実は経費でOK?個人事業主が経費に計上できる意外なお金10選!

登録日:2018.5.17  |  最終更新日:2019.2.5



みなさんは、経費になるもの、ならないものの判断基準をご存知でしょうか?

個人事業主が事業を行う際、さまざまな出費が発生します。それを「経費」として計上できれば国に支払う税額を抑えることが可能です。ただ個人事業主の場合、プライベートと仕事との境目が薄いこともあり、どこまで経費にできるのか疑問を持っている方もいるでしょう。

そこで今回は、現役10年の税理士が、必要経費にできるものを徹底解説いたします。経費の概要はもちろん、実は経費にできるという意外なお金もピックアップしてご紹介します。これを読めば、経費にできるかどうかの判断がグンと楽になるだけでなく、今まで以上に経費として計上できるものが増えて節税になることでしょう。

また、同時に経費にできそうでできないものも紹介していきます。今すぐチェックして、よりスマートな経営を目指しましょう。

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■そもそも経費とは?

経費とは、簡単にいうと「自分の行っている事業に関連する費用」のことです。つまり、仕事に必要なものを購入する場合は、それを経費にすることができます。経費は税金の控除対象となっているため、かかった支出をただの支出として計上するより、経費とした方が節税できます。

個人事業主の賢い節税対策――経費と控除を積み上げろ - ITmedia エンタープライズ

そうなるとより多くの費用を経費で落としたいところですが、上手に経費のメリットを生かすためにはどこまでが経費なのかしっかり把握しておく必要があります。本来経費として計上できるものを見逃さないよう、まずは経費について理解しておきましょう。

経費として計上できるかは、3つの基準で判断できます。

【経費の基準その①】事業との関連性を説明できる支出である

当たり前のことですが、事業に関連しない支出は経費として認められません。売上に関わる出費であるかどうかが重要で、それをきちんと説明できることが基準となります。

例えば、以下のような出費は経費として落とすことが可能です。


・仕入れ費
原材料費などにかかった費用
・消耗品費事業で使う文具類やオフィスの電球など
・水道光熱費オフィスの水道代、電気代、ガス代など事業運営のために必要な費用
・通信費事業運営に用いる携帯電話やパソコンなどの通信費用
・交通費、旅費営業目的の移動費用や宿泊費用
・交際費
取引先との飲食代
・給料賃金、福利厚生費
従業員への給料や賞与、福利厚生関連の費用


なお、交通費の中に高速道路の利用料金が含まれる場合は、以下のページで経費として計上する方法をチェックしておきましょう。


ETCの領収書(利用証明書)の受け取り方と経費にする方法!経理処理・税務上はどうなる?|Founder(ファウンダー)


【経費の基準その②】支出を証明できる証拠がある

上記に当てはまる費用であっても、支出を証明できる領収書やレシートがなければ経費として計上できません。事業関連における支払いの際は、必ず領収書を受け取ってきちんと保管しておくことが大切です。

また、ただ単に領収書があればよいというわけではありません。税理士に用途を聞かれる場合もあるため、きちんと説明できるように何のために購入したのかを領収書の裏にメモしておくとよいでしょう。

近年ではデジタル化が進んだこともあり、電子記録(レシートアプリなど)などで残っていれば、それも経費の証明になります。

また、電車の運賃や自動販売機で購入したお土産など、領収書やレシートを受け取ることが難しい場合は「出金伝票」を作ることで経費にできます。ただし「出金伝票」は領収書やレシートに比べて信憑性が低いため、なるべく取引の事実がわかる案内状やお礼状を一緒に保管しておきましょう。


【経費の基準その③】妥当な範囲内の出費である

いくら事業関連の出費は経費で落とせるとはいえ、明らかに常識の範囲を超えた額の出費は怪しまれてしまいます。

特に気をつけなければならないのが、交際費です。大事な取引先とのお付き合いでも、社会的に妥当とされる範囲内の回数で、かつ1回あたりの支出が必要最低限の額でなければいけません。

例えば取引先と2人だけの会食に何十万円もかかっていたら「これは本当に必要な出費なのか」と税理士の目に留まり、追求されてしまうでしょう。あくまで常識・良識の範囲内で計上されたものが経費として認められます。

経費の基準がある程度わかったところで、ここからは実際に経費にできるもの見ていきます。


■【経費になるもの①】自宅の家賃

個人事業主の方の中には、自宅兼オフィスで事業を運営している方も多いでしょう。生活と一緒になっているため計上できないと思われがちですが、自宅の家賃も経費計上することが可能です。

ただし自宅兼オフィスの場合、家賃は完全に事業用というわけではありません。このようにプライベート用と事業用の両方で使用される支出のことを「家事関連費」と呼びます。

そしてこの家事関連費のうち、事業で使用する比率を決め、その分だけを経費に計上することを「家事按分」といい、自宅兼オフィスの家賃もきちんと按分して経費計上する必要があるのです。

実際に例を挙げてみましょう。

【例】床面積が100平方メートル、家賃20万円の家で、オフィスとして利用している面積が30平方メートル

この場合、まず全体に対して事業で使用している比率を割り出し、その比率分の家賃を経費として計上します。

30平方メートル÷100平方メートル=0.3

20万円×0.3=6万円


よって、このケースでは家賃20万円のうち6万円を経費計上できる計算になります。

ASCII.jp:確定申告、自宅の家賃・電気・ネット代はどうしたら経費になる!? |マンガでわかる! 必ず得する「確定申告」


ワークスペースとプライベートスペースをしっかり分けていないと、この按分計算ができません。税務署に申告する際にも説明しにくくなってしまうため、自宅で仕事をする際にはワークスペースとプライベートスペースをしっかりと分けて説明できるようにしておきましょう。

また、自宅の家賃を経費計上できるかどうかは、確定申告の際に「青色申告」と「白色申告」どちらで申請しているかによっても変わってきます。その理由は、所得税法に定められている経費計上の条件が以下のように異なるからです。


青色申告者への条件

  • 事業に直接必要な費用であること
  • 必要部分の金額がきちんと計算できること


白色申告者への条件

  • 半分以上とはいわずとも、主な費用が事業のためのものであること
  • 事業使用部分とそうでない部分をきちんと区分できていること


白色申告者の場合、家賃を経費として落とすためには、大部分が事業用である必要があります。また、事業使用部分と自宅使用部分が明確に分かれていないと経費計上できません。

それに対して青色申告者の場合は、直接必要な費用であれば計上可能で、しかも区分に関する条件はありません。白色申告者よりも条件が緩くなっています。家賃を経費計上したい個人事業主の方は、確定申告の仕方も考える必要があるでしょう。

賃貸の場合は上記の対応となりますが、持ち家の場合は対応がまったく異なります。持ち家の場合、住宅を持っていることで発生する金額(固定資産税、住宅ローンの利息、火災保険料など)を合計し、そこに事業で使用している比率分をかけて経費を算出します。

■【経費になるもの②】自宅の光熱費

自宅兼オフィスの光熱費(電気代・ガス代・水道料金)も、家賃と同様に「家事関連費」にあたるため、必要経費として計上できます。ただしすべての光熱費を経費にできるわけではなく、事業用に使った部分のみ。家賃のケースと同じように「按分」することが求められます。


電気代の按分方法

電気代は、使用時間をもとに按分します。例えば自宅兼オフィスで電気を点灯している時間が10時間で、そのうち5時間は仕事をしていると仮定すると、1日の点灯時間のうち半分は事業用として使っていると判断することが可能です。よって、1ヵ月の電気代の50%を経費計上できます。


ガス代・水道代の按分方法

ガス代や水道代に関しては、電気代に比べると経費計上できるかどうかの基準が複雑です。というのも、事業用として使っている部分の按分が難しいからです。

例えば水道代の場合、トイレ、洗面台、お風呂、キッチン、洗濯の4ヵ所で利用されますが、一般的な事業のケースでは事業に直接関わるのはトイレくらいでしょう。そして仕事の日数や時間も限られてくるため、経費として計上できるのはほんの数%か、場合によってはまったく経費計上できない可能性もあります。

もちろん事業内容によっても大きく異なるため、事業のためにキッチンや洗濯を多く利用しているということであれば、使っている回数や時間を考慮の上経費として落とせることも。いずれにしても按分方法が複雑なため、ガス代や水道代の経費計上については経費管轄の税務署に相談してみるとよいでしょう。


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■【経費になるもの③】引越しの費用

オフィスを移転する場合、その引越し費用も経費計上することが可能です。ただし引越しに関わるすべての費用を経費にできるわけではありません。以下のルールをしっかりと認識しておきましょう。


敷金

敷金は、戻ってくることを前提として預けるお金。「費用」ではなく「資産」で処理する必要があるため、経費で落とすことはできません。記帳の際には勘定科目を「敷金」とし、「投資その他の資産」として計上しましょう。なお、敷金のうち退去時に返還されないお金については、その時点で「修繕費」として経費計上できます。


礼金

謝礼として差し出す礼金は、20万円未満であれば全額経費で落としてOK。記帳する際の勘定科目は「地代家賃」とします。

20万円以上の場合は税務上「繰り越し資産」として処理する必要があり、勘定科目は「長期前払費用」です。そして決算時には、賃借期間(契約期間)が5年未満の場合は賃借期間(契約期間)で、5年以上の場合は5年間で費用処理していきます。


不動産業者への仲介手数料・引越し業者への支払い

不動産業者への仲介手数料も、必要経費として計上できます。記帳の際は「支払手数料」の勘定科目で処理しましょう。

ただし、決算時に作成する「青色申告決算書」には支払手数料の項目がないため、新たに支払手数料の勘定科目をプラスするか、「雑費」として計上しましょう。引越し業者への支払いも同様に「雑費」として経費計上できます。


火災保険などの保険料

火災保険の保険料は「損害保険料」として計上できます。

このように、引越しに関するほとんどの費用を経費で落とすことが可能です。気をつけたいのが、自宅兼オフィスを移転する際の引越し費用の取扱い。この場合は按分し、事業用として使用する部分のみ経費計上する必要があります。

例えば住居の30%をオフィスとして使用するケースを例としましょう。この際発生する引越し費用はそれぞれ事業用分の30%のみ経費計上します。つまり、礼金として10万円支払ったなら、3万円のみ経費にできるということ。自宅兼オフィスの場合はきちんとこのルールに沿って記帳しましょう。


■【経費になるもの④】本・DVD

本や雑誌などの書籍は、経費として落としやすいもののひとつ。というのも、個人事業主は個人で作業していることが多く、書籍からの情報収集は運営に大きく役立つからです。

少しでも事業に関連する本や雑誌であればもちろん経費計上して問題ありませんが、アニメや漫画業界に携わっていない事業主がコミック系の書籍を購入しても、経費として落とすことはできません。

ただし、直接業務に関係していなくても、一般常識や世界情勢、経済関連の書籍の場合は「事業に役立つツール」として判断されるため、経費で落としやすいといえます。

DVDについても、事業に関連する内容であれば経費で落とすことができます。娯楽用として購入したものを無理やり事業用とするのはもちろんNGです。税理士に聞かれた際にきちんと説明できるかどうかを目安とし、経費計上できるかどうか判断しましょう。

本もDVDも勘定科目は「新聞図書費」として処理します。

■【経費になるもの⑤】インターネット料金

インターネットの接続料金(光ファイバ―・ADSL回線利用料やプロパイダ料金など)を支払ったときは、電話やFAX料金などと同様に「通信費」として経費計上できます。

ただし、自宅兼オフィスの場合は事業用を家事按分して算出しなければなりません。その場合、業務に使用した日数や時間をもとに計算します。

ちなみにインターネット料金は先月分の利用料が当月の預金口座から引き落とされるケースが多いですが、記帳の際は利用月の経費として処理してもいいですし、毎月支払時の経費として処理することも認められています。


■【経費になるもの⑥】葬式の香典

一般企業に勤めている場合、会社関係のお葬式の香典は、経費にはなりません。しかし個人事業主の場合は、取引先相手など事業関連のお付き合いがある方のためであれば、経費として認められる場合があります。もちろん領収書をもらうことはできませんが、金額と日付をきちんとメモしておき、お葬式に参列した証拠となるもの(挨拶状やお礼状など)を保管しておきましょう。

香典と同様、事業関連の方の結婚式のご祝儀や新築祝いなども経費として落とせます。これらの費用は「接待交際費」として処理しましょう。ただし、親族や友人など、事業関連以外の方への香典やご祝儀に関しては、経費として認められないため注意が必要です。


■【経費になるもの⑦】お土産・プレゼント

取引先や常連客へのお土産やプレゼント代も「接待交際費」として経費計上できます。しかし、単なる友人へのお土産代やプレゼント代は経費にはなりません。領収書に、渡した取引先企業名をメモしておくと、税理士調査の際に安心です。

事業主が出張に行き、自社の従業員へのお土産やプレゼントを購入するケースもあるでしょう。その際は「福利厚生費」として全額経費にすることが可能です。

ただし、福利厚生費にできるのは従業員全員を対象としていることが条件です。つまり特定の従業員にのみお土産やプレゼントを購入する場合は、経費計上できません。大抵は、大容量のお菓子などを買ってきて全従業員にふるまうケースが多いと思いますが、この場合は全員に平等に渡しているお土産なので、経費にすることが可能です。


■【経費になるもの⑧】盗難された現金

例えばオフィスに強盗が入って現金が盗まれてしまった場合、その現金が事業用であることを明らかに証明できれば経費計上できます。

盗難を証明する際に最も大切なのが、日々行っている現金出納帳の記帳です。毎日きちんと帳簿をつけていれば、盗難にあった時点での帳簿上の金額と実際の金額の差額を出すことで、事業用の現金が盗難されたことの証明になります。また、盗難に遭った時点ですぐに警察に届け出をし、被害届の控えを保管しておくことも重要です。

仕分ける際は、盗難に遭った時点では「雑損失」とし、もしも犯人が見つかってお金が返ってきたら「雑収入」で処理しましょう。


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■【経費になるもの⑨】修理費用

個人で事業を行っていると、オフィス内の設備や使用している機器、備品などのトラブルに多く見舞われます。その際の修理に支払ったお金は「修繕費」として経費で落とすことが可能です。ただし、修理費用がすべて経費になるわけではなく、以下の注意点があります。


現状を維持するための管理費用であること

修繕費として全額経費計上するには、「原状回復」が原則です。経年劣化や故障によって業務に支障が出てしまうといった場合に、現状まで回復させることで経費として認められます。

現状よりもはるかに高性能の部品に交換したり、改造したりなど「現状以上の修繕」を行った場合は修理費として認められないため注意しましょう。


改良が加わったら「修繕費」ではなく「資本的支出」として処理する

原状以上の状態に改良した場合は、「資本的支出」として管理する必要があります。

例えばオフィスをリフォームする際に新しく避難階段を取り付けたり、家電機器を修理する際により高性能な機能をプラスしたりといったケースが該当します。

資本的支出では、同じ年に全額を経費にするのではなく、固定資産と同じように、対応年数の期間にわたって減価償却していきます。


修繕費の経理処理には要注意|BIZ KARTE

ただし、行った修理が修繕費なのか、資本的支出なのか判断しづらい場合もあるでしょう。そんなときのために、以下のような修繕費の基準が設けられています。

  • 修理費用が20万円未満、または約3年以内に修理・改良をするべきものである
  • 修理費用が60万円未満、または、修理費用が購入時の価格の約10%相当額以下である

かかった費用によって修繕費として経費計上するか、資本的支出として管理するかが変わってきます。オフィス関連の修理の際は、これを頭に入れておくと仕分けがしやすいでしょう。


「修繕費」と「消耗品費」の使い分けに注意

修繕費と似た内容で「消耗品費」があります。消耗品費の判断基準は、価格が10万円未満でかつ短期間で消耗する物品であること、そして業者のサービスを伴わないことです。

つまり10万円以上の消耗品の交換や、価格が10万円未満であっても業者の工事やメンテナンスが必要な場合は「修繕費」として処理します。

例えば、オフィスの機器の調子が悪くなり、消耗している部品(5万円)を購入して、自分で付け替えたら直ったという場合は「消耗品費」、付け替えに業者のサービスが必要な場合は修繕費となります。


■【経費になるもの⑩】打ち合わせ等での飲食代

取引先との打ち合わせで生じた食事代や飲み物代は、仕事上で必要なものとして認められるため全額経費で落とせます。その際の勘定科目を「接待交際費」とするか「会議費」とするかで迷うところですが、基本的には以下のポイントで判断するとよいでしょう。

  • 接待交際費とは、取引先の接待のためにかかった費用のこと
  • 会議費とは、取引先との打ち合わせにかかった費用のこと
  • 取引先との飲食代のうち、1人分の金額が5,000円を超えたら接待交際費、5,000円以下であれば会議費

いずれにしても、その際の領収書に取引先の会社名や相手の氏名、人数などをメモしておきましょう。

ちなみに自社の従業員が残業した際の夜食代や忘年会の費用などは、福利厚生費として処理します。福利厚生費には全額経費計上できるものと限度額が決まっているものがあるため、事前にしっかり確認しておくと安心です。

また、経費として認められるのは、あくまで業務上の必要経費。常識の範囲を超えた金額であったり、個人的な支出を臭わせるものであったりすると税務署から否認される可能性が高くなります。

どんな経費でも、税務署から怪しまれるような支出は経費に含めないようにすることが大切です。接待交際費は範囲が幅広くなってしまいがちな項目のため、あまりに経費計上しすぎると税務署から目をつけられてしまいます。

ちなみに、取引先との飲み会の場合、帰りのタクシー代も経費として認められることがあります。領収書をきちんともらって、先方の名前や人数、目的を記録しておきましょう。


■経費に含められないものもある

これまで経費として計上できる意外な支出についてピックアップしましたが、経費に含めることができない支出もあります。具体例をいくつかご紹介しましょう。


【経費に含められないもの①】事業主自身のための支払い

健康診断費用や税金の支払いなど、事業主自身のための支払いについては経費になりません。ちなみに従業員の健康診断費用は福利厚生にあたるため、経費で落とせます。事業主には福利厚生の概念がないため、経費とすることができません。

なぜ事業主には福利厚生の概念がないかというと「事業用支出」と「個人的支出」の線引きが難しくなるためです。事業主自身のための支払いは、経費として認めてもらえないことを覚えておきましょう。


【経費に含められないもの②】家庭用の支払い

いくら自宅兼オフィスで仕事をしているとはいえ、家庭用で使った分までも経費計上することはできません。例えば家庭用の光熱費、私用で使ったガソリン・灯油代、家庭用の電話料金やインターネット使用料、家庭用の保険料などが挙げられます。


【経費に含められないもの③】生計を一にする家族や親族への支払い

従業員への給与は、勘定項目「給料賃金」として経費計上できますが、家族従業員の場合は取扱いが別です。事業を手伝っている家族のことを「専従者」と呼び、事業者が青色申告者なのか白色申告者なのかによって経費にできるかどうかが変わってきます。


事業者が青色申告者の場合

専従者への給与を全額経費にできます。この場合、勘定項目は「専従者給与」としましょう。ただし事前申請が必要となるため、専従者がいる場合は忘れずに申請しておきましょう。


事業者が白色申告者の場合

専従者への給与を経費にすることはできません。ただし「白色事業専従者控除」が適用され、最高86万円まで控除の対象となります。


【経費に含められないもの④】借入金や住宅ローンの元金

個人事業主が事業のために借り入れをしたり住宅ローンを組んだりした場合、その元金部分を経費に計上することはできません。これは借入金額を売上にできないことと同様の考え方です。

しかし、借り入れの際に支払った利息額については「借り入れをするためにやむを得ないコスト」と認められるため、経費として落とすことができます。住宅ローンについては、利息額の一部のみ経費計上が可能です。

ちなみに利息は「利子割引料」という勘定科目で処理しましょう。


【経費に含められないもの⑤】1点の購入価格が10万円以上のもの

10万円未満のもの(事業関連で使うもの)であれば一括で経費計上できますが、10万円以上のものを購入した場合は要注意。購入価格に応じて、以下のような処理となります。


購入価格が10万円以上20万円未満のもの

購入価格が10万円以上20万円未満の場合は、「一括償却資産」として3年で均等償却します。例えば12万円の資産であれば、購入した年に4万円、2年目に4万円、3年目に4万円と償却していきます。


購入価格が20万円以上のもの

購入価格が20万円以上になると「固定資産」となり、経費として一括償却することができません。貸借対照表の「資産」の部に記載し、定められた方法によって減価償却していきます。

例えばパソコンの場合、国税庁による分類では「法定耐用年数=4年」とされているため、4年間で少しずつ経費として計上していくということです。

このように、10万円以上のものを購入した場合は一括で経費計上できないため、注意しましょう。価格が20万円以上の固定資産には「固定資産税」が課せられてしまうことを考慮すると、税金面においては20万円が重要なボーダーラインといえます。


一括償却資産・少額減価償却資産・固定資産の違いを徹底解説|経理・税務の基本知識 - 経営ハッカー | 「経営 × テクノロジー」の最先端を切り拓くメディア



【経費に含められないもの⑥】業務時の交通違反などの罰金

いくら業務中とはいえ、交通違反などの罰金や反則金は経費計上できません。ただし、業務上の駐車違反の場合は、その際のレッカー代や駐車料に関しては経費で落とすことが可能です。

ちなみに業務中に交通事故を起こしてしまった場合は、慰謝料・示談金・見舞金などの損害賠償金を経費とすることが認められています。ただし、事故に故意や重大な過失がある場合はこの限りではありません。


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■正確な経費計上で節税できる

今回は、個人事業主向けの経費に関するルールと事例をご紹介しました。個人事業主の場合は会社員と違い、自分で経費を計上しなければならないため、その線引きが重要になってきます。

基本的には「事業に関連するものは経費」「私用や家庭用のものは経費NG」がルールです。つまり、支出したものや内容ではなく、その支出の「目的」によって経費として認められるかどうかが決まります。

それが事業の運営に必要な支出であることをきちんと証明できるのであれば、堂々と経費計上しましょう。また、1年を通して同じルールのもとで経費の取扱いを徹底しておくことも重要です。

経費計上できれば支払う税金を抑えられるため、経費の概要を正しく理解しておくことは今後の事業計画に大きく関わってきます。正しい知識を持ち、経費にできるものはしっかりと経費で落として節税していきましょう。


また、個人事業主の節税については、以下のページでも詳しく解説をしています。興味のある方はぜひチェックしてみましょう。






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