックするのが、検収・検品です。
検収書は「検品の結果、問題がなかった」という意思表示になります。
検収書には法律上の発行・保存義務はない
検収書は、法律上では発行や保存の義務はありません。ただし、企業や業種によっては、商品・サービス提供の証拠として、検収書を重要視しています。
これについては、後述の「検収書を使う場面・タイミング」で、詳しく解説いたします。
検収書の書き方と9つの記載内容・項目を解説！
検収書には発行義務がないため、内容や書式にも法律上の決まりはありません。
ただ、一般的には下記の項目を記載します。
| 1.文書番号（管理番号） |
| 2.日付（検収日） |
| 3.宛名・受注者名（社名） |
| 4.発注者名（社名） |
| 5.検収担当者名 |
| 6.検収した商品・サービス名 |
| 7.商品・サービスの数量 |
| 8.商品・サービスの単価・金額 |
| 9.検収印（印鑑） |
| ※収入印紙は不要 |
それぞれの項目について、解説していきます。また、この書き方をふまえたテンプレートと発行手順も、本記事内にあります。
【検収書の書き方・記載内容1】文書番号（管理番号）
文書番号（管理番号）は、社内管理用の番号です。記載方法が指定されている場合に記します。書く場合は、日付の上に記入しましょう。社内で取り決めがない場合には、記載しなくて構いません。
関連記事：【無料】コピペで完成！ビジネス文書のテンプレート35選！誰でも使える例文・定型文を大公開！
【検収書の書き方・記載内容2】日付（検収日）
検収書の日付は、商品やサービスの内容を検収・検品した日を記入します。受け取った日（納品日）や、書類の発送日ではないので、注意しましょう。
【検収書の書き方・記載内容3】宛名・受注者名（社名）
検収書の宛名には、受注者名（販売者名）を記入します。会社名等を、正式名称で記載しましょう。
【検収書の書き方・記載内容4】発注者名（社名）
発注者名は、検収書の発行元として記載します。会社名・住所・電話番号等を明記しましょう。
【検収書の書き方・記載内容5】検収担当者名
会社名だけではなく、実際に検収を行った担当者名も記載しましょう。後々の確認や事務処理をスムーズに行えます。
【検収書の書き方・記載内容6～8】商品名・数量・金額
検収した商品・サービス名、数量、金額などを記載します。「注文通りの商品を確認した」という証明なので、基本的に、見積書や発注書・納品書と同じ内容になります。
【検収書の書き方・記載内容9】検収印（印鑑）
検収書の印鑑は、法律上では必要ありません。ただし、受注者側の企業が、捺印を重視している場合もあります。
そのため、会社印（角印）と検収担当者印のどちらか、または両方を押印することが多いです。どちらを押印するかは、各会社の規定によります。
【検収書に必要ないもの】収入印紙
検収書には、収入印紙を貼る必要はありません。「印紙が必要なのは課税文書のみ」と、印紙税法で定められているためです。
課税文書とは、以下3つのすべてに該当する書類を指します。
| 1.印紙税法の別表第1（課税物件表）の20種類の文書のいずれかに該当する。 |
| 2.課税事項を証明する文書である。 |
| 3.印紙税法第5条の非課税文書に該当しない。 |
課税文書に当たる書類は、契約書や領収書などです。検収書は、上記条件に該当しないため、非課税（＝印紙不要）となります。
参考記事
・課税文書に該当するかどうかの判断｜国税庁
・印紙税額の一覧表（その1）第1号文書から第4号文書まで｜国税庁
・印紙税額の一覧表（その2）第5号文書から第20号文書まで｜国税庁
検収書の書式・無料テンプレートを公開！
検収書のテンプレートを紹介いたします。上記の書き方・記載内容をふまえた、一般的な書式です。
文書番号：○○○○
検収日：○○○○年○○月○○日
検収書
株式会社○○○○ 御中
株式会社○○○○
検収担当者：○○部 ○○○○
〒○○○-○○○○
東京都○○区○○○○○○○
TEL：○○-○○○○-○○○○
FAX：○○-○○○○-○○○○
下記の通り検収いたしました。
件名：○○○○
合計金額 ￥○○○○ー（税込）
| N0. | 品 名 | 数量 | 単位 | 単 価 | 金 額 | 摘 要 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 小計 | ||||||
| 消費税 | ||||||
| 合計 | ||||||
| 備考 | 検収印 | |||||
| 印 | ||||||
検収書はなぜ必要？3つの役割・目的や使う場面・タイミングについて解説！
前述のとおり、検収書は、法的には必要ありません。ただし、商取引では重要視されています。
検収書を使う場面や発行する目的・役割には、以下の3つがあります。
| 1.売上の計上（検収基準） |
| 2.商品の品質等によるトラブル・クレームの防止 |
| 3.請求書発行の省略 |
それぞれについて解説いたします。
【検収書の役割・使うタイミング1】売上の計上（検収基準）
売上を計上するタイミングは、業種や取引内容により異なります。
主な計上基準は、次の3つです。
| 1.出荷基準 |
| 2.納品基準（引渡基準） |
| 3.検収基準 |
検収基準の場合、検収書の日付で売上を計上します。そのため、検収書は非常に重要です。
検収基準となるのは、以下のような取引です。
| ・機械類の製造・納品 |
| ・ITシステムの開発・納品 |
品質を確認するために、一定期間の試運転を要する取引において、検収基準が採用されます。
【検収書の役割・使うタイミング2】商品の品質等によるトラブル・クレームの防止
検収書は「発注者が納品物の内容を認めた」という証拠になります。そのため、検収後は商品の品質等を理由に、契約解除や支払い拒否をできません。
受注者（販売者）にとっては、トラブルやクレームを防止するための、重要な書類です。
特に、システム等の無形商品の場合、検収書がないと、無料で修正対応することにもなりかねません。注文通りのサービスが完了した段階で、検収書の発行により、区切りを付ける必要があります。
【検収書の役割・使うタイミング3】請求書発行の省略
通常の商取引では、納品・検品後に、請求書を発行します。ただし「検収書の発行により、支払い義務が生じる」と、双方の間で決めておくことも可能です。
検収書は「発注書通りに納品された」という意思表示になります。それを「支払いへの同意」とみなして、請求書発行を省略する取引方法です。
検収書と受領書・納品書・見積書・発注書・請求書との違いを徹底解説！
商品等の受発注に関わる文書は、検収書の他にも、下記の書類があります。
| ・受領書 |
| ・納品書 |
| ・見積書 |
| ・発注書 |
| ・請求書 |
それぞれの書類と、検収書との違いを解説していきます。
検収書と受領書の違い
| 検収書 | 受領書 | |
|---|---|---|
| 発行者 | 発注者（購入者） | 発注者（購入者） |
| 発行時期 | 商品の納品・検品後 | 商品の納品後 |
| 書類の役割 | 商品内容等を検品した証明 | 商品を受け取った証明 |
受領書とは、商品を受け取ったことを証明する書類です。発注者（購入者）が、受注者（販売者）に対して発行します。販売者側で用意した書式に、購入者が受領印を押す形でも問題ありません。
検証書との違いは、書類の役割です。受領書は、商品の状態や数量などを検品した証明にはなりません。あくまでも「受け取ったこと」の証明です。商品未着・紛失などのトラブルの際に、引き渡し済の証拠となります。
イメージとしては、宅配便の受領印と似ています。荷物を受け取った時、「中身が壊れていないかどうか」は未確認です。ビジネスにおける受領書も、これと同様です。
検収書と納品書の違い
| 検収書 | 納品書 | |
|---|---|---|
| 発行者 | 発注者（購入者） | 受注者（販売者） |
| 発行時期 | 商品の納品・検品後 | 商品の納品後 |
| 書類の役割 | 商品内容等を検品した証明 | 納品した商品内容の通知 |
納品書とは、納品した商品の内容・数量などを通知する書類です。受注者（販売者）が、発注者（購入者）に対して発行します。
一般的には、商品と同時に、納品書も届くことが多いです。購入者は、納品書をもとに、商品内容や数量などをチェックできます。
身近な例で言うと、Amazon等で買い物をした時に、品物に同封されている商品明細が、納品書です。ビジネスでも同様に、材料の仕入れなどで、納品書が発行されます。
検収書との相違点は、発行者の違いと、書類の役割です。納品書は、検品した証明にはなりません。
検収書と見積書の違い
| 検収書 | 見積書 | |
|---|---|---|
| 発行者 | 発注者（購入者） | 受注者（販売者） |
| 発行時期 | 商品の納品・検品後 | 商品の発注前 |
| 書類の役割 | 商品内容等を検品した証明 | 見積金額の提示 |
見積書とは、商品等の注文前に、見積金額を提示する書類です。受注者（販売者）が、発注者（購入者）に対して発行します。
注文後に金額面でのトラブルが無いよう、書面として残すことも、見積書の役割です。見積内容に双方が合意したら、正式な注文を行います。
検収書との相違点は、発行者の違いと、発行するタイミングです。
検収書と発注書の違い
| 検収書 | 発注書 | |
|---|---|---|
| 発行者 | 発注者（購入者） | 発注者（購入者） |
| 発行時期 | 商品の納品・検品後 | 商品の発注時 |
| 書類の役割 | 商品内容等を検品した証明 | 発注の意思表示 |
発注書とは、商品等の注文の意思を明示する書類です。発注者（購入者）が、受注者（販売者）に対して発行します。
具体的な記載内容は、商品名や数量・発注金額などです。見積書に合意している場合、発注書と見積書は同じ内容になります。
検収書との違いは、発行するタイミングと、書類の役割です。
検収書と請求書の違い
| 検収書 | 請求書 | |
|---|---|---|
| 発行者 | 発注者（購入者） | 受注者（販売者） |
| 発行時期 | 商品の納品・検品後 | 商品の納品・検品後 |
| 書類の役割 | 商品内容等を検品した証明 | 請求金額の通知 |
請求書とは、商品等の請求金額を通知する書類です。受注者（販売者）が、発注者（購入者）に対して発行します。
具体的な記載内容は、商品名や数量・単価などです。基本的に、見積書や発注書と同じ内容になります。請求書の発行時期は、納品・検品後が一般的です。ただし、取引条件により異なる場合もあります。
検収書との相違点は、発行者の違いと、書類の役割です。
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検収書の発行・送付の3つの手順をわかりやすく解説！
実際に検収書を発行するには、3つの手順があります。
【検収書の発行手順1】商品・サービスの納品・検収
商品等が納品されたら、発注者側で、以下の検収・検品を行います。
| ・発注書通りの内容で納品されているか |
| ・添付されている納品書に間違いはないか |
具体的には、下記の点を確認しましょう。
| ＜検収内容の具体例＞ |
|---|
| ・商品名・品番・型番等に間違いはないか |
| ・商品の数量は発注通りか |
| ・商品・サービスの仕様は注文通りか |
| ・商品・サービスのクオリティに問題はないか |
| ・商品に傷・破損はないか |
| ・機械・システムなどが正常に作動するか |
| ・納品書の単価・数量は発注書通りか |
| ・納品書の日付に間違いはないか |
機械部品などの仕入れでは、寸法・形状をミリ単位で検品します。発注通りの仕様でなければ納入できないため、厳しいチェックが必要です。
【検収書の発行手順2】検証書の作成・押印
検収を終えたら、検収書を作成します。書式は、発注者と受注者のどちらが作成しても問題ありません。それぞれ、作成する場合は以下の流れとなります。
| ・発注者が書式を作成・記入・押印する |
| ・受注者側で作成・記入した書式に、発注者が検収印を押す |
いずれの場合も、検収書の内容・作り方は変わりません。詳しい書き方については、前述の「検収書の書き方と記載内容・項目」にて解説しています。
【検収書の発行手順3】検収書の送付
検収書の作成・押印ができたら、発注者（購入者）から受注者（販売者）へ送付します。
送付方法は、郵送かメール（PDF）が一般的です。法的に定められていないので、現物（紙面）を保存する必要はありません。そのため、送り方は各企業の自由です。
ただし、検収書の管理方法は、会社によって異なります。送付方法・形式などを確認してから送ると、トラブルが無いでしょう。
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